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Externe Benutzer zur E-Mail-Archivierung hinzufügen

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie externen Benutzern Zugriff auf Ihr E-Mail-Archiv gewähren, um Prüfungs- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen.

Mittels des individuellen Rollen-/Rechte-Managements können Sie externen Personen, wie z. B. einem Prüfer beim Finanzamt, einem Steuerberater oder einem externen Datenschutzbeauftragten Zugriff auf Ihr E-Mail-Archiv gewähren. Diese können den Überprüfungsprozess nutzen, um E-Mail-Inhalte zu prüfen und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

Externen Benutzer anlegen

Um einen externen Benutzer anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Loggen Sie sich in Ihr IONOS Konto ein.

  • Klicken Sie in der Hauptnavigation oben links auf Menü und anschließend auf E-Mail.

Screenshot des Menüs, dass über Hauptnavigation geöffnet wird. In dem Screenshot ist die Schaltfläche E-Mail abgebildet.
Abbildung: Schaltfläche E-Mail im Menü des IONOS Kontos.
  • Optional: Falls Sie mehrere E-Mail-Verträge haben, wählen Sie nun den entsprechenden Vertrag, in dem Sie die gewünschte Aktion durchführen möchten. Der folgende Screenshot kann abweichen, wenn Sie statt der Kachel-Ansicht die Listen-Ansicht verwenden.
Screenshot des Bereichs E-Mail. In diesem Bereich sind zwei Kacheln mit zwei E-Mail-Verträgen hervorgehoben. In den Kacheln erscheinen die Schaltflächen Auswählen.
Abbildung: Kacheln mit zwei E-Mail-Verträgen.

  • Öffnen Sie die E-Mail-Archivierung als Administrator. Klicken Sie hierzu neben der entsprechenden E-Mail-Adresse auf das Symbol der E-Mail-Archivierung.

    Die E-Mail-Archivierung wird in einem separaten Tab geöffnet. In der Übersicht werden alle E-Mail-Adressen angezeigt, die archiviert werden.

  • Klicken Sie oben rechts auf den nach unten zeigenden Pfeil.

Screenshot: Die Startseite der E-Mail-Archivierung wird angezeigt. Auf dieser Seite ist oben rechts der nach unten zeigende Pfeil hervorgehoben.
Abbildung: Nach unten zeigender Pfeil auf der Startseite der E-Mail-Archivierung

  • Klicken Sie auf Benutzerverwaltung. Die Seite Benutzerverwaltung öffnet sich.

Screenshot: Die Startseite der E-Mail-Archivierung wird angezeigt. Auf dieser Seite ist im Benutzermenü der Menüpunkt Benutzerverwaltung hervorgehoben.
Abbildung: Menüpunkt Benutzerverwaltung

  • Klicken Sie auf im Bereich Benutzer hinzufügen auf +Benutzer hinzufügen. Das Fenster Benutzer hinzufügen öffnet sich.

Screenshot: Die Seite Benutzerverwaltung wird angezeigt. Auf dieser Seite ist im Bereich Benutzer hinufügen die Schaltfläche +Benutzer hinzufügen hervorgehoben.
Abbildung: Schaltfläche +Benutzer hinzufügen

  • Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse: die E-Mail-Adresse des externen Benutzers ein.

  • Wählen Sie die gewünschte Rolle (Datenschutzbeauftragter, Prüfer oder eingeschränkter Prüfer).

  • Akzeptieren Sie die Bedingungen und klicken Sie auf Einladen. Anschließend wird eine E-Mail mit dem Link zum Anmelden und Zurücksetzen des Passworts an den Benutzer gesendet. Dieser Link läuft nach 24 Stunden ab.

Anmeldung zum Archiv

Login als Inhaber des E-Mail-Kontos

Um die E-Mail-Archivierung als Inhaber des E-Mail-Kontos zu öffnen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Rufen Sie die folgende URL in Ihrem Browser auf: https://archiv.ionos.de

  • Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und das zugehörige Passwort ein.

    Die Startseite der E-Mail-Archivierung öffnet sich.

Login als externer Benutzer

Wenn Sie einen externen Zugang zum E-Mail-Archiv erhalten haben, z. B. als Prüfer vom Finanzamt, müssen Sie den folgenden Login verwenden: https://e-mail-archiv.ionos.de/deu/users/sign_in
 

Login als Datenschutzbeauftragter

Wenn Ihnen die Rolle des Datenschutzbeauftragten zugewiesen wurde, können Sie sich als Inhaber des E-Mail-Kontos oder als externer Benutzer einloggen.

 

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