Ein Beleg ist grundsätzlich alles, was geeignet ist, einen vermögensverändernden Vorfall zu beweisen. Die geläufigste Belegart ist die Rechnung. Eine Rechnung dokumentiert die Forderung eines Entgeltes für eine Lieferung oder Leistung. Doch es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Belegarten, die jeweils verschiedene Arten von Geschäftsvorfällen betreffen: sowohl solche zwischen einem Unternehmen und externen Akteuren als auch Vorfälle innerhalb des Unternehmens selbst. Dabei sind externe Belege (auch natürliche Belege oder Fremdbelege genannt) und interne Belege (auch Notbelege oder Eigenbelege genannt) voneinander zu unterscheiden.
Zu den externen Belegen gehören alle Belege, die von außen in ein Unternehmen gelangen. Das sind beispielsweise:
Interne Belege dagegen werden innerhalb eines Unternehmens ausgestellt. Dies sind z. B.:
- Lohn- und Gehaltslisten sowie Abrechnungen
- Materialentnahmebelege
- Ausgangsrechnungen und deren Durchschriften
- Kopien von ausgestellten Quittungen, Schecks etc.
- Belege über Stornierungen oder Umbuchungen
- Kassenbuch
Was ein externer und was ein interner Beleg ist, entscheidet sich je nach der Herkunft des Belegs. Das lässt sich am Beispiel von Kontoauszügen beim Onlinebanking verdeutlichen: Auch wenn ein Kontoauszug im eigenen Unternehmen ausgedruckt wird, handelt es sich um einen externen Beleg, da er von einer externen Partei erstellt und bereitgestellt wurde. Auch eine per Mail zugesendete Rechnung, die man selbstständig ausdruckt, ist ein externer Beleg.
Neben den internen und externen Belegen gibt es noch den Notbeleg, der im Steuerrecht ebenfalls als Eigenbeleg bezeichnet wird. Ein Unternehmen kann ihn als Ersatz für eine Rechnung oder Quittung ausstellen, falls diese verlorenging oder aus anderen Gründen nicht ausgestellt werden konnte. In diesen Fällen darf ein Eigenbeleg erstellt und eingesetzt werden.
Damit das Finanzamt sie anerkennt, sollten Not-/Eigenbelege über höhere Beträge jedoch die Ausnahme bleiben – und sie müssen in Notwendigkeit und Betragshöhe glaubhaft sein. Durchaus üblich (aber nicht empfehlenswert) ist es, kleinere Ausgaben mit einem Notbeleg zu verifizieren, so etwa Trinkgelder oder Münzausgaben für Porto, Kopierer oder Parkuhren. Damit gehört der Notbeleg praktisch zu den internen Belegen, schließlich handelt es sich um ein unternehmensintern ausgestelltes Dokument. Zum Vorsteuerabzug berechtigen Not- und Eigenbelege allerdings nicht. Aufgrund seines Sonderstatus wird er jedoch oft als eine dritte Kategorie der Belegart geführt.