Das Praktische an Ihrer Schichtplan-Excel-Vorlage ist, dass Sie sie fortwährend verwenden können, anstatt jedes Mal eine neue Tabelle bauen zu müssen. So können Sie für jede Arbeitswoche einfach eine neue .xlsx-Datei abspeichern. Praktischer ist es aber, innerhalb ein und derselben Excel-Arbeitsmappe neue Arbeitsblätter zu erstellen und die Schichtplan-Vorlage direkt hineinzukopieren. Somit behalten Sie die Übersicht und können mehrere Wochenpläne in einem einzigen Monatsplan unterbringen.
Das Kopieren Ihrer Schichtplan-Vorlage in ein neues Arbeitsblatt ist ohne große Umstände möglich, funktioniert aber überraschenderweise nicht mit dem von Microsoft vorgeschlagenen Lösungsweg. Das Problem: Zwar werden Inhalt und Formatierungen der Vorlage eins zu eins in das neue Arbeitsblatt übernommen, das gilt aber nicht für die Spaltenbreite. Stattdessen sieht das Ergebnis verzerrt aus, da Excel die Standardwerte auf die Kopie anwendet.
Wir haben für Sie daher einen Lösungsweg, der auch wirklich funktioniert:
- Klicken Sie in der linken unteren Ecke des Excel-Fensters auf den „+“-Button, um ein neues Arbeitsblatt anzulegen.
- Führen Sie einen Rechtsklick auf das neue Arbeitsblatt aus und wählen Sie „Umbenennen“, um es nach der jeweiligen Kalenderwoche zu benennen.
- Sie können auch die „Registerfarbe“ Ihrer Arbeitsblätter ändern, damit sie sich optisch stärker voneinander abheben.
- Klicken Sie auf das Arbeitsblatt mit Ihrer Schichtplan-Vorlage und markieren Sie händisch den relevanten Tabellenbereich. Ziehen Sie dafür mit der Maus einen Bereich auf, der die Zellen A1 bis I41 einschließt. Achtung: das gesamte Arbeitsblatt mit der Tastenkombination [STRG] + [A] oder per Klick auf den Schnittpunkt zwischen Spalten- und Zeilenbeschriftung zu markieren, führt nicht zum gewünschten Ergebnis.
- Nutzen Sie die Tastenkombination [STRG] + [C], um den markierten Bereich in die Zwischenablage zu kopieren.
- Wechseln Sie zum neuen Arbeitsblatt, klicken Sie dort in Zelle A1 und drücken Sie die Tastenkombination [STRG] + [V], um die Schichtplan-Vorlage einzufügen. Dann werden die Tabelleninhalte mitsamt den dazugehörigen Zellenfarben, Gitterlinien und Schriftformatierungen übernommen, nicht aber die Spaltenbreiten, die stattdessen ihre Standardwerte beibehalten.
- Die Lösung: Noch während die eingefügte Tabelle markiert ist, klicken Sie in der rechten unteren Ecke des markierten Bereichs auf das SmartTag „(Strg)“.
- Im sich öffnenden Kontextmenü klicken Sie nun unter „Einfügen“ auf „Breite der Ursprungstabelle beibehalten (B)“. Die ursprüngliche Formatierung Ihrer Schichtplan-Vorlage wird vollständig wiederhergestellt.
- Alternativ können Sie auch die Zelle A1 Ihres neuen Arbeitsblatts markieren und links oben im Menüband unter dem Reiter „Start“ auf den kleinen Pfeil unter dem Button „Einfügen“ klicken. Wählen Sie hier die Option „Inhalte einfügen“. Im sich öffnenden Fenster markieren Sie nun unter „Einfügen“ den Punkt „Alles“ und bestätigen Ihre Eingabe mit „OK“. In einem zweiten, separaten Schritt wiederholen Sie diesen Vorgang, markieren diesmal aber den Punkt „Spaltenbreite“ und klicken auf „OK“.
Im Anschluss sollten Sie in Zelle C3 die aktuelle Kalenderwoche (inklusive der dazugehörigen Eckdaten) eintragen, damit Sie und Ihre Mitarbeiter sofort sehen können, für welchen Planungszeitraum der Schichtplan gilt.