Nutzung der Stellvertreterfunktion (Delegate) mit Microsoft Exchange

Für Microsoft Exchange 2013 und Microsoft Exchange 2019

Mit der Stellvertreterfunktion haben Sie gegenüber dem Freigeben von Ordnern folgende Vorteile:

  • Es werden nur Rechte für die speziellen Ordner vergeben.

  • Einzelne Elemente können als Privat gekennzeichnet werden.

Hinweise
  • Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie die Exchange-Postfächer im gleichen Vertrag anlegen.

  • Es können nur die vordefinierten Ordner freigegeben werden.

Voraussetzung

  • Sie verwenden Microsoft Outlook 2013 oder mit Microsoft Exchange 2013 oder Microsoft Exchange 2019.

oder 

  • Sie verwenden Microsoft Outlook 2019 oder mit Microsoft Exchange 2013 oder Microsoft Exchange 2019.

Einstellungen beim Freigeber

  • Öffnen Sie Microsoft Outlook.
  • Klicken Sie oben links auf Datei.
    • Wählen Sie Kontoeinstellungen. Nun erscheint ein Aufklappmenü. Klicken Sie hier auf Zugriffsrechte für Stellvertretung.

  • Weiter geht es über den Button Hinzufügen.


  • Wählen Sie die E-Mail-Adresse des künftigen Stellvertreters aus Ihrem Adressbuch aus oder geben Sie sie direkt ein. Klicken Sie danach auf OK.

  • Stellen Sie die Berechtigungen der Stellvertretung Ihren Wünschen entsprechend ein und klicken Sie auf OK.

  • Klicken Sie im Fenster Stellvertretungen auf OK.

  • Setzen Sie nun noch die Berechtigungen für den übergeordneten Postfach-Ordner. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf den Postfachnamen und wählen Sie Ordnerberechtigungen.

    Berechtigungen können für folgende Funktionen festgelegt werden:

    • Kalender

    • Aufgaben

    • Posteingang

    • Kontakte

    • Notizen

    Es gibt folgende Berechtigungen:

    • Keine

    • Prüfer (Elemente lesen)

    • Autor (Elemente lesen und erstellen)

    • Bearbeiter (Elemente lesen, erstellen und ändern

    • Notizen

Anmerkung

Bitte beachten Sie: Damit der Stellvertreter auf Ordner zugreifen kann, ist es wichtig, dass der Hauptordner für den Stellvertreter "sichtbar" ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter:  https://support.office.com/de-de/article/verwalten-der-e-mail-und-kalenderelemente-einer-anderen-person-afb79d6b-2967-43b9-a944-a6b953190af5

  • Klicken Sie im letzten Fenster abschließend auf OK.

Einstellungen beim Stellvertreter

  • Öffnen Sie Microsoft Outlook.
  • Wählen Sie Datei > Kontoeinstellungen > Auswahl des Exchange-Accounts. Gehen Sie dann auf ändern.

  • Wählen Sie weitere Einstellungen.

  • Klicken Sie auf den Reiter Erweitert und wählen Sie Hinzufügen. Geben Sie dann über Postfach hinzufügen den freigegebenen Account ein, der in Microsoft Outlook angezeigt werden soll.

  • Bestätigen Sie die beiden noch offenen Fenster jeweils mit OK.