E-Mail-Archivierung im Überblick
Einfach - Rechtssicher - Automatisch
Wir unterstützen Sie, Ihre E-Mails sicher nach den gesetzlichen Vorgaben zu archivieren. Neben Ihren IONOS E-Mail-Postfächern können Sie mit der E-Mail-Archivierung auch E-Mail-Postfächer von anderen E-Mail-Anbietern rechtssicher archivieren, sofern diese IMAP unterstützen.
Die E-Mail-Archivierung ist sowohl für Unternehmen als auch für private Anwender geeignet.
Sämtliche E-Mails aller Ihrer ausgewählten E-Mail-Postfächer – empfangen und gesendet – werden in ihrem Originalzustand inklusive Anhängen nach Aktivierung automatisch im E-Mail-Archiv gesichert.
Ihre geschäftliche und private Korrespondenz wird automatisiert und rechtssicher digital archiviert.
Rechtssicher. Konform mit GoBD.
Fakt ist: Geschäftliche E-Mails auf externen Festplatten oder über eine einfache E-Mail-Weiterleitung zu archivieren reicht bei Weitem nicht aus, um alle gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen.
Zu schnell ist eine E-Mail versehntlich gelöscht, ein E-Mail Anhang wurde vergessen oder die Mail kann manipuliert werden.
Eine komfortable Lösung, die Sie dabei unterstützt die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, ist die IONOS E-Mail-Archivierung.
Einloggen und E-Mail-Archivierung aktivierenE-Mail-Archivierung aktivieren
Revisionssicher. Sicher vor Manipulation.
Ihre E-Mails werden ab dem Tag, an dem Sie die E-Mail-Archivierung einrichten, sicher und unveränderbar in Ihrem Originalzustand in einem unseren deutschen Rechenzentren archiviert. Nach der Aktivierung der E-Mail-Archivierung werden Ihre E-Mails revisionssicher gespeichert und sind dann konform mit den gesetzlich verpflichtenden Kriterien im E-Mail-Archiv vorhanden.
Praktisch: Haben Sie versehentlich eine E-Mail aus Ihrem Postfach gelöscht, ist sie dennoch im Archiv enthalten und kann jederzeit wieder hergestellt werden. Das Löschen einzelner E-Mails aus dem Archiv kann lediglich von einem Datenschutzbeauftragten erfolgen, dessen Zugriff protokolliert wird.
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Flexibel. Individuell.
Die E-Mail-Archivierung gilt für beliebig viele E-Mail-Postfächer, beliebig vieler Domains, die zu einer Kundennummer bei IONOS gehören – eine Bestellung pro Postfach ist also nicht erforderlich. Selbstverständlich können Sie die E-Mail-Archivierung auch für alle IONOS E-Mail-Adressen verwenden, die Sie später einrichten. Darüber hinaus können Sie auch E-Mail-Postfächer von anderen E-Mail-Anbietern rechtssicher archivieren, sofern diese IMAP unterstützen.
Gestatten Sie über ein individuelles Rollen-/Rechte-Management externen Personen Zugriff auf Ihr E-Mail-Archiv, z. B. einem Prüfer beim Finanzamt zur Sichtung der gespeicherten E-Mails.
Der 5 GB großer Speicherplatz kann nie volllaufen, denn es wächst automatisch zu günstigen Konditionen pro weiterem GB mit.
Natürlich funktioniert die E-Mail-Archivierung auch, wenn Sie Ihre E-Mails mit Microsoft Outlook oder anderen E-Mail-Programmen verwalten.
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Die E-Mail-Archivierung ist nach IDW PS 880 zertifiziert. Sie erfüllt alle gesetzlichen Ordnungsmäßigkeits-, Sicherheits- und Kontrollanforderungen. Damit entspricht sowohl die Softwareentwicklung als auch die Software aus Kundensicht den Anforderungen der Rechts- und Manipulationssicherheit gemäß IDW PS 880. Dieser Prüfungsstandard (PS) zur Prüfung von Softwareprodukten des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) ist seit 2010 gültig.
Die Bescheinigung über die Durchführung einer Softwareprüfung finden Sie hier: