Ab­we­sen­heits­no­tiz für El­tern­zeit und Mut­ter­schutz

Ihre El­tern­zeit oder Ihr Mut­ter­schutz stehen kurz bevor und die To-do-Liste wird immer länger? Ein Punkt, den viele übersehen, ist die Ab­we­sen­heits­no­tiz zur El­tern­zeit bzw. Ab­we­sen­heits­no­tiz zum Mut­ter­schutz. Mit unseren Vorlagen für die Ab­we­sen­heits­no­tiz zur El­tern­zeit in Englisch und Deutsch sowie Tipps zur Ein­rich­tung der E-Mail-Be­nach­rich­ti­gung sind Sie bestens gerüstet.

Ab­we­sen­heits­no­tiz zur El­tern­zeit: Wann ein­rich­ten?

Eine au­to­ma­ti­sche Ab­we­sen­heits­no­tiz sollte idea­ler­wei­se bereits vor Beginn Ihrer El­tern­zeit vor­be­rei­tet und aktiv zum ersten Ab­we­sen­heits­tag ein­ge­stellt werden. Das sorgt für Trans­pa­renz und ver­hin­dert, dass Absender den Eindruck bekommen, ihre Nachricht bliebe un­be­ant­wor­tet oder ungelesen.

Die Ein­rich­tung einer Ab­we­sen­heits­no­tiz in Outlook oder anderen Pro­gram­men wie Gmail oder Exchange er­mög­licht es, den Zeitraum der au­to­ma­ti­schen Antwort exakt fest­zu­le­gen, sodass sie ab dem ge­wünsch­ten Datum au­to­ma­tisch aktiv ist.

Was sollte die Ab­we­sen­heits­no­tiz für El­tern­zeit/Mut­ter­schutz be­inhal­ten?

Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger Ihrer Ab­we­sen­heits­no­tiz zur El­tern­zeit sollten folgende In­for­ma­tio­nen auf einen Blick erkennen:

• Datum, bis wann Sie in El­tern­zeit bzw. im Mut­ter­schutz sind
• In­for­ma­ti­on darüber, dass Sie Ihre E-Mails während dieser Zeit nicht lesen oder be­ant­wor­ten
• Wer übernimmt Ihre Ver­tre­tung und wie ist diese Person er­reich­bar?

Haben Sie in­ter­na­tio­na­le Kontakte? Dann ergänzen Sie als Service unter Ihrer deutschen Ab­we­sen­heits­no­tiz eine englische Version. Da Sie diese Ab­we­sen­heits­no­tiz erst zu Beginn Ihrer El­tern­zeit ak­ti­vie­ren, ist es nicht zwingend notwendig, den Anfang Ihrer El­tern­zeit zu kom­mu­ni­zie­ren.

Was gehört nicht in die Ab­we­sen­heits­no­tiz für Mut­ter­schutz/El­tern­zeit?

Die Ab­we­sen­heits­no­tiz erreicht als au­to­ma­ti­sche E-Mail-Be­nach­rich­ti­gung sowohl Ihre Kundinnen und Kunden als auch Ihre Kol­le­gin­nen und Kollegen. Sie sollte deshalb pro­fes­sio­nell for­mu­liert sein, dem Tonfall Ihres Un­ter­neh­mens ent­spre­chen und für alle Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger funk­tio­nie­ren.

Private Kon­takt­mög­lich­kei­ten (z. B. private E-Mail-Adressen oder Social-Media-Accounts) können angegeben werden, wenn dies ar­beits­recht­lich ab­ge­spro­chen ist. Per­sön­li­che Details wie der Name Ihres Kindes oder in­for­mel­le Grüße sind meist nicht geeignet oder unpassend.

Ab­we­sen­heits­no­tiz für die El­tern­zeit: Vorlagen in Deutsch und Englisch

Sind Sie unsicher, wie Sie Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz für die El­tern­zeit for­mu­lie­ren sollen? Dann nutzen Sie unsere Vorlagen für die Anrede und den Text in Deutsch und Englisch, die Sie natürlich in­di­vi­du­ell anpassen sollten:

Vorlagen für die Anrede in Deutsch

• Sehr geehrte Damen und Herren,

• Guten Tag,

• Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Geschäftspartner und Kunden,

• Hallo,

Vorlagen für die Anrede in Englisch

• Dear Sir or Madam,
• Hello,
• Dear Sir or Madam, business partners and clients,
• Hi,

Ab­we­sen­heits­no­tiz für die El­tern­zeit: Vorlagen in Deutsch

Kurz und knapp, ohne Anrede

Ich bin aktuell bis voraussichtlich zum XX.XX.XXXX in Elternzeit. Meine E-Mails werden nicht weitergeleitet oder gelesen. Wenden Sie sich bitte mit Ihrem Anliegen an meine Vertretung, [Vorname Nachname], die Sie per E-Mail an XX@XX.XX oder telefonisch unter XXX-XXX XX XX erreichen.
Mit freundlichen Grüßen
XX

Etwas per­sön­li­cher

Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht, die mich während meiner Elternzeit erreicht. Ich widme mich noch bis einschließlich XX.XX.XXXX ganz meiner Familie und kann Ihre E-Mail daher nicht lesen oder beantworten. Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen gern an meine Vertretung, [Vorname Nachname]. Sie erreichen sie per E-Mail an XX@XX.XX oder telefonisch unter XXX-XXX XX XX.
Herzliche Grüße
XX

Eher informell, mit Kon­takt­mög­lich­keit

Hallo,
ich bin seit XX.XX.XXXX im Mutterschutz mit anschließender Elternzeit und habe das große Glück, mich ganz meinem neugeborenen Kind widmen zu können. Deine/Ihre E-Mail kann ich in dieser Zeit nicht lesen oder beantworten. Das übernimmt meine wunderbare Vertretung [Vorname Nachname]. Er/Sie ist erreichbar per E-Mail an XX@XX.XX oder telefonisch unter XXX-XXX XX XX.
Wer mich privat kontaktieren möchte, kann dafür folgende E-Mail-Adresse nutzen: XX@XX.XX.
Updates zum süßen Nachwuchs poste ich übrigens regelmäßig auf Instagram: @XXXX.
Herzlich
Eure/Ihre XX XX bzw. Euer/Ihr XX XX

Ab­we­sen­heits­no­tiz für die El­tern­zeit: Vorlagen in Englisch

Kurz und knapp, ohne Anrede

I am currently on parental leave until XX/XX/XXXX and am not able to respond to your email. Please get in touch with my colleague [first name, last name] (email: XX@XX.XX, phone: XXX-XXX XX XX) for all enquiries and assistance.
Kind regards,
XX

Etwas per­sön­li­cher

Hello,
Thank you for your message. I’m currently on parental leave until XX/XX/XXXX and fully occupied with taking care of my little one. Please contact my colleague [first name, last name] (email: XX@XX, phone: XXX-XXX XX XX) who can assist and help you with any queries you might have.
Best wishes,
XX

Eher informell, mit Kon­takt­mög­lich­keit

Hi,
I'm super excited about the arrival of my child and will be on parental leave from XX/XX to XX/XX/XXXX. 
As my little one will be keeping me busy, I won’t be able to respond to emails during this time. If you have a work-related enquiry or need assistance, please contact [first name, last name] (email: XX@XX.XX, phone: XXX-XXX XX XX). 
If you'd like to stay in touch while I'm away, you can reach me at this email address: XX@XX.XX.
For regular updates on how things are going with me and the little one, you can find me on Instagram: @XXXX.
I look forward to catching up when I’m back at my desk.
Best,
XX XX

E-Mails während der El­tern­zeit

Haben Sie sich schon Gedanken gemacht, ob und wie Sie während Ihrer El­tern­zeit per E-Mail mit Freunden und Kollegen in Kontakt bleiben möchten? Da Sie Ihre be­ruf­li­che E-Mail-Adresse während dieser Zeit nicht nutzen können, sollten Sie sich früh­zei­tig über eine private Al­ter­na­ti­ve wie eine sichere und spamfreie E-Mail-Adresse in­for­mie­ren und einen per­sön­li­chen E-Mail-Account ein­rich­ten, falls Sie das noch nicht gemacht haben.