# Gmail-Regeln erstellen und Gmail-Filter gezielt nutzen

Behalten Sie den Überblick in Ihrem Posteingang: Filtern Sie gezielt eingehende E-Mails nach Absender, Betreff, Größe und anderen Kriterien und legen Sie in Gmail (ehemals Google Mail) automatische Regeln fest, die vorgeben, was mit diesen gefilterten E-Mails passieren soll. Wie Sie Gmail-Filter und -Regeln erstellen, bearbeiten und wieder löschen, erfahren Sie hier.

## Kurzanleitung: Google-Mail-Regeln erstellen

1. Öffnen Sie in Ihrem Posteingang **das Menü neben dem Suchfeld**.
2. Geben Sie **ein oder mehrere Suchkriterien** ein und klicken Sie auf „Filter erstellen“.
3. Geben Sie an, was mit den **gefilterten E-Mails passieren** soll.
4. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf „**Filter erstellen**“.

## Was sind Gmail-Regeln?

Regeln in Gmail funktionieren ähnlich wie die Regeln in anderen bekannten Mailprogrammen, beispielsweise Outlook: Geben Sie **ein oder mehrere Kriterien** an, nach denen E-Mails ausgewählt bzw. gefiltert werden sollen und legen Sie anschließend fest, **was mit dieser Auswahl geschehen soll**. Alternativ können Sie eine E-Mail auswählen, die als Vorlage für einen Filter dient. Beide Wege erklären wir Ihnen im Folgenden.

Gerade bei einem sehr hohen E-Mail-Aufkommen können diese Gmail-Filter und -Regeln nützlich sein, da beispielsweise weniger wichtige Systemmails oder Newsletter automatisch in Unterordner (bzw. in **Gmail Labels**) sortiert werden. Gmail-Regeln werden dabei nicht nur auf neue, **sondern auch auf bestehende Objekte** im Posteingang angewendet, so dass Sie auch nachträglich noch Ihren Posteingang aufräumen können.

## Gmail Regeln erstellen: So geht’s

**Schritt 1**: Klicken Sie auf das **Symbol neben dem Suchfeld**, um mit der Erstellung einer Regel zu beginnen.

[![Bild: Gmail-Posteingang: Suchoptionen einblenden](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/f/c/csm_gmail-regeln-erstellen-1_1232a59001.webp "Gmail-Posteingang: Suchoptionen einblenden")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-1.png) Gmail-Posteingang: Suchoptionen einblenden **Schritt 2**: Geben Sie in dem sich öffnenden Menü **ein oder mehrere Such- bzw. Filterkriterien** an.

[![Bild: Such- und Filteroptionen in Gmail](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/4/a/csm_gmail-regeln-erstellen-2_995482f781.webp "Such- und Filteroptionen in Gmail")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-2.png) Such- und Filteroptionen in Gmail In unserem Beispiel filtern wir nach dem Betreff „Online-Rechnung“ – Sie können aber auch nach Absendern oder Wörtern innerhalb der Nachricht filtern und Einschränkungen bei der Größe, dem Alter der Nachricht und dem (aktuellen) Ablageort vornehmen. Letzteres ist über den Punkt „Suchen“ möglich – hier legen Sie fest, ob alle Nachrichten oder beispielsweise nur der Posteingang, gesendete Objekte, ungelesene oder nur gelesene Nachrichten von der Regel betroffen sein sollen.

**Schritt 3**: Bestätigen Sie den Gmail-Filter mit einem Klick auf „**Filter erstellen**“. Wenn Sie vorab prüfen wollen, welche E-Mails im Filter enthalten sind, klicken Sie auf „**Suchen**“.

**Schritt 4**: Ein weiteres Menü öffnet sich. Darin legen Sie fest, wie mit den gefilterten E-Mails umgegangen werden soll. Klicken Sie dafür in die **Checkboxen neben dem passenden Filter**. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. In unserem Beispiel wählen wir „Als gelesen markieren“.

[![Bild: Gmail-Regeln für E-Mails](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/3/a/csm_gmail-regeln-erstellen-3_7a801b1cb1.webp "Gmail-Regeln für E-Mails")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-3.png) Gmail-Regeln für E-Mails **Schritt 5**: Bestätigen Sie den Filter mit einem Klick auf „**Filter erstellen**“.

**Schritt 6**: Am unteren Rand des Posteingangs wird eine Nachricht angezeigt, dass Ihr Gmail-Filter erstellt wurde.

[![Bild: Bestätigung über die Erstellung eines Filters](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/5/a/csm_gmail-regeln-erstellen-4_92c67aca0d.webp "Bestätigung über die Erstellung eines Filters")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-4.png) Bestätigung über die Erstellung eines Filters ## Gmail-Regeln erstellen: Alternative über eine bestehende Mail

**Schritt 1**: Öffnen Sie die E-Mail, die als **Vorlage zur Erstellung einer Gmail-Regel** dient.

**Schritt 2**: Klicken Sie auf die drei **untereinanderstehenden Punkte** in der rechten oberen Ecke der Nachricht. Ein **Kontextmenü** öffnet sich.

[![Bild: Kontextmenü in einer E-Mail öffnen](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/6/6/csm_gmail-regeln-erstellen-5_cbb9994628.webp "Kontextmenü in einer E-Mail öffnen")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-5.png) Kontextmenü in einer E-Mail öffnen **Schritt 3**: Klicken Sie auf „**Solche Nachrichten filtern**“.

[![Bild: Kontextmenü Gmail](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/5/8/csm_gmail-regeln-erstellen-6_7e30a4b8fb.webp "Kontextmenü Gmail")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-6.png) Kontextmenü Gmail **Schritt 4**: Das oben in der ersten Anleitung, Schritt 2 beschriebene **Menü mit den Suchoptionen** öffnet sich. Der Absender der Nachricht ist als Filter eingestellt (mit vorangestelltem [Gmail-Suchoperator](https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/gmail-suchoperatoren/ "Gmail-Suchoperatoren") „from:“).

**Schritt 5**: Bestätigen Sie diese Einstellung und/oder wählen Sie **andere bzw. weitere Filterkriterien**, bevor Sie die Auswahl über „**Filter erstellen**“ bestätigen. Dieser und die weiteren Schritte sind wie in der vorherigen Anleitung ab Schritt 3 beschrieben.

Tipp Sie wollen Gmail und weitere Google-Produkte professionell nutzen? Dann entscheiden Sie sich für Google Workspace und nutzen Sie eine neutrale und werbefreie [E-Mail-Adresse inklusive eigener Domain](https://www.ionos.de/office-loesungen/eigene-email-adresse "E-Mail-Adresse inklusive eigener Domain – IONOS by 1&1").

## Gmail-Filter „Label“: Was sich dahinter verbirgt

Anders als bei Outlook und vielen anderen E-Mail-Programmen gibt es bei Gmail **keine Ordner**, die Sie für die Sortierung von E-Mails nutzen, sondern sogenannte **Labels**. Sie können selbst beliebig viele Labels und Sub-Labels vergeben (wodurch sich quasi eine Ordnerstruktur ergibt) und diese den E-Mails zuweisen. Einer E-Mail können auch mehrere Label zugewiesen werden.

Der wichtigste Unterschied zwischen einem Ordner und einem Label ist, dass Labels **Inhalte nicht duplizieren** – das bedeutet, dass auch bei der Zuweisung mehrerer Labels die E-Mail nur einmal in Ihrem Posteingang vorhanden ist. Löschen Sie eine E-Mail, wird diese auch komplett aus allen Labels gelöscht. Bei klassischen Ordnerstrukturen kann (muss aber nicht) das anders sein: Hier wird unter Umständen in jedem Ordner eine separate Kopie der E-Mail abgelegt.

## Gmail-Regeln bearbeiten und löschen

Einmal erstellt, können Sie einen Gmail-Filter auch nachträglich noch bearbeiten oder löschen.

**Schritt 1**: Klicken Sie auf das **Einstellungen-Symbol** rechts neben dem Suchfeld Ihres Posteingangs.

[![Bild: Einstellungen im Gmail-Posteingang öffnen](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/7/3/csm_gmail-regeln-erstellen-7_fa7bf2e2b1.webp "Einstellungen im Gmail-Posteingang öffnen")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-7.png) Einstellungen im Gmail-Posteingang öffnen **Schritt 2**: Wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü „**Alle Einstellungen aufrufen**“.

[![Bild: Einstellungen-Menü in Gmail](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/3/5/csm_gmail-regeln-erstellen-8_5cffbbbbb8.webp "Einstellungen-Menü in Gmail")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-8.png) Einstellungen-Menü in Gmail **Schritt 3**: Klicken Sie in der folgenden Ansicht auf „**Filter und blockierte Adressen**“.

[![Bild: Gmail-Einstellungen mit allen Reitern](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/8/e/csm_gmail-regeln-erstellen-9_cda07b1174.webp "Gmail-Einstellungen mit allen Reitern")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-9.png) Gmail-Einstellungen mit allen Reitern **Schritt 4**: Klicken Sie bei der Gmail-Regel, die Sie verändern möchten, auf „Bearbeiten“. Sie werden zur Ansicht weitergeleitet, die in der Anleitung zur Erstellung einer Regel in Schritt 2 beschrieben wurde. Folgen Sie **der Anleitung zum Erstellen von Gmail-Regeln**.

[![Bild: Gmail-Regeln bearbeiten und löschen](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/5/2/csm_gmail-regeln-erstellen-10_7560155c1c.webp "Gmail-Regeln bearbeiten und löschen")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-10.png) Gmail-Regeln bearbeiten und löschen **Schritt 5**: Wollen Sie einen **bestehenden Filter löschen**, klicken Sie in der Ansicht „Filter und blockierte Adressen“ auf den Punkt „Löschen“ neben der jeweiligen Regel.

**Schritt 6**: Bestätigen Sie das Löschen im folgenden Fenster über „Ok“.

[![Bild: Gmail-Fenster „Filter löschen?“](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/_processed_/7/9/csm_gmail-regeln-erstellen-11_c2718928b5.webp "Gmail-Fenster „Filter löschen?“")](https://www.ionos.de/digitalguide/fileadmin/DigitalGuide/Screenshots_2021/gmail-regeln-erstellen-11.png) Gmail-Fenster „Filter löschen?“  Tipp Sie wollen noch mehr über die Möglichkeiten von Gmail erfahren? Dann finden Sie bei uns weitere Ratgeber und Anleitungen, beispielsweise dazu, wie Sie eine [Abwesenheitsnotiz in Gmail einrichten](https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/abwesenheitsnotiz-in-gmail-einrichten/), die [Lesebestätigung in Gmail einrichten](https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/gmail-lesebestaetigung-einrichten/) oder [Gmail-Mails wieder zurückrufen](https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/gmail-zurueckrufen/).


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