So erstellen Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz

Wenn Sie in den Urlaub fahren oder krank sind und per E-Mail in dieser Zeit nicht erreichbar sein können oder wollen, ist eine automatische Antwort samt Abwesenheitsnotiz sinnvoll, damit Ihre unwissenden Kontakte nicht unnötig lange auf eine Antwort warten müssen. Bei einer Abwesenheitsnotiz handelt es sich um einen kompakten Text, der das Wichtigste vermittelt: In welchem Zeitraum Sie nicht erreichbar sind, wann Ihre Kontakte mit einer echten Antwort rechnen können, wahlweise der Grund für die Abwesenheit und ggf. eine persönliche Note. Auch ein Verweis auf eine andere E-Mail-Adresse, z. B. die eines Kollegen, ist häufig sinnvoll oder sogar notwendig.

Ganz klar: Zur guten Kommunikation über E-Mail gehört die Abwesenheitsnotiz dazu. Sie stellen sie über die Autoreply-Funktion Ihres Mailanbieters oder -programms ein – vergessen Sie nur nicht, diese wieder auszustellen, wenn Sie wieder da sind!

Was in den Text einer Abwesenheitsnotiz gehört, ist dabei kontextabhängig. Während manche Firmen einen förmlichen Umgang erwarten, ist es andernorts üblich, den Text mit kleinen persönlichen Elementen aufzulockern. Grundsätzlich ist eine Abwesenheitsnotiz jedoch unpersönlich, da automatisiert. Wie so oft macht auch hier der Ton die Musik. Schließlich möchte man niemandem, der versucht, einen zu kontaktieren, verärgern oder zu nahe treten.

Natürlich können Sie sich beim Verfassen einer Abwesenheitsnotiz auf Vorlagen und Beispiele verlassen. Wie aber formulieren Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz?

Titel

Im Titel ist es üblich, einfach „Abwesenheitsnotiz“ (englisch: „Out of Office Message“) zu schreiben. So weiß jeder sofort bei Erhalt der automatisierten Antwort, dass Sie nicht zur Verfügung stehen.

Anrede

Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer Anrede. Sie können sich auch für die eingegangene Nachricht bedanken. Eine Kombination aus beidem ist ebenfalls denkbar.

Beispiele:

• Sehr geehrte Damen und Herren, …
• Vielen/Herzlichen Dank für Ihre Nachricht!
• Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail!

Wiedererreichbarkeit

In die zweite Zeile des Texts Ihrer Abwesenheitsnotiz schreiben Sie am besten gleich die wichtigste Information: Ab wann Sie wieder erreichbar sind sowie wahlweise den Grund für Ihre Abwesenheit. Bei Abwesenheit auf unbestimmte Zeit reicht es, den Grund zu nennen. Die Information, wann Sie wieder erreichbar sind, macht einen besseren Eindruck als die Angabe der Abwesenheitszeit.

Beispiele:

• Ich bin derzeit im Urlaub. Gerne können Sie mich ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder erreichen.
• Ich bin ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder für Sie erreichbar.

Keine Weiterleitung

Falls Ihre E-Mails nicht weitergeleitet oder von einem Kollegen eingesehen werden können, ist es mitunter wichtig, dies mitzuteilen. Je nach Klientel kann es sinnvoll sein, einen Grund zu nennen oder Bedauern zu äußern.

Beispiele:

• Ihre Mail wird nicht weitergeleitet.
• Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre Mail nicht weitergeleitet.
• Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet werden kann.

Verweis

Wenn Sie durch einen Kollegen vertreten werden, können Sie Ihren Kontakt auf dessen E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer hinweisen. Eine Bitte, diese Option nur in dringenden Fällen zu nutzen, kann dabei helfen, kleinere Anliegen herauszufiltern.

Beispiele:

• Sie können sich gerne mit Ihrem Anliegen an KOLLEGE wenden: kollege@beispiel.de.
• Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an KOLLEGE: kollege@beispiel.de.
• Für Notfälle nutzen Sie bitte folgende Telefonnummer: XXXX.

Schlussformel

Sie können eine einfache Schlussformel verwenden. In Abwesenheitsnotizen ist es allerdings durchaus üblich, diese ganz wegzulassen.

Beispiele:

• Mit freundlichen Grüßen,
  NAME
• Liebe/Beste/Schöne Grüße,
  NAME

Ihre Abwesenheitsnotiz muss nicht zwingend so formell sein wie in den obigen Beispielen. In vielen Berufsfeldern können Sie z. B. mit Kunden lockerer und herzlicher umgehen. Unter Kollegen gilt dies besonders, wenn die Kommunikation über E-Mail ohnehin nur firmenintern läuft, also nur Ihre Kollegen die Abwesenheitsnotiz lesen können. Selbst bei vielen externen Geschäftspartnern ist eine „flotte“ Autoreply-Mail durchaus üblich. Wir zeigen Ihnen, womit Sie Ihre Abwesenheitsnotiz personalisieren können und worauf Sie lieber verzichten sollten.

Personalisierte Abwesenheitsnotiz: Das kann man tun!

Bei diesen Stilmitteln sollten Sie persönlich entscheiden, was zu Ihrer Firma passt. Bedenken Sie, dass Ihre Vorgesetzten möglicherweise dieselbe Abwesenheitsnotiz bekommen wie die Kollegen, mit denen Sie einen gelockerten Umgangston pflegen. Berücksichtigen Sie diese Tipps daher mit Bedacht.

Personalisierte Abwesenheitsnotiz: Das sollte man dabei lieber lassen!

Abwesenheitsnotizen sind eine grundsätzlich formelle Sache. Gewisse Stilmittel können über das Ziel hinausschießen. Wir zeigen Ihnen, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.

Die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz gehört bei der geschäftlichen E-Mail Kommunikation zum guten Ton und ist bei vielen Unternehmen Pflicht. Dennoch sollten Sie sich bei der Erstellung  gut überlegen, welche Informationen Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz preisgeben.

Denn immer häufiger kommt es vor, dass Kriminelle und Spam-Versender sich die darin enthaltenen Information zu Nutze machen.  So können zum Beispiel Angaben zu Abwesenheitszeiträumen für Einbrüche in Häuser oder Firmen genutzt werden. Zudem hat die automatische Abwesenheitsnotiz für Spam-Versender einen großen Vorteil: Durch das Versenden von Nachrichten an tausende, zufällig generierte E-Mail-Adressvariationen lässt sich durch die automatische Antwort herausfiltern, welche Adressen tatsächlich existieren.

Tipps zur Vorbeugung des Missbrauchs von Abwesenheitsnotizen gibt die Initiative Botfrei in ihrem Blogbeitrag.