Terminbuchung mit Google Kalender oder Microsoft 365 einrichten

Gültig für KI Telefonassistent und KI Chat-Assistent (Momentum KI).

Binden Sie Google Kalender oder Microsoft 365 an, vereinbart Ihr Assistent während des Gesprächs eigenständig Termine und trägt sie direkt in den verbundenen Kalender ein – Ihre Kunden erhalten so noch im Gespräch einen festen Termin, ohne dass Sie Anfragen manuell nachbearbeiten müssen. Sie verbinden dazu das Konto Ihres Anbieters und legen anschließend in der Assistenten-Oberfläche fest, wann Termine möglich sind, welche Terminarten es gibt und in welchem Kalender sie landen. Die Funktion steht mit dem KI Chat-Assistent und mit dem KI Telefonassistent zur Verfügung. Welche Produkte und Tarife diese Funktionen enthalten, lesen Sie unter „Voraussetzungen“. Wie Sie die Verbindung herstellen und die Terminbuchung einrichten, zeigen die folgenden Schritte.

Einstellungen des Assistenten aufrufen

• Loggen Sie sich in Ihr IONOS Konto ein.
• Klicken Sie in der Titelleiste auf AI Frontdesk.
• Klicken Sie in der Vertragsübersicht beim gewünschten Vertrag auf Verwalten. Die Konfigurationsoberfläche öffnet sich.
• Klappen Sie in der Konfigurationsoberfläche den Abschnitt Terminbuchungauf. Hier nehmen Sie alle folgenden Einstellungen vor.

Buchungstool wählen

Im Bereich Terminbuchung wählen Sie zuerst Ihr Buchungstool.

Klicken Sie auf die Kachel Google Kalender oder Microsoft 365.

Kalender verbinden

Google Kalender und Microsoft 365 binden Sie über den Anmeldedialog des jeweiligen Anbieters ein. Nur diese einmalige Verbindung unterscheidet sich. Alles Weitere – Öffnungszeiten, Terminarten und die Zuordnung Ihrer Kalender – richten Sie danach für beide Anbieter gleich ein. Sobald die Verbindung steht, erscheinen die Kalender des verbundenen Kontos automatisch im Abschnitt Kalender. Sie müssen sie nicht einzeln hinzufügen.

Google Kalender verbinden

• Klicken Sie auf die Kachel Google Kalender.  Ein neues Fenster öffnet sich und der Anmeldedialog von Google wird angezeigt.
• Wählen Sie im Fenster Konto auswählen das Google-Konto aus, mit dem die Termine verwaltet werden sollen. Über Anderes Konto verwenden melden Sie sich mit einem anderen Konto an.
• Prüfen Sie im Berechtigungsdialog, welche Zugriffe der Assistent auf Ihr Google-Konto erhält. Um die Freigabe zu erteilen, klicken Sie auf Weiter. Die Freigabe wird erteilt. Diese ist erforderlich, damit der Assistent Termine in Ihrem Kalender anlegen und verwalten kann.

Nach dem Bestätigen ist Ihr Google-Konto verbunden.

Microsoft 365 verbinden

• Klicken Sie auf die Kachel Microsoft 365. Es öffnet sich der Anmeldedialog von Microsoft.
• Wählen Sie im Fenster Konto auswählen ein bereits eingerichtetes Konto aus oder melden Sie sich über Anderes Konto verwenden an. Die Freigabe wird anschließend erteilt und Ihr Microsoft-365-Konto wird verbunden. 

Nach dem Bestätigen ist Ihr Microsoft-365-Konto verbunden.

Öffnungszeiten festlegen

Die Öffnungszeiten legen das Zeitfenster fest, in dem Termine vergeben werden. Ihr Assistent bucht ausschließlich Termine innerhalb dieses Zeitfensters. Solange Sie keinen Wochentag auswählen, ist der Abschnitt Immer geschlossen aktiviert und Ihr Assistent vergibt keine Termine.

• Klicken Sie im Bereich Öffnungszeiten auf Öffnungszeiten bearbeiten. Es öffnet sich ein Konfigurationsfenster.
• Aktivieren Sie für jeden gewünschten Wochentag den Schalter (Montag bis Sonntag). Sobald ein Tag aktiviert ist, erscheinen Zeitfelder für Beginn und Ende (Standard: 09:00–17:00), die Sie anpassen können. Nicht aktivierte Tage bleiben auf „Geschlossen".
• Über +Zeitraum hinzufügen hinterlegen Sie pro Tag mehrere Zeitfenster, zum Beispiel um eine Mittagspause auszusparen.
• Wählen Sie unter Zeitzone die passende Zeitzone aus (zum Beispiel Berlin), damit alle Zeitangaben korrekt interpretiert werden.
• Schließen Sie das Konfigurationsfenster. Die Zeitfenster werden im Bereich Öffnungszeiten angezeigt.
• Speichern Sie Ihre Öffnungszeiten über die Schaltfläche im Fenster.

Im Fenster Öffnungszeiten bearbeiten befindet sich unterhalb der Zeitzone der Abschnitt Ausnahmen. Diese Ausnahmen können Sie für tagesbezogene Sonderregelungen an Feiertagen oder besondere Zeiten hinzufügen. Um eine Ausnahme hinzuzufügen, gehen wie folgt vor:

• Klicken Sie in der Konfigurationsoberfläche im Abschnitt Terminbuchung auf Öffnungszeiten bearbeiten. Das Fenster Öffnungszeiten bearbeiten öffnet sich.

• Klicken Sie auf + Ausnahme hinzufügen.
• Wählen Sie ein Datum aus. Um alternativ abweichende Zeiten festzulegen oder den Tag als Geschlossen anzuzeigen, klicken Sie auf Zeiten festlegen.  

Bestehende Ausnahmen werden unter Bevorstehend bzw. Vergangen mit ihrer jeweiligen Anzahl angezeigt und lassen sich einzeln wieder entfernen.

Terminarten anlegen und Kalender zuordnen

Mit den Terminarten legen Sie fest, welche Art von Terminen Ihr Assistent buchen kann, beispielsweise eine Beratung oder eine Behandlung. Im selben Fenster legen Sie für jede Terminart fest, in welchen Kalender sie gebucht wird.

• Klicken Sie in der Konfigurationsoberfläche im Abschnitt Terminbuchung auf Terminart hinzufügen. Das Fenster Terminart hinzufügen öffnet sich.
• Vergeben Sie unter Bezeichnung des Termins einen aussagekräftigen Namen.
• Hinterlegen Sie im Feld Details zum Termin relevante Informationen wie Preise, Leistungen oder Ablauf, sodass der Assistent Rückfragen während des Gesprächs direkt beantworten kann.
• Geben Sie unter Dauer (Minuten) die Termindauer an (Standard: 30 Minuten).

Weitere Termineinstellungen

Im Fenster Terminart hinzufügen steuern Sie über den Bereich Erweiterte Einstellungen zusätzlich die Buchbarkeit: die maximale Vorlaufzeit in Tagen (wie weit im Voraus gebucht werden darf), einen Puffer davor und danach in Minuten (Zeit zwischen Terminen) sowie einen Mindestvorlauf in Minuten (wie kurzfristig gebucht werden darf).

Im Abschnitt Abzufragende Daten legen Sie fest, welche Informationen der Assistent im Buchungsgespräch erfasst. Der Name des Kunden wird immer erfasst. Weitere Angaben wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder benutzerdefinierte Abfragen fügen Sie über Abfrage hinzufügen hinzu. Für jede Abfrage legen Sie über einen Schalter fest, ob sie verpflichtend ist. Bei einer benutzerdefinierten Abfrage geben Sie zusätzlich eine kurze Anweisung an, wonach der Assistent fragen soll.

Kalender zuordnen

Damit ein gebuchter Termin am richtigen Ort landet, wählen Sie pro Terminart den Zielkalender aus.

• Klicken Sie im Fenster Terminart hinzufügen im Bereich Kalender auf Kalender auswählen. In der Liste erscheinen die Kalender Ihres verbundenen Kontos, jeweils mit zugehöriger Zeitzone.
• Wählen Sie den Kalender aus, in dem diese Terminart eingetragen werden soll.
• Um die Einstellung zu sichern, klicken Sie auf Speichern.

Die neue Terminart erscheint danach in der Übersicht und kann jederzeit bearbeitet werden.
 

Kalender verwalten

In der Konfigurationsoberfläche steht im Abschnitt Kalender das verbundene Konto als eigener Eintrag – mit Anbieter, Kontoadresse und den Kalendern, die dazu gehören. Über + Kalender verbinden weiteres Konto desselben Anbieters an. Über das Papierkorb-Symbol am Eintrag trennen Sie ein verbundenes Konto wieder.

Änderungen speichern

Um Ihre Änderungen zu übernehmen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Änderungen speichern. Solange Sie nichts geändert haben, ist die Schaltfläche als Keine Änderungen ausgegraut.

Damit ist die Terminbuchung einsatzbereit: Sobald ein Kalender verbunden ist und Öffnungszeiten, mindestens eine Terminart sowie ein zugeordneter Kalender vorliegen, kennt Ihr Assistent die freien Zeiten in Ihrem Kalender und bucht die eingerichteten Terminarten während des Gesprächs für Ihre Kunden – über jeden Kanal, den Sie gebucht haben.

Um Ihre Einstellungen zu testen, führen Sie ein Gespräch mit dem Assistenten.