Wenn Sie in den Urlaub fahren oder krank sind und per E-Mail in dieser Zeit nicht erreichbar sein können oder wollen, ist eine automatische Antwort samt Abwesenheitsnotiz sinnvoll, damit Ihre unwissenden Kontakte nicht unnötig lange auf eine Antwort warten müssen. Bei einer Abwesenheitsnotiz handelt es sich um einen kompakten Text, der das Wichtigste vermittelt: In welchem Zeitraum Sie nicht erreichbar sind, wann Ihre Kontakte mit einer echten Antwort rechnen können, wahlweise der Grund für die Abwesenheit und ggf. eine persönliche Note. Auch ein Verweis auf eine andere E-Mail-Adresse, z. B. die eines Kollegen, ist häufig sinnvoll oder sogar notwendig.
Ganz klar: Zur guten Kommunikation über E-Mail gehört die Abwesenheitsnotiz dazu. Sie stellen sie über die Autoreply-FunktionIhres Mailanbieters oder -programms ein – vergessen Sie nur nicht, diese wieder auszustellen, wenn Sie wieder da sind!
Was in den Text einer Abwesenheitsnotiz gehört, ist dabei kontextabhängig. Während manche Firmen einen förmlichen Umgang erwarten, ist es andernorts üblich, den Text mit kleinen persönlichen Elementen aufzulockern. Grundsätzlich ist eine Abwesenheitsnotiz jedoch unpersönlich, da automatisiert. Wie so oft macht auch hier der Ton die Musik. Schließlich möchte man niemandem, der versucht, einen zu kontaktieren, verärgern oder zu nahe treten.
Natürlich können Sie sich beim Verfassen einer Abwesenheitsnotiz auf Vorlagen und Beispiele verlassen. Wie aber formulieren Sie die perfekte Abwesenheitsnotiz?
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AdressbuchKalenderVirenschutzIm Titel ist es üblich, einfach „Abwesenheitsnotiz“ (englisch: „Out of Office Message“) zu schreiben. So weiß jeder sofort bei Erhalt der automatisierten Antwort, dass Sie nicht zur Verfügung stehen.
Beginnen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einer Anrede. Sie können sich auch für die eingegangene Nachricht bedanken. Eine Kombination aus beidem ist ebenfalls denkbar.
Beispiele:
In die zweite Zeile des Texts Ihrer Abwesenheitsnotiz schreiben Sie am besten gleich die wichtigste Information: Ab wann Sie wieder erreichbar sind sowie wahlweise den Grund für Ihre Abwesenheit. Bei Abwesenheit auf unbestimmte Zeit reicht es, den Grund zu nennen. Die Information, wann Sie wieder erreichbar sind, macht einen besseren Eindruck als die Angabe der Abwesenheitszeit.
Beispiele:
Falls Ihre E-Mails nicht weitergeleitet oder von einem Kollegen eingesehen werden können, ist es mitunter wichtig, dies mitzuteilen. Je nach Klientel kann es sinnvoll sein, einen Grund zu nennen oder Bedauern zu äußern.
Beispiele:
Wenn Sie durch einen Kollegen vertreten werden, können Sie Ihren Kontakt auf dessen E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer hinweisen. Eine Bitte, diese Option nur in dringenden Fällen zu nutzen, kann dabei helfen, kleinere Anliegen herauszufiltern.
Beispiele:
Sie können eine einfache Schlussformel verwenden. In Abwesenheitsnotizen ist es allerdings durchaus üblich, diese ganz wegzulassen.
Beispiele:
Anrede | Sehr geehrte Damen und Herren, … Vielen/Herzlichen Dank für Ihre Nachricht! Guten Tag und herzlichen Dank für Ihre E-Mail! |
Wiedererreichbarkeit | Ich bin derzeit im Urlaub. Gerne können Sie mich ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder erreichen. Ich bin ab Montag, TT/MM/JJ, hh:mm Uhr wieder für Sie erreichbar. |
(Weiterleitung) | Ihre Mail wird nicht weitergeleitet. Aus Vertraulichkeitsgründen wird ihre Mail nicht weitergeleitet. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet werden kann. |
(Verweis) | Sie können sich gerne mit Ihrem Anliegen an KOLLEGE wenden: kollege@beispiel.de. Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an KOLLEGE: kollege@beispiel.de. Für Notfälle nutzen Sie bitte folgende Telefonnummer: XXXX. |
(Schlussformel) | Mit freundlichen Grüßen, Liebe/Beste/Schöne Grüße, |
Natürlich sollte Ihre Abwesenheitsnotiz auch Ihre E-Mail-Signatur enthalten.
Ihre Abwesenheitsnotiz muss nicht zwingend so formell sein wie in den obigen Beispielen. In vielen Berufsfeldern können Sie z. B. mit Kunden lockerer und herzlicher umgehen. Unter Kollegen gilt dies besonders, wenn die Kommunikation über E-Mail ohnehin nur firmenintern läuft, also nur Ihre Kollegen die Abwesenheitsnotiz lesen können. Selbst bei vielen externen Geschäftspartnern ist eine „flotte“ Autoreply-Mail durchaus üblich. Wir zeigen Ihnen, womit Sie Ihre Abwesenheitsnotiz personalisieren können und worauf Sie lieber verzichten sollten.
Bei diesen Stilmitteln sollten Sie persönlich entscheiden, was zu Ihrer Firma passt. Bedenken Sie, dass Ihre Vorgesetzten möglicherweise dieselbe Abwesenheitsnotiz bekommen wie die Kollegen, mit denen Sie einen gelockerten Umgangston pflegen. Berücksichtigen Sie diese Tipps daher mit Bedacht.
Stilmittel | Beispiele |
Saloppere Formulierungen | Ich bin erstmal im Urlaub! Ihr könnt mich gerne wieder ab dem TT/MM/JJ erreichen. Ich bin ab dem TT/MM/JJ wieder für euch da – mit frischer Energie und Tatendrang! |
Besonderen Anlass nutzen | Ich wünsche Ihnen einen guten Rutsch ins neue Jahr. Über Weihnachten machen wir Pause. Ich wünsche Ihnen und Ihren Angehörigen eine besinnliche Weihnachtszeit! |
Humor unter Kollegen | Sofern ich im Dschungel nicht gefressen werde, könnt ihr mich ab dem TT/JJ/MM wieder erreichen. Ich hoffe, ich falle beim Wandern nicht in eine Schlucht! Wendet euch in dringenden Fällen bitte an meine Topfpflanze. |
Abwesenheitsnotizen sind eine grundsätzlich formelle Sache. Gewisse Stilmittel können über das Ziel hinausschießen. Wir zeigen Ihnen, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten.
Stilmittel | Beispiele |
Erleichterung/Schadenfreude | Endlich bin ich in meinem hart erkämpften Urlaub! Ich fliehe erstmal vor dem Schreibtisch in die Wildnis. Nichts wie raus hier! Haltet für mich die Stellung! |
„Egal-Einstellung“ erkennen lassen, | Ich bin im Urlaub und werde bis TT/MM/JJ keine Mails mehr lesen. Ich bin bis zum TT/MM/JJ nicht im Büro. Bitte schickt mir keine Mails. Ich bin nicht da! Ab dem TT/MM/JJ bin ich wieder zurück. |
Irrelevante Zusätze | (Ein Bild von einem sich sonnenden Eisbären) (Zitate) „Steile Gegenden lassen sich nur durch Umwege erklimmen, auf der Ebene führen gerade Wege von einem Ort zum andern.“ – Johann Wolfgang von Goethe (Emoticons) Haltet alle die Ohren steif! ;) Bis dann, euer Max! :D |
Sehr geehrte Damen und Herren,
haben Sie vielen Dank für Ihre Mail! Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT/MM/JJ wieder für Sie erreichbar.
Ihre Mail wird aus Vertraulichkeitsgründen nicht weitergeleitet. Wenden Sie sich in dringenden Fällen bitte an meinen Kollegen KOLLEGE: kollege@beispiel.de.
Mit freundlichen Grüßen,
NAME
Guten Tag,
Danke für Ihre Nachricht. Ich befinde mich im Urlaub und habe währenddessen keinen Zugriff auf meine Mails. Ich bin ab dem TT/MM/JJ gerne wieder für Sie da. Bis dahin vertritt mich mein Kollege KOLLEGE. Sie können Ihn über E-Mail (kollege@beispiel.de) oder Telefon (XXX-XXX) erreichen. Er hilft Ihnen gerne weiter. Haben Sie vielen Dank für Ihr Verständnis.
Liebe Grüße,
NAME
Liebe Kollegen,
Wenn ihr dies lest, bin ich im Urlaub. Keine Sorge – ich bin ab dem TT/MM/JJ wieder für euch da! In der Zeit vertritt mich freundlicherweise KOLLEGE (kollege@beispiel.de). Wendet euch in dringenden Fällen bitte an ihn.
Bleibt alle schön gesund! Ich bringe euch auch etwas aus Argentinien mit – versprochen!
Bis bald,
euer NAME
Lieber Kunde,
Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin im Urlaub und ab dem TT/MM/JJ wieder für Sie da. In dieser Zeit kann ich auf meine Mails leider nicht zugreifen. Bitte zögern Sie nicht, in dringenden Fällen meinen Kollegen KOLLEGE anzuschreiben (kollege@beispiel.de). Ihre Mail wird nämlich nicht weitergeleitet. Ich hoffe, dafür haben Sie Verständnis.
Ich freue mich, bald wieder für Sie da zu sein.
Mit freundlichen Grüßen,
NAME
Thank you for your mail.
I am currently on vacation with no access to my e-mail account. I’ll be back in office on Monday, TT/MM/JJ, and will respond to you as soon as possible.
In the meantime you can direct your urgent messages towards my colleague KOLLEGE (kollege@beispiel.de). Please be aware that your mail will not be forwarded automatically.
Thank you very much for your understanding.
Best Wishes
NAME
Hello,
Thanks for your message! I’m currently out of office and not back until TT/MM/JJ. If it’s urgent, you can send KOLLEGE a mail (kollege@beispiel.de) and he’ll be happy to help. I can’t read mails on vacation, and your mail will not be forwarded – be warned!
Anyway, I wish you all the best. I hope I don’t get lost in the desert and will return to you full of energy!
Yours Truly
NAME
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AdressbuchKalenderVirenschutzDie Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz gehört bei der geschäftlichen E-Mail Kommunikation zum guten Ton und ist bei vielen Unternehmen Pflicht. Dennoch sollten Sie sich bei der Erstellung gut überlegen, welche Informationen Sie in Ihrer Abwesenheitsnotiz preisgeben.
Denn immer häufiger kommt es vor, dass Kriminelle und Spam-Versender sich die darin enthaltenen Information zu Nutze machen. So können zum Beispiel Angaben zu Abwesenheitszeiträumen für Einbrüche in Häuser oder Firmen genutzt werden. Zudem hat die automatische Abwesenheitsnotiz für Spam-Versender einen großen Vorteil: Durch das Versenden von Nachrichten an tausende, zufällig generierte E-Mail-Adressvariationen lässt sich durch die automatische Antwort herausfiltern, welche Adressen tatsächlich existieren.
Tipps zur Vorbeugung des Missbrauchs von Abwesenheitsnotizen gibt die Initiative Botfrei in ihrem Blogbeitrag.
Spam-Mails sind lästig, aber meist unbedenklich. Problematischer sind sogenannte Phishing-Mails, bei denen sich Betrüger mit einer vermeintlich vertrauenswürdigen Absender-Adresse sensible Daten von den Empfängern erschleichen wollen. Diese Mails sehen täuschend echt aus, denn ohne eine digitale Signatur ist es ein Leichtes, den Absender zu fälschen. Um nicht nur ihre Kunden, sondern vor allem die...
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Terminabsprachen funktionieren besser, wenn man den Kalender des Kollegen oder Geschäftspartners kenn. Die Groupware Microsoft Outlook bietet daher die Möglichkeit, Kalenderinformationen mit anderen Personen zu teilen oder den gesamten Kalender zur Ansicht freizugeben. Welche Informationen Sie preisgeben, entscheiden Sie. Wie Sie dabei vorgehen, verraten wir Ihnen.
Automatische Abwesenheitsnotizen sind äußerst praktisch, um Ihre Kontakte darauf hinzuweisen, dass Sie aktuell nicht erreichbar sind. Über Outlook können Sie unkompliziert eine automatische Antwort einrichten. Darüber hinaus lassen sich in Outlook zahlreiche Sonderregeln festlegen, beispielsweise für den Fall, dass wichtige E-Mails weitergeleitet werden sollen. Wir erklären, wie Sie in Outlook...
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