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KI Telefonassistent: Erste Schritte

Gültig für KI Telefonassistent (Momentum KI).

Ihr persönlicher KI Telefonassistent nimmt rund um die Uhr Anrufe entgegen, unterstützt Ihre Kunden sofort und entlastet Ihr Team zuverlässig. 

Für die Einrichtung steht Ihnen ein KI-Einrichtungsassistent zur Seite: Er stellt Ihnen in einem Chat nacheinander die wichtigsten Fragen und konfiguriert Ihren Telefonassistenten anhand Ihrer Antworten. Sie antworten entweder per Klick auf die vorgeschlagenen Antworten oder in eigenen Worten. Einen Testanruf können Sie jederzeit direkt aus dem Chat heraus starten.

Sie können den Assistenten auch überspringen und alle Einstellungen selbst vornehmen. Beide Wege lassen sich jederzeit kombinieren.

Einrichtungsassistent starten

Voraussetzung

  • Sie haben einen Vertrag für den IONOS KI-Telefonassistenten. 

Falls Sie noch keinen entsprechenden Vertrag haben, können Sie sich auf der  IONOS Produktseite informieren und das Produkt direkt bestellen.

  • Loggen Sie sich in Ihr IONOS Konto ein.
  • Klicken Sie in der Titelleiste auf Menü > AI Frontdesk.
  • Klicken Sie in der Vertragsübersicht beim gewünschten Vertrag auf Verwalten.
  • Klicken Sie in der Vertragsübersicht beim gewünschten Vertrag auf Verwalten.
  • Der Einrichtungsassistent öffnet sich im Bereich Einrichtung mit der Begrüßung Willkommen bei Ihrem AI Frontdesk.

Einrichtung per Dialog oder selbst konfigurieren

Zum Start haben Sie die Wahl zwischen zwei Wegen:

  • Gemeinsam einrichten: Der Einrichtungsassistent stellt Ihnen die wichtigsten Fragen und konfiguriert Ihren Telefonassistenten anhand Ihrer Antworten. Das dauert nur wenige Minuten und ist der schnellste Weg zu einem einsatzbereiten Assistenten.
  • Erst ansehen, was möglich ist: Sie gelangen direkt in Ihr Dashboard und sehen sich die Einstellungen in Ruhe an. Es wird dabei nichts geändert.

Sie legen sich mit dieser Wahl nicht fest:

  • Sie können die geführte Einrichtung jederzeit nachholen. Schreiben Sie dem Assistenten dazu im Chat, dass Sie mit der Einrichtung starten möchten.
  • Sie können den Assistenten auch für einzelne Einstellungen nutzen, ohne den kompletten Dialog zu durchlaufen – zum Beispiel, um nur die Stimme zu wechseln oder die Begrüßung zu ändern.
  • Sie können alle Einstellungen selbst in den Formularen Ihres Dashboards vornehmen und den Assistenten gar nicht verwenden.

Die folgenden Abschnitte beschreiben die geführte Einrichtung. Wie Sie die Einstellungen selbst vornehmen, erfahren Sie im Abschnitt “Erweiterte Einstellungen konfigurieren”.

So funktioniert der Dialog

Der Einrichtungsassistent stellt Ihnen nacheinander Fragen zu Ihrem Unternehmen und zum gewünschten Verhalten Ihres Telefonassistenten. Dabei gilt:

  • Antworten per Klick oder als Freitext. Zu jeder Frage schlägt der Assistent passende Antworten vor, die Sie direkt anklicken können. Alternativ formulieren Sie Ihre Antwort im Eingabefeld Nachricht an den Einrichtungsassistenten selbst.
  • Änderungen werden sofort übernommen. Sobald der Assistent etwas konfiguriert, zeigt er eine Karte Konfiguration aktualisiert. Darin sehen Sie den alten und den neuen Wert im Vergleich, zum Beispiel für Sprache, Stimme und Begrüßung.
  • Der Assistent stellt Rückfragen. Bevor er zentrale Einstellungen wie die Begrüßung übernimmt, schlägt er einen Text vor und bittet Sie um Bestätigung.

Hinweis

Der Einrichtungsassistent antwortet in der Sprache, in der Sie mit ihm schreiben. Er übernimmt diese Sprache auch für Ihren Telefonassistenten und passt Stimme und Begrüßung entsprechend an. Wenn Sie den Dialog also auf Spanisch führen, telefoniert auch Ihr Assistent auf Spanisch. Sprache und Stimme können Sie jederzeit ändern – im Dialog oder später in der Konfigurationsoberfläche.

Diese Themen klärt der Einrichtungsassistent

Die folgenden Themen fragt der Assistent im Regelfall ab. Je nach Ihren Antworten können einzelne Punkte entfallen oder hinzukommen.

Website und Unternehmenswissen

Der Assistent fragt nach der Website Ihres Unternehmens und liest daraus grundlegende Informationen aus, um Kundenfragen beantworten zu können. Geben Sie dazu Ihre Domain an (z. B. example.com).

Wenn Sie noch keine Website haben oder diese noch nicht angeben möchten, teilen Sie dies dem Assistenten mit. Die Einrichtung läuft dann ohne Website weiter. Das Anlernen der Website-Inhalte können Sie später jederzeit in der Konfigurationsoberfläche nachholen.

Branche, Unternehmensname und Ziel

Der Assistent fragt, womit Ihr Unternehmen sein Geld verdient und welches Ziel der Telefonassistent vorrangig erfüllen soll – zum Beispiel, keinen Anruf mehr zu verpassen. Anhand dieser Angaben richtet er das Verhalten Ihres Assistenten aus.

Name des Assistenten

Der Assistent schlägt Ihnen einen Namen für Ihren Telefonassistenten vor (z. B. Rita). Sie können den Vorschlag übernehmen, einen eigenen Namen nennen oder den Namen später jederzeit ändern.

Begrüßung

Der Assistent formuliert eine Begrüßung für Ihr Unternehmen und legt sie Ihnen zur Bestätigung vor.

Achtung

Für den rechtskonformen Betrieb muss sich der KI-Telefonassistent bei der Begrüßung zwingend als KI identifizieren und auf Ihre Datenschutzerklärung hinweisen. Der Einrichtungsassistent berücksichtigt dies in seinem Vorschlag. Prüfen Sie den Text dennoch, bevor Sie ihn bestätigen, und ergänzen Sie ihn bei Bedarf.

Beispiel: „Hallo! Ich bin Rita, eine KI-Telefonassistentin. Hinweise zum Datenschutz finden Sie auf unserer Website. Wie kann ich Ihnen heute helfen?“

Weitere Informationen zum Datenschutz sowie einen Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung finden Sie im Artikel Wichtige Ergänzung für Ihre Datenschutzerklärung.
 

Sprache und Stimme

Passend zur Sprache des Dialogs zeigt Ihnen der Assistent die verfügbaren Stimmen in einer Karte Stimme auswählen an. Über das Wiedergabesymbol hören Sie sich eine Stimme an, über Alle anzeigen sehen Sie die vollständige Liste. Teilen Sie dem Assistenten anschließend mit, welche Stimme er verwenden soll.

Nachrichten aufnehmen oder Anrufe weiterleiten

Der Assistent fragt, ob er die Anliegen der Anrufer notieren oder Anrufe an Sie beziehungsweise Ihre Kolleginnen und Kollegen weiterleiten soll.

Für den Start empfiehlt sich die Nachrichtenaufnahme: Sie benötigt keine zweite Rufnummer, ist jederzeit änderbar, und Sie erhalten die Daten jedes Anrufs (Name, Telefonnummer, Anliegen) kurz darauf per E-Mail.

Testanruf

Sobald die Grundkonfiguration steht, bietet Ihnen der Assistent eine Karte Testanruf an. Damit rufen Sie Ihren Telefonassistenten direkt im Browser an und hören die Einrichtung live.

Der Testanruf ist kein Pflichtschritt mehr, wir empfehlen ihn aber ausdrücklich. Stellen Sie dem Assistenten testweise eine typische Kundenfrage oder bitten Sie darum, eine Nachricht zu hinterlassen.

Für weitere Testanrufe empfehlen wir Ihnen, die Testanruf-Funktion auf der Konfigurationsseite zu nutzen. So belasten Sie ggf. Ihr Kontingent nicht, denn Anrufe über diese Funktion sind kostenlos. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Testanruf durchführen.
 

Einrichtung beenden

Sie können die Einrichtung jederzeit abschließen – auch dann, wenn noch nicht alle Themen besprochen sind. Teilen Sie dem Assistenten dazu einfach mit, dass Sie die Konfiguration beenden möchten.

Ihr Telefonassistent ist anschließend einsatzbereit: Er nimmt Anrufe entgegen, begrüßt Anrufer in der eingestellten Sprache und sendet Ihnen zu jedem Anruf eine Zusammenfassung per E-Mail.

Alle weiteren Einstellungen nehmen Sie danach in der Konfigurationsoberfläche vor. Über das Menü (…) am oberen Rand des Chats blenden Sie den Einrichtungsassistenten aus und sehen die vollständige Oberfläche.

Der Chat bleibt weiterhin verfügbar. Sie können ihn also jederzeit für gezielte Änderungen nutzen – beschreiben Sie dem Assistenten einfach, was Sie anpassen möchten. Alternativ nehmen Sie alle Einstellungen selbst in den Formularen der Konfigurationsoberfläche vor.

Wichtig für den Start: Wir empfehlen Ihnen, als Erstes die von Ihrer Website extrahierten Inhalte zu überprüfen. So stellen Sie sicher, dass die KI von Anfang an mit den korrekten Fakten arbeitet.
 

Erweiterte Einstellungen konfigurieren

Auf der Konfigurationsseite stehen Ihnen unter anderem folgende erweiterte Einstellungen zur Verfügung. Nutzen Sie die verlinkten Anleitungen, um sich im Detail zu informieren:

Assistent in Betrieb nehmen

Wenn Sie mit der Konfiguration und den Tests zufrieden sind, können Sie den Telefonassistenten für Ihre Kunden verfügbar machen.

Wie das funktioniert, was Sie dabei beachten müssen und wie Sie Ihren Assistenten in Ihre bestehende Telefoninfrastruktur integrieren können, erfahren Sie im Artikel KI Telefonassistent für Kunden erreichbar machen.
 

Abschluss und nächste Schritte

Sobald Sie den Testanruf erfolgreich durchgeführt haben, erscheint die Meldung Einrichtung abgeschlossen. Ihr KI-Telefonassistent ist nun einsatzbereit.

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