Dokumente digital signieren mit eIDAS-Zertifikat unter Windows

Mit einem eIDAS-konformen Zertifikat von IONOS versehen Sie Ihre digitalen Dokumente mit einer rechtssicheren digitalen Signatur. Stellen Sie sich diese Signatur wie ein digitales Siegel vor. Sie bestätigt die Authentizität des Absenders und die Integrität des Dokuments, d. h., dass das Dokument seit der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Wie Sie Ihr eIDAS-Zertifikat in Microsoft Windows importieren
• Wie Sie PDF-Dokumente mit dem Adobe Acrobat Reader signieren
• Wie Sie ODT- und PDF-Dokumente in LibreOffice signieren.
   

eIDAS-Zertifikat in Windows importieren

Um Ihr Zertifikat in Anwendungen wie Adobe Acrobat oder LibreOffice nutzen zu können, müssen Sie es zunächst im Zertifikatsspeicher von Windows hinterlegen.
 

Schritt 1: Zertifikatsdatei (PFX) im IONOS Konto erstellen

• Loggen Sie sich in Ihr IONOS Konto ein.
• Klicken Sie in der Titelleiste auf MENÜ > Domains& SSL .
• Navigieren zur Kachel Portfolio rechts neben der Domain-Übersicht und klicken Sie dort im Bereich eIDAS auf den Link Verwalten. Die Übersicht über Ihre eIDAS-Zertifikate öffnet sich.
• Klicken Sie auf den Namen des Zertifikats, für das Sie die Zertifikatsdatei erstellen möchten. Der Reiter “Zertifikatsinformationen” öffnet sich.
• Wechseln Sie zum Reiter Zertifikat Dateien.
• Klicken Sie im Bereich Eine PFX-Datei erstellen und herunterladen auf Herunterladen.
• Geben Sie in das Feld Private Key den privaten Schlüssel ein, den Sie bei der Ersteinrichtung im IONOS Konto erhalten haben.
• Legen Sie ein Passwort für die Zertifikatsdatei fest. Dieses Passwort schützt die PFX-Datei vor unbefugtem Zugriff und ist beim Importieren des Zertifikats erforderlich. Merken Sie es sich gut.
• Klicken Sie auf PFX-Datei herunterladen.

Die Zertifikatsdatei mit der Endung .pfx wird nun erstellt und in Ihrem Download-Ordner gespeichert. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Zertifikatsdatei in den Windows-Zertifikatsspeicher importieren. 

Schritt 2: Zertifikatsdatei in den Windows-Zertifikatsspeicher importieren

• Öffnen Sie den Windows Explorer und navigieren Sie zum Speicherort der heruntergeladenen PFX-Datei.
• Doppelklicken Sie auf die PFX-Datei, um den Zertifikatimport-Assistenten zu starten. Führen Sie die folgenden Schritte im Assistenten durch.
• Wählen Sie als Speicherort Aktueller Benutzerund klicken Sie auf Weiter.
• Bestätigen Sie den Dateinamen mit Weiter.
• Geben Sie das Passwort ein, das Sie beim Erstellen der PFX-Datei festgelegt haben.
• Wählen Sie die gewünschten Importoptionen nach Ihren Anforderungen. Wir empfehlen, die standardmäßig ausgewählte Option Alle erweiterten Eigenschaften mit einbeziehen beizubehalten.
• Klicken Sie auf Weiter.
• Behalten Sie die Option zur automatischen Auswahl des Zertifikatsspeichers bei und klicken Sie auf Weiter. Sie erhalten eine Zusammenfassung der ausgewählten Einstellungen.
• Klicken Sie auf Fertigstellen, um den Import abzuschließen.

Das Zertifikat ist nun im System hinterlegt und kann von Ihren Anwendungen genutzt werden.

PDF-Formular signieren mit Adobe Acrobat Reader

• Öffnen Sie das zu signierende PDF-Formular mit dem Adobe Acrobat Reader.
• Klicken Sie auf das Menü Alle Werkzeuge und wählen Sie Mehr anzeigen > Ein Zertifikat verwenden.
• Klicken Sie im sich öffnenden Untermenü auf Digital signieren. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie aufgefordert werden, den Bereich für die Signatur zu definieren.
• Bestätigen Sie mit OK.
• Ziehen Sie im Dokument mit der Maus einen rechteckigen Bereich an der Stelle, an der Ihre Signatur erscheinen soll.
• Wählen Sie im sich öffnenden Dialog Ihr importiertes Zertifikat aus und klicken Sie auf Weiter. Eine Vorschau Ihrer Signatur wird angezeigt.
• Optional: Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, um das Erscheinungsbild der Signatur anzupassen. Beispielsweise durch Hinzufügen eines Bildes oder Ändern der angezeigten Informationen
• Optional: Aktivieren Sie die Option Dokument nach dem Signieren sperren. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument nicht mehr verändert werden kann, was die Gültigkeit der Signatur gewährleistet.

• Klicken Sie auf Überprüfung, um den Dokumentinhalt vor dem Signieren zu überprüfen.
• Klicken Sie auf Unterschreiben.
• Wählen Sie einen Speicherort und einen Dateinamen für das signierte Dokument und klicken Sie auf Speichern.

Damit ist die Signierung abgeschlossen. Die Signatur sollte nun an der gewählten Stelle im Dokument sichtbar sein. Acrobat zeigt darüber hinaus für signierte Dokumente eine entsprechende Information über dem Dokument an. Um weitere Informationen zur Signatur anzuzeigen, klicken Sie einfach auf die Signatur.

Dokumente signieren mit LibreOffice

Methode 1: Dokument direkt als signiertes PDF exportieren (Empfohlen)

Dies ist der häufigste Anwendungsfall, beispielsweise wenn Sie einen Brief oder eine Rechnung mit LibreOffice Writer erstellt haben.

• Öffnen oder erstellen Sie Ihr Dokument in LibreOffice (z. B. Writer).
• Klicken Sie im Menü auf Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren…
• Wechseln Sie im Dialogfenster PDF-Optionen zum Reiter Digitale Signaturen.
• Klicken Sie im Bereich Zertifikat auf die Schaltfläche Auswählen…
• Wählen Sie Ihr eIDAS-Zertifikat aus der Liste aus und klicken Sie auf Auswählen.
• Klicken Sie auf Exportieren.
• Wählen Sie einen Dateinamen und einen Speicherort für Ihre PDF-Datei aus und klicken Sie auf Speichern.
• Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie gefragt werden, ob LibreOffice sich die Signatur für jeden Speichervorgang merken soll.
  • Wenn Sie auf Ja klicken, wird die digitale Signatur gespeichert und bei jeder weiteren Bearbeitung und Speicherung des Dokuments automatisch hinzugefügt. Das kann praktisch sein, wenn Sie sicherstellen möchten, dass jede Version des Dokuments von Ihnen signiert ist.
  • Nein: Wenn Sie auf Nein klicken, wird das Dokument nur dieses eine Mal signiert. Wenn Sie das Dokument später erneut bearbeiten und speichern, wird die neue Version nicht automatisch signiert. Sie müssten den Signaturvorgang dann erneut manuell durchführen.
    Das Dokument wird nun als digital signierte PDF-Datei erstellt.

Sie haben Ihr Dokument jetzt als signierte PDF-Datei gespeichert.

Anschließend können Sie die PDF-Datei mit LibreOffice öffnen, um das Ergebnis zu überprüfen. In der Infoleiste oberhalb des geöffneten Dokuments sollte nun ein Hinweis zur Signierung angezeigt werden. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um weitere Informationen zur Signatur anzuzeigen.

Methode 2: Ein bestehendes PDF oder ODT-Dokument signieren

• Öffnen Sie das zu signierende Dokument (z.B. .odt oder .pdf) in LibreOffice.
• Klicken Sie im Menü auf Datei > Digitale Signaturen > Digitale Signaturen.…
• Falls Sie ein .odt-Dokument bearbeiten, das noch nicht gespeichert wurde, werden Sie dazu aufgefordert. Speichern Sie das Dokument.
• Klicken Sie im Dialogfenster “Digitale Signaturen” auf Dokument signieren…
• Wählen Sie Ihr eIDAS-Zertifikat aus und klicken Sie auf Signieren.
• Schließen Sie den Dialog, um zum Dokument zurückzukehren.
• Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie gefragt werden, ob LibreOffice sich die Signatur für jeden Speichervorgang merken soll.
  • Wenn Sie auf Ja klicken, wird die digitale Signatur gespeichert und bei jeder weiteren Bearbeitung und Speicherung des Dokuments automatisch hinzugefügt. Das kann praktisch sein, wenn Sie sicherstellen möchten, dass jede Version des Dokuments von Ihnen signiert ist.
  • Nein: Wenn Sie auf Nein klicken, wird das Dokument nur dieses eine Mal signiert. Wenn Sie das Dokument später erneut bearbeiten und speichern, wird die neue Version nicht automatisch signiert. Sie müssten den Signaturvorgang dann erneut manuell durchführen.
    Das Dokument wird nun als digital signierte PDF-Datei erstellt.

Das Dokument ist nun signiert. In der Infoleiste oberhalb des geöffneten Dokuments sollte nun ein Hinweis zur Signierung angezeigt werden. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, um weitere Informationen zur Signatur anzuzeigen