Überprüfungsprozess nutzen

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie den Überprüfungsprozess nutzen, um E-Mail-Inhalte zu prüfen.

Der Überprüfungsprozess bietet eine fortschrittliche, browserbasierte Benutzeroberfläche für Compliance-Beauftragte und Prüfer, die die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen müssen. Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Mail-Inhalte anhand von bestimmten Such- und Filterkriterien zu prüfen.

Folgende Rollen können auf den Überprüfungsprozess zugreifen: 

  • Kontoinhaber

  • Administrator

  • Prüfer

  • Eingeschränkter Prüfer

  • Datenschutzbeauftragter

Voraussetzungen
  • Sie haben für die Compliance-Beauftragten und Prüfer in der Benutzerverwaltung der E-Mail-Archivierung eine Berechtigung für den Zugriff auf Ihr E-Mail-Archiv erteilt. 

  • Sie haben sich als Kontoinhaber, Administrator oder als Prüfer in die E-Mail-Archivierung eingeloggt.

eDiscovery-Suche erstellen

Bevor Sie den Überprüfungsprozess erstellen, müssen Sie eine eDiscovery-Suche erstellen. 

Hinweise
  • E-Mails von Microsoft Exchange 2019-Konten werden in einem separaten Archiv gespeichert. Stellen Sie daher sicher, dass vor dem Erstellen der eDiscovery-Suche das entsprechende Archiv ausgewählt ist. Dieses können Sie auf der E-Mail-Übersichtsseite auswählen.

  • Um im Rahmen des Überprüfungsprozesses sowohl E-Mails von Mail Basic-/Mail Business-Postfächern als auch E-Mails von Microsoft Exchange 2019-Konten zu überprüfen, müssen Sie für beide Archive eine separate eDiscovery-Suche erstellen.

  • Stellen Sie sicher, dass maximal 10000 E-Mails ausgewählt werden, da dies den Erstellungsprozess erheblich verlangsamt. Verwenden Sie zu diesem Zweck Filter, um die Anzahl der E-Mails in der gespeicherten Suche zu reduzieren.

  • Klicken Sie in der Navigationsleiste links auf Compliance > eDiscovery.

  • Geben Sie die gewünschten Suchkriterien ein und wählen Sie den gewünschten Zeitraum.

Hinweis

Um die eDiscovery-Suche zu erstellen, müssen Sie mindestens 1 Suchkriterium definieren.

  • Optional: Um weitere Filter hinzuzufügen, klicken Sie auf Weitere Filter hinzufügen.

  • Geben Sie im Feld Name den gewünschten Namen für die eDiscovery-Suche ein.

  • Klicken Sie auf Speichern.

Überprüfungsprozess erstellen

So erstellen Sie einen Überprüfungsprozess:

  • Klicken Sie im Bereich Compliance > eDiscovery auf Gespeicherte Suche.

  • Aktivieren Sie die gewünschte Suche.

  • Klicken Sie auf Zur Überprüfung markieren.

       Das Fenster Prüfprozess erstellen öffnet sich.

  • Wählen Sie die gewünschte Prüfungsoption:

    Zur Überprüfung markieren

    oder

    Zum Überprüfen und Löschen markieren (DSB)

  • Optional: Geben Sie einen Hinweis ein.

  • Klicken Sie auf Erstellen.

    Der Überprüfungsprozess wird erstellt und die Seite PROZESS ÜBERPRÜFEN öffnet sich.

E-Mails prüfen

Um E-Mails zu prüfen gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie im Bereich Compliance > Prozess überprüfen.

  • Klicken Sie neben dem gewünschten Überprüfungsprozess auf die drei Punkte.

  • Eine Auswahlliste öffnet sich. In dieser Auswahlliste werden Ihnen verschiedene Optionen angezeigt, um die ausgewählten E-Mails zu prüfen:

    E-Mail anzeigen: Im Bereich E-Mail anzeigen können Sie auswählen, ob alle E-Mails oder nur die E-Mails angezeigt werden sollen, die zur Prüfung vorgemerkt sind oder bereits geprüft wurden.

    Status bearbeiten: Im Bereich Status bearbeiten können Sie auswählen, ob alle E-Mails zur Überprüfung oder als Geprüft markiert werden sollen.

    Status entfernen: Im Bereich Status entfernen können Sie entweder den aktuellen Status der ausgewählten E-Mails ändern.  

E-Mails mit dem Status Zur Überprüfung vorgemerkt prüfen

Um E-Mails mit dem Status Zur Überprüfung vorgemerkt zu prüfen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Klicken Sie neben dem gewünschten Überprüfungsprozess auf die drei Punkte.

  • Wählen Sie Zur Prüfung vorgemerkt.

  • Klicken Sie auf die gewünschte E-Mail, die Sie prüfen möchten.

  • Um nachvollziehen zu können, dass die E-Mail bereits geprüft wurde, klicken Sie auf Als geprüft markieren.

Hinweis

Einige E-Mails können sich in mehreren gespeicherten Suchergebnissen von eDiscovery-Suchen befinden. In diesem Fall die Tags Zur Prüfung vorgemerkt und Geprüft nur einmal hinzugefügt.

Weitere Informationen finden Sie hier:

Als Datenschutzbeauftragter E-Mails löschen