# Lohnbuchhaltung: Dafür ist sie wichtig Wer ein erfolgreiches Unternehmen führen möchte, der hat eine Menge Herausforderungen zu meistern. Abgesehen vom operativen Geschäft ist dabei vor allem der bürokratische Aufwand zu nennen, der gleichermaßen mit dem Unternehmen wächst. Die Lohnbuchhaltung etwa geht weit über die pünktliche **Zahlungsabwicklung der monatlichen Gehälter und Löhne** hinaus: Es sind beispielsweise Meldepflichten einzuhalten und Personalstammdaten zu pflegen, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Das ist leichter gesagt, als getan. Nicht ohne Grund lagern viele Firmen die Lohnbuchführung aus, indem sie externe Dienstleister beauftragen. ## Was ist Lohnbuchhaltung? Die Lohnbuchhaltung oder auch Lohnbuchführung beschäftigt sich mit der **Erfassung, Abrechnung und Buchung von Arbeitsentgelten** (Löhnen und Gehältern) sowie deren gesetzlichen und freiwilligen Abzügen. Zweck ist einerseits die Errechnung des Lohn- bzw. Gehaltsanspruchs (brutto und netto) aller Mitarbeiter für die betreffende Periode. Andererseits dienen die Ergebnisse der Lohnbuchhaltung als Grundlage für die Weiterverrechnung von Lohn- und Gehaltskosten sowie des damit verknüpften Sozialaufwands in der **Betriebsbuchhaltung**. Unterlagen für die Abrechnung sind u. a. Stundenzettel, Arbeitszeitkarten und Arbeitsverträge. Zudem umfasst die Lohnbuchhaltung folgende Aufgaben: - Pflege von **Personalstammdaten** - Führung von **Lohnkonten** - Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen **Meldepflichten** (u. a. Lohnsteueranmeldung) - Erstellung von **DTA-Dateien** (Datenträgeraustauschverfahren) Jeder Arbeitnehmer erhält bei der Lohnbuchführung ein eigenes Lohnkonto zugewiesen. Welche Daten in einem solchen Konto erfasst werden müssen, ist in [§ 41 des Einkommensteuergesetzes (EStG)](https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41.html "§ 41 EStG – Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug") und in [§ 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)](https://www.gesetze-im-internet.de/lstdv/__4.html "§ 4 LStDV – Lohnkonto") geregelt. Kleine und mittlere Unternehmen greifen bei der Lohnbuchhaltung häufig auf sogenannte **Personalinformationssysteme** (PIS) zurück, während Großunternehmen hierfür in den meisten Fällen entsprechende Module im eingesetzten **ERS-System** (Enterprise Resource Planning) nutzen. Definition: Lohnbuchhaltung Als Lohnbuchhaltung bzw. Lohnbuchführung wird die betriebliche Erfassung, Abrechnung und Buchung von Löhnen und Gehältern bezeichnet. Sie ist Bestandteil der Betriebsbuchhaltung und für den Großteil aller Unternehmen verpflichtend. Lohnbuchhalter benötigen umfangreiche Kenntnisse in den Bereichen Arbeitsrecht, Lohnsteuerrecht und Sozialversicherungsrecht. ## Lohnbuchhaltung: Diese Aufgaben gilt es zu meistern Der Aufwand der Lohnbuchführung hängt nicht nur von der Größe, sondern auch von der Art des Unternehmens ab. Insbesondere die **Art der Personalentlohnung** spielt dabei eine große Rolle: Werden Angestellte oder Arbeiter beispielsweise nach Stunden bezahlt und Überstunden sowie Arbeitszeiten am Wochenende zusätzlich entlohnt, bedeutet das für die Lohnbuchhaltung wesentlich mehr Arbeit, als wenn lediglich feste Gehälter gezahlt werden. Auch die generelle **Personalpolitik** wirkt sich auf das Arbeitspensum eines Lohnbuchhalters aus, denn häufige Zu- und Abgänge in der Belegschaft erfordern wesentlich mehr Bürokratie als eine konstante Belegschaft. Wie sehen die einzelnen Aufgaben der Lohnbuchhaltung aber konkret aus? ### Anlegen und Führen der Mitarbeiter-Lohnkonten Wie bereits erwähnt, muss für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto erstellt und geführt werden. Dieses Konto enthält allgemeine Angaben zur Person sowie Angaben zu Lohn bzw. Gehalt. Im Falle einer Lohnsteueraußenprüfung erleichtert das Lohnkonto dem zuständigen **Finanzamt** die Überprüfung des Lohnsteuerabzugs. Das Lohnkonto dient auch als Berechnungsgrundlage für die gesetzliche Unfallversicherung, die an die **Berufsgenossenschaft** abzuführen ist. Zur Person sind laut § 4 LStDV u. a. Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Wohnadresse sowie die [Lohnsteuerklasse](https://www.ionos.de/digitalguide/startup/unternehmensfuehrung/lohnsteuerklassen-deutschland/) und Freibeträge anzugeben. Bei den **Angaben zu den Bezügen** handelt es sich u. a. um folgende: - Tag der Lohnzahlung - Lohnzahlungszeitraum - ausbezahlter Arbeitslohn (getrennt nach Barbeträgen und Sachbezügen) - einbehaltene Lohnsteuer - steuerfreie Bezüge - Sonderzahlungen (z. B. Urlaubs- und Weihnachtsgeld) pauschal besteuerte Bezüge - Entgeltfortzahlungen bei Krankheit oder während Mutterschutzzeit - Wegfall des Verdienstanspruchs an wenigstens fünf aufeinanderfolgenden Tagen (gekennzeichnet durch ein großes „U“) Hinweis Die für das Lohnkonto und die [Lohnabrechnung](https://www.ionos.de/digitalguide/startup/unternehmensfuehrung/lohnabrechnung/) erforderlichen Daten erhalten Arbeitgeber über die zentrale Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern. Hierfür muss der jeweilige Arbeitnehmer im Rahmen der Lohnbuchhaltung lediglich bei der Datenbank angemeldet werden, woraufhin das Amt die gültigen [elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)](https://www.elster.de/elsterweb/infoseite/elstam_(arbeitgeber) "Informationsseite zu ELStAM auf elster.de") übermittelt. Die Aufzeichnungen der einzelnen Personalkonten können **auf Datenträgern** geführt werden, soweit die Form der Buchführung sowie das dabei angewandte Verfahren den [Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung](https://www.ionos.de/digitalguide/startup/unternehmensfuehrung/die-grundsaetze-ordnungsmaessiger-buchfuehrung-gob/ "Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)") entsprechen. Wichtig ist: Die Daten müssen während der Dauer der **[Aufbewahrungspflicht](https://www.ionos.de/digitalguide/startup/unternehmensfuehrung/aufbewahrungsfristen-fuer-geschaeftsunterlagen/ "Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen")** verfügbar sein und dem Finanzamt jederzeit – innerhalb einer angemessenen Frist – in lesbarer Form bereitgestellt werden können. Die zuständige Behörde schreibt zu diesem Zweck eine einheitliche Form sowie eine digitale Schnittstelle vor, über die angeforderte Daten elektronisch zu übermitteln sind. Hinweis Für die Lohnbuchhaltung gelten folgende **Aufbewahrungsfristen:** **6 Jahre**: Lohnkonten, Reisekostenabrechnungen, Freistellungsbescheinigungen, Arbeitszeitlisten, Fahrtenbücher; **10 Jahre**: Lohnlisten (soweit als Buchungsbeleg verwendet), Lohnbelege, Lohnsteueranmeldungen, Quittungen für bar ausbezahlten Arbeitslohn. ### Sozialversicherungsrechtliche An- und Abmeldung der Mitarbeiter Eine der elementaren Aufgaben der Lohnbuchhaltung besteht in der **Anmeldung** neuer bzw. in der **Abmeldung** ausscheidender Mitarbeiter bei den verschiedenen Sozialversicherungsträgern: - gesetzliche Arbeitslosenversicherung: Einkommenssicherung während der Arbeitssuche - gesetzliche Rentenversicherung: Altersvorsorge von Beschäftigten - gesetzliche Krankenversicherung: Anspruch auf Absicherung im Krankheitsfall - gesetzliche Unfallversicherung: Anspruch auf Absicherung bei Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren - gesetzliche Pflegeversicherung: Anspruch auf Absicherung im Pflegefall [YouTube video](https://www.youtube.com/watch?v=HfACZuLfUMA)Für die Anmeldung benötigt die Lohnbuchhaltung nicht nur die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, sondern auch dessen **Sozialversicherungsnummer**. Diese ist zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses vom neuen Mitarbeiter einzuholen oder bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) zu erfragen. Ferner sind Informationen über die Beitragsgruppen, die Art der Beschäftigung und die Staatsangehörigkeit sowie die **arbeitgeberspezifische Betriebsnummer** und die **Betriebsnummer der zuständigen Einzugsstelle** bzw. Krankenkasse anzugeben. Die Richtlinien für die Übermittlung der Daten sind in der [DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung)](https://www.gesetze-im-internet.de/de_v/ "DEÜV auf gesetze-im-internet.de") definiert. ### Meldepflichten während der Beschäftigung Für die Dauer der Beschäftigung eines Arbeitnehmers ist es Aufgabe der Lohnbuchhaltung, dem Finanzamt die **einbehaltenen Steuern** und den **Solidaritätszuschlag** zu melden. Dies geht über den Onlineservice [ELSTER](https://www.elster.de/elsterweb/infoseite/arbeitgeber "ELSTER-Angebot für Arbeitgeber"), der ein entsprechendes Formular bereitstellt. Außerdem sind den Krankenkassen die ermittelten Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung sowie die Kosten der Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall zu melden. Schließlich ist auch die **Überweisung der Sozialversicherungsbeiträge** an die Krankenkassen zu veranlassen. ### Meldeflichten bei Beschäftigungsende Auch wenn das Beschäftigungsverhältnis abgelaufen ist (Vertragsende, Kündigung etc.), ist die Lohnbuchhaltung gefragt. So besteht zum einen die Pflicht, das Bundeszentralamt für Steuern über das Ende der Beschäftigung zu informieren. Dies geschieht in Form einer sogenannten **Abmeldeliste**, die sich ebenfalls über ELSTER verschicken lässt. Zum anderen muss das Beschäftigungsende auch **der Krankenkasse mitgeteilt** werden, wobei zu beachten ist, dass der Arbeitnehmer in jedem Fall bis zum vereinbarten Vertragsende zu versichern ist –auch für den Fall, dass er die letzten Wochen oder Tage mit Urlaub überbrückt oder freigestellt wird. Bei einer Erkrankung innerhalb der Lohnfortzahlungsfrist besteht die Versicherungspflicht sogar über das Arbeitsverhältnis hinaus (bis zum Ende der Entgeltfortzahlung). Hinweis Mit der Abmeldung eines Mitarbeiters beim Bundeszentralamt für Steuern endet automatisch auch der Status des Unternehmens als **Hauptarbeitgeber**, insofern es diesen zuvor innehatte. Erst danach kann ein möglicher **Folgearbeitgeber** zum neuen Hauptarbeitgeber werden und die ELStAM-Informationen aus der Datenbank abrufen. ### Pflichten der Lohnbuchhaltung zum Jahresende Jedes Unternehmen, das am 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres **mindestens zehn Arbeitnehmer** beschäftigt, ist nach [§ 42b des EStG](https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__42b.html "§ 42b EStG – Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber") dazu verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Bei weniger als zehn Mitarbeitern steht es dem Arbeitgeber frei, ob er einen solchen Ausgleich machen möchte oder nicht. Zweck des Ausgleichs ist es, die monatlich einbehaltene Lohnsteuer am Ende des Jahres anhand der **Jahreslohnsteuertabelle** zu überprüfen. Dadurch werden Differenzen ausgeglichen, die sich beim Vergleich der Jahreslohnsteuer mit der tatsächlich abgeführten Lohnsteuer ergeben. Zu solchen Differenzen kann es beispielsweise kommen, wenn sich im Laufe des Jahres das Gehalt verändert hat oder Einmalzahlungen geleistet wurden. Für die Sozialversicherungsträger muss die Lohnbuchhaltung das beitragspflichtige Jahresentgelt jedes Mitarbeiters an die **Krankenkasse** übermitteln. Um die Beiträge für die gesetzliche Unfallversicherung zu berechnen, sind außerdem das Jahresarbeitsentgelt sowie die geleisteten Arbeitsstunden an die **Berufsgenossenschaften** zu melden. ## Wann ist die Lohnbuchführung erforderlich? Sobald ein Unternehmen **Mitarbeiter beschäftigt**, ist es automatisch auch zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Das ist auf die bereits erwähnten Anmeldepflichten bei den verschiedenen Sozialversicherungsträgern und auf die Verpflichtung gegenüber dem Finanzamt zurückzuführen. Zudem ist jeder gewerbliche Arbeitgeber in Deutschland nach [§ 108 der Gewerbeordnung (GewO)](https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__108.html "§ 108 GewO – Abrechnung des Arbeitentgelts") dazu verpflichtet, den beschäftigten Arbeitnehmern „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen“. ## Lohnbuchhaltung: Selbst erledigen oder an Dritte auslagern? Die Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind vielfältig und umfangreich. Auch in kleineren Unternehmen bedeuten diese Aufgaben einen **hohen Arbeits- und Zeitaufwand**. Insbesondere bei der Aufstellung der Entgeltabrechnungen ist zudem die **Korrektheit** von entscheidender Bedeutung: Andernfalls führen fehlerhafte Abrechnungen, die durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung aufgedeckt werden, schnell zu nicht einkalkulierten Nachzahlungen oder Strafen. Umso wichtiger ist es, dass die Lohnbuchführung durch Experten ausgeführt wird, wofür wahlweise ein internes Team oder ein externer Dienstleister verantwortlich sein kann. [YouTube video](https://www.youtube.com/watch?v=FmoWsjlSqx8)Der Vorteil der externen Lohnbuchhaltung liegt dabei vor allem in dem großen Erfahrungsschatz, durch den sich die beauftragten **Steuerberater** oder **Lohnbüros** auszeichnen, da diese in der Regel eine Vielzahl an Mandanten betreuen. Eine fehlerfreie Lohnbuchführung liegt immer auch im eigenen Interesse dieser Dienstleister, die daher stets darum bemüht sind, auf dem **neuesten Stand der Gesetzgebung** zu sein. Die externe Stelle ist auf eine gute Zusammenarbeit mit dem beauftragenden Unternehmen angewiesen, um eine korrekte Lohnbuchhaltung garantieren zu können. Mit welchen Maßnahmen sich die Risiken bei der externen sowie bei der internen Lohnbuchführung minimieren lassen, fasst die folgende Tabelle zusammen:
Tipps für interne Lohnbuchhaltung Tipps für externe Lohnbuchhaltung
Nutzung von Fachliteratur und regelmäßige Schulungen Den Dienstleister auf Empfehlung erfahrener Unternehmer hin auswählen
Buchhaltungs-Neuling sollten ein Einsteigerseminar für Lohnbuchhaltung absolvieren Rückfragen zeitnah beantworten
Aussagen von Ämtern, Behörden und Krankenkassen in schriftlicher Form geben lassen Checklisten/Fragebögen des externen Lohnbuchhalters nutzen
Im Zweifelsfall mit höchstmöglichen Abgaben abrechnen Im Zweifelsfall mit höchstmöglichen Abgaben abrechnen
Regelmäßige Updates der verwendeten Software Ausschließlich schriftliche Korrespondenz (zwecks Nachweisbarkeit)
Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Mitarbeiterlohnkonten Regelmäßige Feedbackgespräche
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