Die Suite von Open-Xchange bietet nahezu den gleichen Funktionsumfang, wie man es auch von anderen Kollaborationslösungen kennt. Vorteile ergeben sich aber u. a. durch die offene Gestaltung der Software, die sich wiederum aus dem Open-Source-Gedanken des Projekts speist. Verschiedenste Entwickler haben an der OX App Suite mitgearbeitet – unter ihnen auch einige Programmierer, die zuvor OpenOffice entwickelt haben.
Nutzer bemerken den offenen Ansatz vermutlich in erster Linie in OX Documents. Anders als andere Anbieter hat diese Software kein eigenes Dateiformat. Stattdessen lassen sich Dateien von Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice problemlos öffnen und bearbeiten – und zwar ohne die Formatierung der Dokumente zu zerstören. Gleichzeitig ist es möglich, mit anderen Personen an einem Dokument zu arbeiten, ohne dass diese auch OX Documents verwenden müssen.
Ein weiterer Vorteil, und auch dieser hat zumindest indirekt mit der Open-Source-Community zu tun: der Datenschutz. Gerade die Angebote von Microsoft und Google stehen immer wieder in der Kritik, Daten von Anwendern nicht ausreichend genug zu schützen. Die OX App Suite hingegen ist auf die Anforderungen der DSGVO ausgelegt. Wenn Nutzer auf das Anwendungspaket bei einem deutschen Hostinganbieter zugreifen, können sie mit einer datenschutzkonformen Lösung rechnen.
Nachteile können sich durch den cloudbasierten Ansatz ergeben. Die Suite ist nicht für die Installation auf einem heimischen PC gedacht. Vor allem technisch weniger versierte Nutzer sollten immer zu einer Lösung greifen, die bereits auf einem Server eingerichtet ist. Auch für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) kann die Einrichtung und Bereitstellung im lokalen Netzwerk zu umständlich sein. Hierzu sollte man auf das Angebot eines Hostinganbieters zurückgreifen. Größere Unternehmen können OX App Suite allerdings auch über das eigene Rechenzentrum den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.