Abschiedsmail an Kollegen und Kunden: Muster und Tipps

Ihr letzter Arbeitstag naht und beim Gedanken an Ihre Abschiedsmail macht sich bei Ihnen Panik breit? Sie sind sich unsicher, ob Ihre Abschiedsmail tatsächlich an alle Kollegen gehen sollte und ob auch eine Nachricht an langjährige Kunden sinnvoll ist? Wir haben für Sie das Wichtigste rund um eine gelungene Abschiedsmail an Ihre Kollegen sowie Muster zur Inspiration zusammengestellt. Wenn Sie Fettnäpfchen ebenso wie leere Phrasen vermeiden möchten, lesen Sie unsere Tipps für eine gelungene letzte E-Mail am Arbeitsplatz.

Abschiedsmail an Kollegen und Kunden – deshalb ist sie wichtig

Auch wenn Ihnen das Schreiben einer Abschiedsmail schwerfällt oder Sie darüber nachdenken, ob ein freundliches Händeschütteln zum Abschied nicht besser wäre: Eine letzte E-Mail zum Ende Ihres Arbeitsverhältnisses gehört heutzutage nicht nur zum guten Ton. Sie erreicht auch Mitarbeiter und Partner an anderen Standorten, von denen Sie sich nicht persönlich verabschieden können. Für Ihre Kollegen und Kunden kann die Abschiedsmail zudem wichtige Informationen enthalten, z. B. wer Ihre Projekte übernimmt. Daher ist sie eigentlich unverzichtbar. Zudem ist die Abschiedsmail Ihre Chance, einen guten letzten Eindruck zu hinterlassen.

Kollegen, Vorgesetzte, Kunden: Wer gehört in den Verteiler Ihrer Abschiedsmail?

An wen Sie Ihre Abschiedsmail richten, hängt wesentlich von der Art Ihrer Arbeitsstelle und den dort herrschenden Strukturen ab. Verabschieden Sie sich in einer kleinen oder mittelständischen Firma von Ihren Kollegen, kann Ihre E-Mail sicherlich an alle Mitarbeiter versendet werden. Handelt es sich jedoch um einen großen Konzern, möglicherweise sogar mit mehreren Niederlassungen, schränken Sie sich besser ein: Schicken Sie Ihre Abschiedsmail dann an Ihre Abteilung, direkte Vorgesetzte sowie an befreundete Kollegen aus anderen Bereichen und Abteilungen.

Tipp

Eine Abschiedsmail an Kunden kann sinnvoll sein, sofern Sie über berufliche Außenkontakte verfügen, von denen Sie sich auf jeden Fall persönlich verabschieden möchten oder denen Sie mitteilen möchten, wer künftig der neue Ansprechpartner sein wird. Eventuell reicht hier aber auch, beispielsweise im Fall einer Kündigung, eine Abwesenheitsnotiz.

Grundregeln für eine gelungene Abschiedsmail: So treffen Sie den richtigen Ton

Die Abschiedsmail an Ihre Kollegen sollte – wie auch Ihre gesamte Kommunikation im Beruf – professionell und frei von Rechtschreibfehlern sein. Außerdem sollte sie den grundsätzlichen Regeln für gelungene berufliche E-Mails folgen. Der Ton einer Abschiedsmail kann seriös und sachlich gehalten sein, aber in einigen Fällen darf er auch emotionaler sein. Das hängt von Faktoren wie der Größe Ihres Unternehmens, dem Tonfall unter Kollegen und Vorgesetzten oder prinzipiell den Gepflogenheiten in Ihrer Branche ab. Vermeiden sollten Sie jedoch zu viel Pathos oder gar schlechte Witze. Bleiben Sie authentisch, humorvoll und optimistisch.

Tipp

Die gelungene Abschiedsmail eines Kollegen zu kopieren, ist keine gute Idee. Sinnvoll kann es jedoch sein, sich von vergangenen Abschiedsmails in Ihrem Unternehmen inspirieren zu lassen. Übernehmen Sie aber nicht den Wortlaut im Detail.

Abschiedsmail an Kollegen: Was hineingehört und was nicht

Entscheidend für den passenden Tonfall, die angemessene Länge und die Details einer Abschiedsmail ist natürlich, wie lange Sie im Unternehmen tätig waren, welche Funktion Sie dort innehatten und wie Ihre Firma aufgebaut ist. Eine Abschiedsmail fällt nach einer sechsmonatigen Tätigkeit in einem Start-up selbstverständlich anders aus als nach 25-jähriger Festanstellung in leitender Position in einem multinationalen Konzern.

Sie können erwähnen, warum Sie Ihre Arbeit beenden – ob das sinnvoll ist, hängt wesentlich vom Grund ab. Liegt z. B. eine Kündigung oder ein Jobwechsel vor, dann kann es taktvoller sein, nicht darauf einzugehen. Bei einer Abschiedsmail zum Ruhestand ist das natürlich anders. Unterbrechen Sie nur für einen befristeten Zeitraum Ihre Arbeit, sollten Sie das auch kommunizieren. Zusätzlich benötigen Sie eventuell eine Abwesenheitsnotiz für Ihre Elternzeit oder Ihr Sabbatical.

In den nachfolgenden Abschnitten haben wir einige weitere Informationen zusammengetragen, die Sie erwähnen bzw. auf die Sie lieber verzichten sollten.

Das sollte Ihre Abschiedsmail beinhalten

  • Datum Ihres letzten Arbeitstages
  • Kontakt: Ihre berufliche E-Mail-Adresse werden Sie nicht mehr lange nutzen können. Daher ist es oft angebracht, Ihren Kollegen eine private E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer zu geben, damit sie Sie auch in Zukunft kontaktieren können.
  • Nennung des neuenAnsprechpartners/Nachfolgers für Ihre Projekte bzw. Ihren Aufgabenbereich
  • Profil in Business-Netzwerken wie LinkedIn oder Xing bzw. eigene Website, Social-Media-Profil(e) auf Instagram, Twitter etc.
  • Termin, Ort und Details für Abschiedsumtrunk (falls geplant)

Das sollten Sie in Ihrer Abschiedsmail besser nicht stehen

Während wenn Lob und Humor in einer Abschiedsmail an Ihre Kollegen durchaus Platz haben, gilt dasselbe nicht für Kritik und Meckerei. Negative Dinge klärt man besser in einem Vieraugengespräch. Behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie nie wissen können, wer Ihnen in Ihrem beruflichen oder privaten Leben noch einmal begegnet. Zudem wirkt es sehr unprofessionell, in der letzten E-Mail zum abwertenden Rundumschlag auszuholen.

Ihren neuen Arbeitgeber müssen Sie nicht in einer Abschiedsmail nennen. In manchen Fällen ist das auch eher kontraproduktiv, falls es sich um ein Konkurrenzunternehmen handelt oder Ihr Jobwechsel mit Problemen behaftet ist. Ihn anzugeben ist nur dann sinnvoll, wenn Sie in ein Partnerunternehmen oder eine neue Niederlassung wechseln und auch in Zukunft mit früheren Kollegen zusammenarbeiten werden.

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Wann sollten Sie Ihre Abschiedsmail versenden?

Verschicken Sie Ihre Abschiedsmail auf keinen Fall an Ihrem letzten Arbeitstag, sondern unbedingt einige Tage vorher. So geben Sie Ihren Kollegen ausreichend Zeit, sich persönlich von Ihnen zu verabschieden und eventuell ein Abschiedsgeschenk zu organisieren. Sollten Sie zu einem Umtrunk einladen, planen Sie auch hier ein paar Tage Puffer ein, damit Ihre Kollegen sich darauf einstellen können.

Besprechen Sie den richtigen Zeitpunkt für Ihre Abschiedsmail gegebenenfalls mit Ihren Vorgesetzten. Das Ende Ihres Arbeitsverhältnisses sollte auf jeden Fall bereits in Ihrer Firma kommuniziert worden sein, bevor Sie sich per E-Mail verabschieden. So beugen Sie Überraschungen und Missverständnissen vor.

Muster für Ihre Abschiedsmail an Kollegen

Abschiedsmail: Kurz und knapp

Betreffzeile: Danke und auf Wiedersehen

Sehr geehrte Damen und Herren,

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am XX.XX.XXXX ist mein letzter Arbeitstag und ich bedanke mich auf diesem Wege bei Ihnen für die erfolgreiche Zusammenarbeit in den vergangenen XX Jahren. Meinen Aufgabenbereich wird in Zukunft Herr/Frau XX (E-Mail: XXX, Tel.: XXX) betreuen. Ich würde mich freuen, mit Ihnen über LinkedIn (hier Profil verlinken) in Kontakt zu bleiben.

Mit freundlichen Grüßen und den besten Wünschen

Ihr/Ihre XX

Tel.: XX

E-Mail: XX

Tipp

Die kurze und formale Variante eignet sich in der Regel auch für eine Abschiedsmail an Kunden als Muster. Wenn Sie einen Kunden langjährig betreuen und dabei mit festen Ansprechpartnern zusammengearbeitet haben, passt auch eine persönlichere, aber nicht zu emotionale Variante.

Emotional und persönlich – Abschiedsmail Ruhestand

Betreff: Auf Wiedersehen nach 25 wunderbaren Jahren

Sehr geehrter Herr XX/Sehr geehrte Frau XX,

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

kaum zu glauben: Nach wunderbaren 25 Jahren bei Firma XX werde ich mich am XX.XX.XXXX in den Ruhestand verabschieden. Der Abschied fällt mir wahrlich nicht leicht nach so vielen herausragenden beruflichen Erfahrungen und erfolgreichen Projekten, die ich gemeinsam mit Ihnen bestritten habe. Freundschaften sind entstanden, die ich auch in Zukunft pflegen möchte. Ich kann mich glücklich schätzen, dass ich mit so engagierten und freundlichen Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten durfte. Und so gehe ich zwar mit einem weinenden Auge, da ich Sie alle vermissen werde, aber auch mit einem lachenden, da ich mir keinen besseren Arbeitsplatz hätte wünschen können.

Ich hoffe, wir bleiben in Kontakt. Sie erreichen mich in Zukunft telefonisch unter XXX oder per E-Mail: XXX.

Ihr/Ihre

XX

Humorvoll und informell

Betreff: Tschüss

Hi Leute,

schön war’s mit euch und es hat immer Spaß gemacht (und ich meine hier nicht nur das abendliche Kickerturnier, ihr wisst schon …). Ab nächsten Montag müsst ihr mit meiner Nachfolgerin, XX, vorliebnehmen, die sich schon auf die Zusammenarbeit mit euch freut. Seid nicht traurig: Ich bleibe in der Gegend und werde ab XX.XX. bei XX als XX die Bude rocken. Lasst uns in Kontakt bleiben – ich würde mich freuen. Hier meine Daten: E-Mail: XX, Tel.: XX, LinkedIn/Xing-Profil, Social-Media-Profil.

Viele Grüße

XX


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