KI Telefonassistent: Schritt für Schritt einrichten
Gültig für KI Telefonassistent (Momentum KI).
Ihr persönlicher KI Telefonassistent nimmt rund um die Uhr Anrufe entgegen, unterstützt Ihre Kunden sofort und entlastet Ihr Team zuverlässig.
Mithilfe unseres Einrichtungsassistenten führen wir Sie in nur 4 Schritten durch die Ersteinrichtung. Der letzte Schritt ist ein Testanruf. Auf diese Weise können Sie erste Erfahrungen mit dem Assistenten sammeln, bevor Sie ihn Ihren Anforderungen entsprechend weiter anpassen.
Video: Ersteinrichtung und Funktionen im Überblick
Das folgende How-To-Video wird durch das Videoportal YouTube bereitgestellt. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.youtube.com/intl/ALL_de/howyoutubeworks/our-commitments/protecting-user-data.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Voraussetzung
Sie haben einen Vertrag für den IONOS KI-Telefonassistenten.
Falls Sie noch keinen entsprechenden Vertrag haben, können Sie sich auf der IONOS Produktseite informieren und das Produkt direkt bestellen.
- Loggen Sie sich in Ihr IONOS Konto ein.
- Klicken Sie in der Titelleiste auf Menü > AI Frontdesk.
- Klicken Sie in der Vertragsübersicht beim gewünschten Vertrag auf Verwalten. Die Konfigurationsoberfläche öffnet sich.
- Klicken Sie auf Jetzt starten, um den Einrichtungsassistenten zu starten.
1. Website-Inhalte anlernen
Im ersten Einrichtungsschritt lernt der Assistent grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen, um Kundenfragen beantworten zu können.
Hinweis
Wenn Sie noch keine Website haben oder diese noch nicht angeben möchten, können Sie diesen Schritt überspringen. Wählen Sie dazu die entsprechende Option aus. Das Extrahieren der Website-Inhalte können Sie später jederzeit nachholen.
- Geben Sie Ihre Domain in das dafür vorgesehene Feld ein (z. B. example.com).
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt anlernen.
Die KI liest nun relevante Informationen über Ihr Unternehmen aus. Dieser Vorgang kann 2-3 Minuten dauern.
2. Begrüßung anpassen
In diesem Einrichtungsschritt legen Sie fest, wie Ihr Assistent Anrufer begrüßen soll.
- Formulieren Sie eine passende Begrüßung für Ihr Unternehmen.
Achtung
Für den rechtskonformen Betrieb muss sich der KI-Telefonassistent bei der Begrüßung zwingend als KI identifizieren und auf Ihre Datenschutzerklärung hinweisen.
Beispiel: „Hallo! Ich bin Rita, eine KI-Telefonassistentin. Hinweise zum Datenschutz finden Sie auf unserer Website. Wie kann ich Ihnen heute helfen?“.
Weitere Informationen zum Datenschutz sowie einen Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung finden Sie im Artikel Wichtige Ergänzung für Ihre Datenschutzerklärung.
- Klicken Sie anschließend auf Weiter.
3. Gesprächszusammenfassungen konfigurieren
In diesem Einrichtungsschritt haben Sie die Möglichkeit, einen E-Mail-Kontakt zu hinterlegen. An diesen Kontakt sendet Ihnen der Assistent Zusammenfassungen der geführten Telefonate per E-Mail zu. So bleiben Sie stets über Ihre Kundeninteraktionen informiert.
- Geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse ein (z. B. max.mustermann@example.com).
- Klicken Sie auf Weiter, um zum letzten Schritt zu gelangen.
4. Testanruf durchführen
Der letzte Schritt ist ein obligatorischer Testanruf. Mit diesem Testanruf prüfen Sie die Konfiguration und das Verhalten des KI-Telefonassistenten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Testanruf. Das Fenster Testanruf öffnet sich und eine Verbindung wird hergestellt. Die Rufnummer Ihres neuen Assistenten wird in diesem Fenster angezeigt (z. B. +4930123456789).
- Um den Anruf zu beenden, klicken Sie auf Auflegen. Anschließend werden Sie um eine Bewertung des Testanrufs gebeten.
- Bewerten Sie den Testanruf und klicken Sie auf Weiter.
Abschluss und nächste Schritte
Sobald Sie den Testanruf erfolgreich durchgeführt haben, erscheint die Meldung Einrichtung abgeschlossen. Ihr KI-Telefonassistent ist nun einsatzbereit.
Ein Klick auf die Schaltfläche Weiter konfigurieren führt Sie zur allgemeinen Konfigurationsseite. Dort können Sie das Verhalten des Assistenten für Ihren genauen Einsatzzweck im Detail anpassen.
Für weitere Testanrufe empfehlen wir Ihnen, die Testanruf-Funktion auf der Konfigurationsseite zu nutzen. So belasten Sie ggf. Ihr Kontingent nicht, denn Anrufe über diese Funktion sind kostenlos. Weitere Informationen zur Testanruf-Funktion finden Sie im Artikel Testanruf durchführen.
Wichtig für den Start: Wir empfehlen Ihnen, als Erstes die von Ihrer Website extrahierten Inhalte zu überprüfen. So stellen Sie sicher, dass die KI von Anfang an mit den korrekten Fakten arbeitet.
Erweiterte Einstellungen konfigurieren
Auf der Konfigurationsseite stehen Ihnen unter anderem folgende erweiterte Einstellungen zur Verfügung. Nutzen Sie die verlinkten Anleitungen, um sich im Detail zu informieren:
- Stimme, Sprache und Verhalten: Passen Sie die Persönlichkeit und den Gesprächsstil an.
Stimme, Sprache und Verhalten anpassen - Unternehmenswissen: Verwalten Sie Ihre extrahierten Website-Inhalte und fügen Sie gezielt weitere Informationen und Details hinzu.
Unternehmenswissen hinterlegen und verwalten - Kontakte, Anrufweiterleitungen & E-Mail-Zusammenfassung: Legen Sie fest, wann und an wen Anrufe durchgestellt werden sollen.
Weiterleitung und Kontakte verwalten - Anliegen: Definieren Sie komplexe Abfragen, z. B. für Support-Fälle.
Anliegen einrichten - Terminbuchung: Ermöglichen Sie Ihrem Assistenten, Termine direkt während des Gesprächs zu buchen.
Terminbuchung mit Cal.com einrichten
Terminbuchung mit Calendly einrichten - API-Integrationen: Verknüpfen Sie den Assistenten mit anderen Anwendungen, beispielsweise mit CRM-Systemen, weiteren Kalender- und Buchungstools sowie Marketing- und Support-/Ticketing-Systemen.
API-Integrationen einrichten - Website-Widget: Binden Sie den Assistenten in Ihre Website ein.
KI-Telefonassistent: Website-Widget einrichten
Assistent in Betrieb nehmen
Wenn Sie mit der Konfiguration und den Tests zufrieden sind, können Sie den Telefonassistenten für Ihre Kunden verfügbar machen.
Wie das funktioniert, was Sie dabei beachten müssen und wie Sie Ihren Assistenten in Ihre bestehende Telefoninfrastruktur integrieren können, erfahren Sie im Artikel KI-Telefonassistent für Kunden erreichbar machen.