Externes Postfach zur E-Mail-Archivierung hinzufügen

Neben Ihren IONOS E-Mail-Postfächern können Sie auch E-Mail-Postfächer von anderen E-Mail-Anbietern rechtssicher archivieren, sofern diese IMAP unterstützen. Nach der einmaligen Einrichtung der Archivierung wird diese automatisch alle 5 Minuten ausgeführt und speichert die gesendeten und empfangenen E-Mails inklusive Anhängen in ihrem Originalzustand.

Gmail-Postfach für die E-Mail-Archivierung vorbereiten

Um die E-Mail-Archivierung für ein Gmail-Postfach einzurichten, müssen Sie zur Vorbereitung folgende Änderungen vornehmen:


Bestätigung in zwei Schritten aktivieren

Falls noch nicht geschehen, aktivieren Sie im Google-Konto die Bestätigung in zwei Schritten. Eine Anleitung hierzu finden Sie im folgenden Hilfe-Artikel von Google:

Bestätigung in zwei Schritten aktivieren


App-Passwort erstellen

Erstellen Sie im Google-Konto ein App-Passwort. Die erforderlichen Schritte sind im folgenden Hilfe-Artikel von Google aufgeführt:

Mit App-Passwörtern anmelden


IMAP-Zugriff aktivieren

Abschließend müssen Sie den IMAP-Zugriff aktivieren, damit die E-Mail-Archivierung die gesendeten und empfangenen E-Mails abrufen kann.

  • Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Postfach an.

  • Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der rechten oberen Ecke Ihres Gmail-Postfachs.

  • Klicken Sie auf Alle Einstellungen aufrufen.

  • Klicken Sie auf den Reiter Weiterleitung & POP/IMAP.

  • Aktivieren Sie im Bereich IMAP-Zugriff die Einstellung Status: IMAP aktivieren und klicken Sie auf Änderungen speichern.

E-Mail-Archivierung bestellen

Um die E-Mail-Archivierung zu bestellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Sofern noch nicht geschehen, melden Sie sich in Ihrem IONOS Kundenkonto an.
  • Klicken Sie auf die Kachel E-Mail und wählen Sie das gewünschte E-Mail-Produkt aus.
  • Optional: Falls Sie mehrere E-Mail-Verträge haben, wählen Sie nun den entsprechenden Vertrag, in dem Sie die gewünschte Aktion durchführen möchten. 

  • Klicken Sie in der Datengruppe Portfolio unter dem Eintrag E-Mail-Archivierung auf die Verknüpfung Bestellen.
  • Führen Sie die Bestellung durch. Nach Abschluss der Bestellung werden Sie auf die Seite E-Mail-Postfach hinzufügen der E-Mail-Archivierung weitergeleitet.

Dort stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung, um E-Mail-Postfächer der Archivierungsfunktion hinzuzufügen:

  • Über IONOS Konto hinzufügen
  • Mit Passwort aktivieren
  • Zur Archivierung einladen

Hinweis

Für die gängigen E-Mail-Provider werden zusätzlich notwendige Daten, wie z.B. Port oder Serveradresse, in der Regel automatisch gesetzt. Über den Schieberegler Erweiterte Daten können diese bei Bedarf nachgetragen und editiert werden.

E-Mail-Archivierung für ein externes E-Mail-Postfach mit Passwort aktivieren

Um die E-Mail-Archivierung für ein externes E-Mail-Postfach mittels der Eingabe des Passworts zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

Voraussetzungen

  • Der Abruf von E-Mails über IMAP  muss für das externe E-Mail-Postfach möglich sein.
  • E-Mails müssen sich mindestens 5 Minuten im Postfach befinden, um von der Archivierung erfasst zu werden.

  • Gilt nur für Gmail-Postfächer: Sie haben im Google-Konto die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert. 

  • Gilt nur für Gmail-Postfächer:  Sie haben im Google-Konto ein App-Passwort für den Zugriff erstellt.

  • Sofern noch nicht geschehen, melden Sie sich in Ihrem IONOS Kundenkonto an.
  • Klicken Sie auf die Kachel E-Mail und wählen Sie das gewünschte E-Mail-Produkt aus.
  • Optional: Falls Sie mehrere E-Mail-Verträge haben, wählen Sie nun den entsprechenden Vertrag, in dem Sie die gewünschte Aktion durchführen möchten. 

  • Klicken Sie in der Datengruppe Portfolio unter dem Eintrag E-Mail-Archivierung auf die Verknüpfung Hinzufügen. Anschließend öffnet sich eine Übersicht Ihrer angelegten E-Mail-Adressen.

  • Klicken Sie im Bereich Externes Postfach? auf die Verknüpfung Externe E-Mail archivieren

  • Klicken Sie oben rechts auf + E-Mail-Postfach hinzufügen.

  • Klicken Sie im Bereich E-Mail-Postfach eines anderen Anbieters auf Mit Passwort aktivieren. Ein neues Fenster öffnet sich.

  • Geben Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adresse ein.

  • Optional: Geben Sie im Feld Benutzername den Benutzernamen Ihres E-Mail-Postfachs ein.

  • Um die E-Mail-Archivierung für ein Gmail-Postfach einzurichten, geben Sie im Feld Passwort das App-Passwort ein, dass Sie in Ihrem Google-Konto festgelegt haben.

    Um die E-Mail-Archivierung für ein E-Mail-Postfach bei einem anderen Anbieter zu aktivieren, geben Sie das Passwort des gewünschten E-Mail-Postfachs ein.

  • Klicken Sie auf Archivierung starten.

Externes Postfach über Einladung hinzufügen

Um ein externes Postfach ohne bekannte Zugangsdaten mit Einladung hinzuzufügen:

  • Sofern noch nicht geschehen, melden Sie sich in Ihrem IONOS Konto an.

  • Klicken Sie in der Hauptnavigation oben links auf Menü und anschließend auf E-Mail.

  • Optional: Falls Sie mehrere E-Mail-Verträge haben, wählen Sie nun den entsprechenden Vertrag, in dem Sie die gewünschte Aktion durchführen möchten. 

  • Klicken Sie in der Datengruppe Portfolio unter E-Mail-Archivierung auf die Verknüpfung Hinzufügen. Es öffnet sich eine Übersicht mit angelegten E-Mail-Adressen.

  • Klicken Sie im Bereich Externes Postfach? auf die Verknüpfung Externe E-Mail archivieren. Die Startseite der E-Mail-Archvierung öffnet sich.

  • Klicken Sie oben rechts auf + E-Mail-Postfach hinzufügen.

  • Klicken Sie im Bereich E-Mail-Postfach eines anderen Anbieters auf Zur Archivierung einladen. Ein neues Fenster öffnet sich.

  • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Berechtigungsinhabers ein und markieren Sie das Auswahlkästchen Ich bin kein Roboter.

  • Klicken Sie auf Einladung senden. Eine Einladungs-E-Mail mit einer Gültigkeit von 48 Stunden wird an den Berechtigungsinhaber verschickt.

Hinweise

  • Sobald der Berechtigungsinhaber die Einladung bestätigt hat, wird die Archivierungsfunktion für das Postfach aktiv und Sie haben Zugriff auf die Sicherung.
  • Wenn die Einladung abgelaufen ist, können Sie jederzeit eine neue Einladung verschicken.

IMAP-Einstellungen Freemail-Provider

Provider Sicherheit Port Host IMAP Aktivierung erforderlich
GMX TLS oder SSL 993 imap.mail.de Ja. Klicken Sie dazu In Ihrem GMX-Postfach auf E-Mail > Einstellungen > POP3/IMAP Abruf. Setzen Sie unter GMX Mail über POP3 & IMAP das Häkchen neben POP3 und IMAP Zugriff erlauben.
Gmail (Google) SSL 993 imap.gmail.com Ja, wie im vorherigen Absatz auf dieser Seite beschreiben.
Outlook.de TLS 993 outlook.office365.com Nein
T-Online SSL 993 secureimap.t-online.de Ja. Richten Sie zuvor im E-Mail-Center ein E-Mail-Passwort ein.
Apple iCloud SSL 993 imap.mail.me.com In Abhängigkeit von der Zugriffsmethode muss ggf. ein anwendungsspezifisches Passwort generiert werden.
WEB.DE SSL 993 imap.web.de Ja. Klicken Sie dazu In Ihrem WEB.DE-Postfach auf E-Mail > Einstellungen > POP3/IMAP Abruf. Setzen Sie unter WEB.DE über POP3 & IMAP das Häkchen neben POP3 und IMAP Zugriff erlauben.
Yahoo SSL 993 imap.mail.yahoo.com Nein