# Eine E-Mail-Signatur erstellen – Schritt für Schritt erklärt

Eine E-Mail-Signatur ist eine Art digitale Visitenkarte und hinterlässt gerade bei Geschäftskontakten einen professionellen Eindruck. Darin finden Ihre Kommunikationspartnerinnen und -partner wichtige Informationen wie die Telefonnummer, eine Webadresse oder Ihr Firmenlogo.

## Warum eine E-Mail-Signatur wichtig ist, was hineingehört und wann sie Pflicht ist

Eine E-Mail-Signatur vermittelt Seriosität und Orientierung für die empfangende Person, da sie klar erkennen lässt, mit wem man schreibt. Gleichzeitig bietet sie praktische Mehrwerte, etwa durch die Angabe von Telefonnummer, Website, Social-Media-Profilen oder rechtlichen Informationen bei geschäftlichen E-Mails. Zudem stärkt eine einheitlich gestaltete Signatur das Branding und sorgt für Wiedererkennung – insbesondere in der Unternehmenskommunikation.

Eine gute Signatur umfasst mindestens:

- den vollständigen Namen
- Funktion/Position
- Firmenname (sofern geschäftlich)
- Telefonnummer und/oder Mobilnummer
- Webadresse oder E-Mail-Adresse

Optional sind Firmenlogo, Social-Media-Links oder ein kurzer Slogan möglich – solange das Layout übersichtlich bleibt.

Im geschäftlichen Umfeld gilt eine Signatur als Pflicht. [Kapitalgesellschaften](https://www.ionos.de/startupguide/gruendung/kapitalgesellschaft/) wie GmbHs, UGs oder AGs müssen gesetzliche Pflichtangaben machen – darunter der vollständige Firmenname, die Rechtsform, der Sitz und die Handelsregisternummer. Auch **Selbstständige, Freiberuflerinnen und Freiberufler** sollten eine Signatur verwenden, um seriös und transparent zu wirken.

## E-Mail-Signatur erstellen – so funktioniert‘s

Nachfolgend finden Sie Anleitungen für die Erstellung einer E-Mail-Signatur in den beliebtesten Mail-Clients. Die Bezeichnungen können sich je nach Version leicht unterscheiden – die folgenden Schritte orientieren sich am aktuellen Stand (November 2025).

### Outlook (Windows, Mac & Web)

**Outlook für Windows/Mac:**

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht und wählen Sie „**Datei**“ (Windows) bzw. „**Outlook**“ -> „**Einstellungen**“ (Mac).

[![Bild: Outlook-Fenster mit geöffneter neuer Nachricht und Menüpunkt „Datei“](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/7/a/csm_outlook-datei-klicken_6b61ccf69a.webp "Outlook-Fenster mit geöffneter neuer Nachricht und Menüpunkt „Datei“")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/outlook-datei-klicken.jpg) Öffnen Sie in Outlook eine neue Nachricht und klicken Sie im Menüband links auf „Datei“, um zu den weiteren Optionen zu gelangen. 2. Bei „Optionen“ unten, wählen Sie „**Signaturen**“ -> „**Neu**“, um eine neue Signatur zu erstellen.

[![Bild: Outlook-Menü „E-Mail“: Signatur erstellen](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/3/e/csm_outlook-signaturen-option_576adb9407.webp "Outlook-Menü „E-Mail“: Signatur erstellen")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/outlook-signaturen-option.jpg) In den Outlook-Optionen wählen Sie im Bereich „E-Mail“ den Button „Signaturen...“, um eine neue E-Mail-Signatur zu erstellen oder eine bestehende zu bearbeiten. 3. Geben Sie Text, Links oder Bilder ein.

[![Bild: Outlook-Fenster „Signaturen und Briefpapier“](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/d/2/csm_outlook-fenster-signaturen_1761fd21b1.webp "Outlook-Fenster „Signaturen und Briefpapier“")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/outlook-fenster-signaturen.jpg) Im Fenster „Signaturen und Briefpapier“ können Sie neue Signaturen erstellen, bearbeiten oder als Standard für neue Nachrichten und Antworten festlegen. 4. Wählen Sie abschließend, ob die Signatur automatisch bei neuen Nachrichten oder Antworten eingefügt werden soll.

**Outlook Web (Outlook.com oder Microsoft 365):**

1. Klicken Sie oben rechts auf das **Zahnrad-Symbol**.

[![Bild: Outlook (Webversion): Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/f/9/csm_outlook-web-zahnrad-symbol_220eb99449.webp "Outlook (Webversion): Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/outlook-web-zahnrad-symbol.jpg) Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, um eine Signatur zu erstellen. 2. Wählen Sie anschließend „**Konto**“ und danach „**Signaturen**“.

[![Bild: E-Mail-Signatur erstellen in Outlook (Web)](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/5/a/csm_outlook-web-signatur-eingeben_f58769a184.webp "E-Mail-Signatur erstellen in Outlook (Web)")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/outlook-web-signatur-eingeben.jpg) Klicken Sie auf „Signaturen“ und geben Sie eine ein. 3. Geben Sie Ihre Signatur ein, wählen Sie die gewünschte Formatierung und klicken Sie auf „**Speichern**“.

### Gmail

1. Klicken Sie oben rechts auf das **Zahnrad-Symbol**, um das Einstellungsmenü zu öffnen, und danach auf „**Alle Einstellungen aufrufen**“.

[![Bild: Gmail: „Alle Einstellungen aufrufen“](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/0/7/csm_gmail-zahnrad-symbol_69be722eec.webp "Gmail: „Alle Einstellungen aufrufen“")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/gmail-zahnrad-symbol.jpg) Klicken Sie in Gmail oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um die Schnelleinstellungen zu öffnen, und wählen Sie anschließend „Alle Einstellungen aufrufen“. 2. Im Menü „Allgemein“ suchen Sie den Abschnitt „**Signatur**“.

[![Bild: Gmail-Einstellungen im Bereich Allgemein mit Abschnitt „Signatur“](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/8/2/csm_gmail-signatur-abschnitt_dae6bbaf62.webp "Gmail-Einstellungen im Bereich Allgemein mit Abschnitt „Signatur“")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/gmail-signatur-abschnitt.jpg) In den Gmail-Einstellungen wählen Sie im Reiter „Allgemein“ den Abschnitt „Signatur“, um eine neue E-Mail-Signatur zu erstellen oder vorhandene Signaturen zu verwalten. 3. Klicken Sie auf „**Neu erstellen**“, geben Sie den gewünschten Text ein und fügen Sie ggf. Links oder Bilder hinzu.

[![Bild: Gmail-Einstellungen mit geöffnetem Bereich Signatur und Editor](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/d/7/csm_gmail-signatur-erstellen_7ce0385af8.webp "Gmail-Einstellungen mit geöffnetem Bereich Signatur und Editor")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/gmail-signatur-erstellen.jpg) Im Abschnitt „Signatur“ der Gmail-Einstellungen können Sie eine neue Signatur erstellen, Text eingeben und Formatierungen hinzufügen. Außerdem lassen sich hier Standardoptionen für neue Nachrichten und Antworten festlegen. 4. Legen Sie fest, ob die Signatur auch bei Antworten oder Weiterleitungen angezeigt wird und speichern Sie Ihre Änderungen.

### GMX

1. Melden Sie sich in Ihrem GMX-E-Mail-Konto an und klicken Sie auf „**E-Mail schreiben**“.

[![Bild: GMX-Oberfläche mit markiertem Button „E-Mail schreiben“](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/0/1/csm_gmx-e-mail-schreiben_a828ebe2f3.webp "GMX-Oberfläche mit markiertem Button „E-Mail schreiben“")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/gmx-e-mail-schreiben.jpg) Melden Sie sich bei GMX an und klicken Sie oben links auf „E-Mail schreiben“, um eine neue Nachricht zu erstellen. 2. Klicken Sie rechts auf „**Optionen**“ und wählen Sie anschließend „**Signatur bearbeiten**“ aus dem Dropdown-Menü.

!\[IGMX-Optionen: „Signatur bearbeiten“https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots\_2025/gmx-signatur-bearbeiten.jpg “Klicken Sie in GMX auf „Optionen“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Signatur bearbeiten“, um Ihre E-Mail-Signatur zu erstellen oder zu ändern.”)

3. Geben Sie im Feld „Signatur“ bis zu 500 Zeichen Text ein. Wenn Sie mehrere Konten haben, können Sie pro Adresse eine eigene Signatur festlegen. Zum Abschluss klicken Sie auf „**Speichern**“.

[![Bild: GMX: „Signatur“ Text eingeben und auf „Speichern“ klicken](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/d/2/csm_gmx-signatur-erstellen_0cf9036626.webp "GMX: „Signatur“ Text eingeben und auf „Speichern“ klicken")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/gmx-signatur-erstellen.jpg) Geben Sie im Bereich „Signatur“ Ihren gewünschten Text ein und klicken Sie anschließend unten rechts auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen. ### WEB.DE

1. Loggen Sie sich bei Web.de ein. Klicken Sie im Menü „E-Mail“ auf das **Zahnrad-Symbol**.

[![Bild: WEB.DE: „E-Mail“-Einstellungen](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/1/3/csm_webde-zahnrad-symbol_895950aa63.webp "WEB.DE: „E-Mail“-Einstellungen")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/webde-zahnrad-symbol.jpg) Loggen Sie sich bei WEB.DE ein, wählen Sie im oberen Menü „E-Mail“ und klicken Sie unten links auf das Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen. 2. Fügen Sie im Textfeld „**Signatur**“ Ihren Text (max. 500 Zeichen) ein.

[![Bild: IWEB.DE-Bereich: „Signatur“](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/a/e/csm_webde-signatur-erstellen_590ec42bfd.webp "IWEB.DE-Bereich: „Signatur“")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/webde-signatur-erstellen.jpg) Geben Sie im Bereich „Signatur“ Ihren Text ein und klicken Sie anschließend unten rechts auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen. 3. Speichern Sie die Signatur ab.

### Yahoo Mail

1. Klicken Sie auf das Symbol für das Menü „Einstellungen“ (Zahnrad-Icon) und wählen Sie „**Weitere Einstellungen**“ aus. Anschließend wechseln Sie in das Menü „E-Mail verfassen“.

[![Bild: Yahoo Mail: Menü „Mail verfassen“](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/f/4/csm_yahoo-mail-menue_e941c84e3b.webp "Yahoo Mail: Menü „Mail verfassen“")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/yahoo-mail-menue.jpg) Im Yahoo-Menü „Mail verfassen“ legen Sie nicht nur die Signatur, sondern auch ganz allgemeine Einstellungen für das Mail-Fenster fest. 2. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Signatur, indem Sie den Regler beim Eintrag „Signatur“ entsprechend verschieben. Geben Sie anschließend Ihre Signatur in das Textfeld ein oder bearbeiten Sie eine bestehende.

[![Bild: Yahoo Mail: Signatur erstellen](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/0/a/csm_yahoo-mail-signatur_68876bd90c.webp "Yahoo Mail: Signatur erstellen")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/yahoo-mail-signatur.jpg) Geben Sie im Bereich „Signatur“ Ihren Text ein. Dieser wird automatisch gespeichert. ## Tipps zur Gestaltung einer Signatur

Eine gute E-Mail-Signatur kombiniert klare Informationen mit einem professionellen Design. Achten Sie auf Übersichtlichkeit, Einheitlichkeit und ein stimmiges Erscheinungsbild, damit sie auf allen Geräten gut lesbar bleibt. Daher lohnt es sich, bei der Gestaltung auf einige grundlegende Designprinzipien zu achten:

- Verwenden Sie **maximal zwei Schriftarten** und dezente Farben.
- Halten Sie die Signatur **mobilfreundlich** (keine zu breiten Logos, klare Struktur).
- Testen Sie die Darstellung in verschiedenen Clients (Desktop, Mobile, Web).
- Verwenden Sie keine zu großen Bilder oder Werbebanner.
- Aktualisieren Sie Ihre Signatur regelmäßig (z. B. bei neuer Position oder Telefonnummer).

## E-Mail-Signatur bei IONOS erstellen

Wenn Sie Ihre E-Mails über **IONOS Webmail** versenden, können Sie Ihre Signatur direkt im Postfach anlegen:

1. Melden Sie sich bei [IONOS Webmail](https://mail.ionos.de/ "IONOS Webmail") an.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und dann auf „**Alle Einstellungen…**“.

[![Bild: IONOS Webmail: Einstellungen öffnen](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/d/8/csm_ionos-e-mail-zahnrad_bdd5a1c962.webp "IONOS Webmail: Einstellungen öffnen")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/ionos-e-mail-zahnrad.jpg) Klicken Sie in IONOS Webmail oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um die Einstellungen zu öffnen. 3. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „**E-Mail**“ und anschließend „**Signaturen**“ aus.

[![Bild: IONOS-Einstellungen: Option „Signaturen“ auswählen](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/a/d/csm_ionos-e-mail-signaturen-option_f3e7cd74a7.webp "IONOS-Einstellungen: Option „Signaturen“ auswählen")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/ionos-e-mail-signaturen-option.jpg) Wählen Sie im Einstellungsmenü auf der linken Seite „E-Mail“ und anschließend im rechten Bereich „Signaturen“, um Ihre Signatur zu bearbeiten oder eine neue zu erstellen. 4. Klicken Sie auf „**Neue Signatur hinzufügen**“, vergeben Sie einen Namen und geben Sie Ihren Text (und optional Bilder/HTML) ein.

[![Bild: IONOS Mail: „Neue Signatur hinzufügen“](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/9/6/csm_ionos-e-mail-signatur-erstellen_139ef6278f.webp "IONOS Mail: „Neue Signatur hinzufügen“")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2025/ionos-e-mail-signatur-erstellen.jpg) Klicken Sie auf „Neue Signatur hinzufügen“, um eine neue E-Mail-Signatur zu erstellen. Anschließend können Sie Text, Formatierungen oder Kontaktdaten eingeben. 5. Klicken Sie auf „**Speichern**“.

Tipp Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im [IONOS Hilfe-Center](https://www.ionos.de/hilfe/e-mail/webmail-nutzen/signatur-in-webmail-von-ionos-erstellen/ "IONOS Hilfe-Center: Signatur in Webmail von IONOS erstellen").

## Fazit: Kleine Signatur, große Wirkung

Egal, welchen E-Mail-Dienst Sie nutzen – der Aufwand, eine E-Mail-Signatur zu erstellen, ist gering. Umso größer ist allerdings der Nutzen: Sie bieten Ihrem Kontakt durch die mitgesandten Informationen nicht nur Mehrwert, sondern hinterlassen auch einen seriösen und professionellen Eindruck. Damit ist die Signatur ein unverzichtbarer Bestandteil einer [perfekten Business-Mail](https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/e-mail-schreiben-so-geht-es-richtig/).


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