Eine Ausschreibung ist laut Definition eine öffentliche und schriftliche Aufforderung zur Abgabe eines Angebots für die in der Ausschreibung genannten Leistungen (z. B. Produktlieferung oder Dienstleistung). Ausschreibungen werden von Unternehmen der Privatwirtschaft, Privatpersonen sowie der öffentlichen Hand genutzt.
Öffentlich-rechtliche Auftraggeber sind in der Regel zu Ausschreibungen gesetzlich verpflichtet, und es gelten bestimmte nationale bzw. EU-weite Regelungen für Ausschreibungsverfahren.
Ausschreibungen für staatlich finanzierte Projekte müssen allen Unternehmen, die in Frage kommen, gleichermaßen zugänglich sein und werden deshalb schriftlich in Fachzeitschriften oder auf einschlägigen Onlineportalen veröffentlicht. Andere gängige Bezeichnungen für die Ausschreibung sind Submission oder Verdingung.
In Deutschland und auch europaweit sind öffentliche Institutionen von Bund, Ländern und Gemeinden (z. B. Behörden, Institute) sowie Gewerbeunternehmen, die für ihre Projekte staatliche Fördergelder in einer bestimmten Höhe erhalten, gesetzlich dazu verpflichtet, jedes geplante Projekt (öffentlich) auszuschreiben, bevor sie ein Unternehmen damit beauftragen. Der Hintergrund dieses Vergabeverfahrens ist, dass öffentliche Gelder (z. B. aus Steuereinnahmen) möglichst sparsam und effizient eingesetzt werden sollen. Darüber hinaus dient es als Mittel gegen Korruption und Vetternwirtschaft bei der Vergabe öffentlicher Aufträge.
Inzwischen nutzen zunehmend auch Unternehmen aus der Privatwirtschaft Ausschreibungen, um das wirtschaftlichste Angebot für ein bestimmtes Projekt zu erhalten. Die Hauptgründe dafür sind allerdings eher Kostenminimierung und Steigerung der Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.
Im Gegensatz zu den öffentlichen Auftraggebern sind die gewerblichen Unternehmen nicht an die gesetzlichen Regelungen der Vergabeverordnung gebunden, die in den Paragrafen 15 bis 19 folgende Verfahrensarten unterscheidet:
- Offenes Verfahren: Das offene Verfahren stellt den Regelfall der öffentlichen Ausschreibung dar. Es kommt also immer dann zum Einsatz, wenn es keine besonderen Umstände gibt, die die Durchführung eines abweichenden Verfahrens erfordern. Im offenen Verfahren können eine unbegrenzte Anzahl von Unternehmen ihre Angebote einreichen. Es ist damit eine optimale Umsetzung des freien Wettbewerbs. Dennoch gelten gewisse Vergaberichtlinien, die die Eignung und Fachkunde der Bewerber sicherstellen. Weiteres dazu erfahren Sie im Abschnitt über den Ablauf des Vergabeverfahrens.
- Nichtoffenes Verfahren: Dieses Verfahren schränkt im Voraus den Kreis der möglichen Bieter ein, was nur in Ausnahmefällen zulässig ist. Mögliche Gründe wären z. B., dass die Verwaltungskosten eines offenen Verfahrens den Auftragswert um ein Vielfaches übersteigen oder dass ein früheres offenes Verfahren erfolglos geblieben ist. Auch besonders dringende Aufträge oder Projekte mit hoher Geheimhaltungseinstufung können eine vorausgehende Einschränkung des Bieterkreises erfordern.
- Verhandlungsverfahren: In dieser Verfahrensform wird nach der Ausschreibung und der Auswahl geeigneter Bewerber direkt über einzelne Vertragsbedingungen verhandelt. Eine reine Preisverhandlung ist in diesem Verfahren ebenfalls erlaubt. Es ist deshalb nur zulässig, wenn offenes und nichtoffenes Verfahren als unzweckmäßig eingestuft werden. Das Verhandlungsverfahren steht eigentlich im Widerspruch zu Chancengleichheit und offenem Wettbewerb.
- Wettbewerblicher Dialog: In einigen Fällen ist dem Auftraggeber zwar klar, welches Ergebnis ein Auftrag haben soll, aber nicht, welcher Lösungsweg sich dafür am besten eignet. Dafür ist der wettbewerbliche Dialog gedacht, der eine Mischform aus dem nichtoffenen und dem Verhandlungsverfahren ist. Dabei werden in einem ersten Schritt alle Einzelaspekte des Vertrags mit den geeigneten Bewerbern ausgehandelt, die im zweiten Schritt als Grundlage für eine Ausschreibung dienen, auf die sich die beteiligten Unternehmen dann bewerben können. Dem wettbewerblichen Dialog geht meist ein Teilnahmewettbewerb voraus, in dem Unternehmen ihre besondere Eignung für den Auftrag und ggf. Referenzen darlegen.
- Innovationspartnerschaft: Dieses Vergabeverfahren ist die Weiterführung des wettbewerblichen Dialogs. Hier ist nicht nur unklar, welche Lösung die beste ist, um ans Ziel zu gelangen, sondern es kommt überhaupt keine der bekannten gängigen Methoden in Frage. Aus diesem Grund entwickelt der Auftraggeber zusammen mit dem jeweiligen Unternehmen neue Methoden oder Produkte, mit denen das vorgegebene Ziel anschließend erreicht werden kann. Der Bieter wird nicht nur mit der Entwicklung des Lösungswegs, sondern anschließend auch ohne neue Ausschreibung mit der Umsetzung beauftragt. Auch einer Innovationspartnerschaft geht ein Teilnahmewettbewerb voraus.