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KI-Telefonassistent: Weiterleitung und Kontakte verwalten

Für den KI-Telefonassistenten

Im Konfigurationsbereich Weiterleitung & Kontakte verwalten Sie zentral alle Kontakte für Anrufweiterleitungen und E-Mail-Benachrichtigungen. Hier legen Sie auch die Regeln für die Weiterleitung fest. So stellen Sie sicher, dass Anrufe bei Bedarf an die richtige Person weitergeleitet werden und alle relevanten Mitarbeiter Gesprächszusammenfassungen erhalten.

Voraussetzung

Konfigurationsbereich aufrufen

  • Loggen Sie sich in Ihr IONOS Konto ein.
  • Klicken Sie in der Titelleiste auf Menü > KI-Telefonassistent. Die Konfigurationsoberfläche öffnet sich.
  • Klicken Sie auf den Bereich Weiterleitung & Kontakte.

Kontakte verwalten

Im oberen Teil dieses Bereichs legen Sie die Kontakte an, an die der Assistent Anrufe weiterleiten oder Zusammenfassungen senden soll.

So fügen Sie einen neuen Kontakt hinzu:

  • Klicken Sie auf + Kontakt hinzufügen.
  • Geben Sie den Namen, die Abteilung und eine Beschreibung des Kontaktes ein.
  • Soll die Person Anrufweiterleitungen erhalten können, geben Sie im Feld Anrufweiterleitung die entsprechende Telefonnummer ein und setzen Sie das Häkchen bei der Einstellung Anrufweiterleitung aktivieren.
  • Wenn die Person Anrufzusammenfassungen erhalten soll, geben Sie im Feld E-Mail-Zusammenfassung die entsprechende E-Mail-Adresse ein und setzen Sie das Häkchen bei der Einstellung Anrufzusammenfasssung per E-Mail erhalten.
  • Klicken Sie auf Übernehmen.

Hinweis

Sie können für jeden Kontakt sowohl eine E-Mail-Adresse als auch eine Telefonnummer hinterlegen. So kann dieselbe Person sowohl Anrufweiterleitungen empfangen als auch Zusammenfassungen per E-Mail erhalten.

Anrufweiterleitungs-Anweisungen

Im unteren Teil dieses Bereichs legen Sie fest, in welchen Fällen der Assistent Anrufe an die oben angelegten Kontakte weiterleiten soll.

Legen Sie die Bedingung in natürlicher Sprache fest. Wenn Sie mehrere Weiterleitungen konfigurieren, können Sie zur Unterscheidung auf die in den Kontaktinformationen der jeweiligen Person eingetragene Abteilung Bezug nehmen.

Beispiele:

  • „Leite Anrufe mit Fragen zu Rechnungen an die Buchhaltung weiter."
  • „Leite Anrufe mit Fragen zu Rabatten an den Vertrieb weiter."

Anrufzusammenfassungen

Die für Zusammenfassungen konfigurierten Kontakte erhalten pro Anruf eine E-Mail, die die folgenden Informationen enthält:

  • Name
  • Firma
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Rückruf notiert für
  • Anruf weitergeleitet
  • Betreff
  • Inhalt des Gesprächs

Hinweis

Diese Zusammenfassungen können Sie auch im Konfigurationsbereich Ihres Assistenten einsehen. Klicken Sie dazu oben rechts auf die Schaltfläche Anrufverlauf.

Änderungen speichern

Um Ihre Änderungen zu speichern, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Änderungen speichern. Alternativ können Sie auch auf Speichern & Anrufen klicken, um Ihre Änderungen gleich in einem kostenlosen Gespräch mit dem Assistenten zu testen.

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