Als Datenschutzbeauftragter E-Mails löschen

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie als Datenschutzbeauftragter E-Mails löschen.

E-Mails, die sich im E-Mail-Archiv befinden, können nur vom Datenschutzbeauftragten gelöscht werden.

Ein Datenschutzbeauftragter ist eine Führungsrolle im Bereich der Unternehmenssicherheit, die von der Allgemeinen Datenschutzverordnung (GDPR) oder anderen ähnlichen Vorschriften gefordert wird. Dieser ist für die Überwachung der Datenschutzstrategie eines Unternehmens und deren Umsetzung verantwortlich, um die Einhaltung der GDPR-Anforderungen sicherzustellen. Diese Rolle kann im E-Mail-Archiv nur von Administratoren zugewiesen werden.

Hinweis

E-Mails von Mail Basic-/Mail Business-Postfächern und Microsoft Exchange 2019-Konten werden in separaten Archiven gespeichert. 

Um DSGVO-Konform E-Mails zu löschen, die sich in diesen Archiven befinden, müssen Sie für jedes Archiv einen Benutzer einladen und diesem die Rolle des Datenschutzbeauftragten zuweisen.

Wichtige Informationen zur Löschung von E-Mails

Damit eine E-Mail im E-Mail-Archiv gelöscht werden kann, muss diese mittels des entsprechenden Überprüfungsprozesses zum Löschen markiert werden. Zu diesem Zweck muss bei der Erstellung des Überprüfungsprozesses die Option Zum Überprüfen und Löschen ausgewählt werden. E-Mails mit dem Status Legal Hold können nicht gelöscht werden.

Sobald der Datenschutzbeauftragte eine Aufforderung zum Löschen von E-Mails erhält, kann er diese E-Mails prüfen. Wenn der Datenschutzbeauftragte entscheidet, dass eine oder mehrere E-Mails nicht gelöscht werden sollen, kann er diese aus dem Löschprozess entfernen.

Vor dem Löschen von E-Mails muss der Datenschutzbeauftragte den Löschgrund eingeben. Dieser wird aus Compliance-Gründen in die Auditprotokolle aufgenommen. 

Vorsicht

Wenn die ausgewählten E-Mails gelöscht werden, können diese nicht mehr wiederhergestellt werden.

E-Mails zum Löschen zu markieren

  • Loggen Sie als Kontoinhaber, Administrator oder als  Datenschutzbeauftragter sich in die E-Mail-Archivierung ein.

  • Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf Compliance und anschließend auf eDiscovery.

  • Klicken Sie auf Gespeicherte Suche.

  • Aktivieren Sie die gewünschte Suche.

  • Klicken Sie auf Zur Überprüfung markieren.

       Das Fenster Prüfprozess erstellen öffnet sich.

  • Wählen Sie die Option Zum Überprüfen und Löschen markieren (DSB).

  • Optional: Geben Sie einen Hinweis ein.

  • Klicken Sie auf Erstellen.

E-Mails löschen

Um als Datenschutzbeauftragter E-Mails zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Loggen Sie sich in die E-Mail-Archivierung  ein.

  • Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf Compliance und anschließend auf Prozess überprüfen.

  • Wählen Sie den entsprechenden Überprüfungsprozess aus. Dieser ist mit dem Hinweis Zum Löschen markiert.

  • Um den Löschvorgang zu starten, klicken Sie auf Löschen starten.

  • Geben Sie einen Löschgrund ein.

  • Optional: Aktivieren Sie die Option Benachrichtigen Sie mich per E-Mail, wenn der Löschvorgang abgeschlossen ist.

  • Klicken Sie auf Zustimmen.

    Der Löschvorgang wird zur Warteschlange hinzugefügt.

E-Mails vom Löschvorgang ausschließen

Um E-Mails, die zum Löschen markiert wurden, zu prüfen und vom Löschvorgang auszuschließen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf Compliance und anschließend auf Prozess überprüfen.

  • Klicken Sie rechts neben dem gewünschten Überprüfungsprozess auf die drei Punkte. 

  • Klicken Sie auf Zum Löschen markiert.

  • Öffnen Sie die gewünschte Nachricht, die zum Löschen markiert ist.

  • Um die Markierung der Nachricht aufzuheben, klicken Sie auf Nachricht behalten.

Weitere Informationen finden Sie hier:

Überprüfungsprozess nutzen