Abschiedsmail an Kollegen und Kunden: Muster und Tipps

Ihr letzter Arbeitstag naht und beim Gedanken an Ihre Abschiedsmail macht sich bei Ihnen Panik breit? Sie sind sich unsicher, ob Ihre Abschiedsmail tatsächlich an alle Kollegen gehen sollte und ob auch eine Nachricht an langjährige Kunden sinnvoll ist? Wir haben für Sie das Wichtigste rund um eine gelungene Abschiedsmail an Ihre Kollegen sowie Muster zur Inspiration zusammengestellt. Wenn Sie Fettnäpfchen ebenso wie leere Phrasen vermeiden möchten, lesen Sie unsere Tipps für eine gelungene letzte E-Mail am Arbeitsplatz.

Auch wenn Ihnen das Schreiben einer Abschiedsmail schwerfällt oder Sie darüber nachdenken, ob ein freundliches Händeschütteln zum Abschied nicht besser wäre: Eine letzte E-Mail zum Ende Ihres Arbeitsverhältnisses gehört heutzutage nicht nur zum guten Ton. Sie erreicht auch Mitarbeiter und Partner an anderen Standorten, von denen Sie sich nicht persönlich verabschieden können. Für Ihre Kollegen und Kunden kann die Abschiedsmail zudem wichtige Informationen enthalten, z. B. wer Ihre Projekte übernimmt. Daher ist sie eigentlich unverzichtbar. Zudem ist die Abschiedsmail Ihre Chance, einen guten letzten Eindruck zu hinterlassen.

An wen Sie Ihre Abschiedsmail richten, hängt wesentlich von der Art Ihrer Arbeitsstelle und den dort herrschenden Strukturen ab. Verabschieden Sie sich in einer kleinen oder mittelständischen Firma von Ihren Kollegen, kann Ihre E-Mail sicherlich an alle Mitarbeiter versendet werden. Handelt es sich jedoch um einen großen Konzern, möglicherweise sogar mit mehreren Niederlassungen, schränken Sie sich besser ein: Schicken Sie Ihre Abschiedsmail dann an Ihre Abteilung, direkte Vorgesetzte sowie an befreundete Kollegen aus anderen Bereichen und Abteilungen.

Die Abschiedsmail an Ihre Kollegen sollte – wie auch Ihre gesamte Kommunikation im Beruf – professionell und frei von Rechtschreibfehlern sein. Außerdem sollte sie den grundsätzlichen Regeln für gelungene berufliche E-Mails folgen. Der Ton einer Abschiedsmail kann seriös und sachlich gehalten sein, aber in einigen Fällen darf er auch emotionaler sein. Das hängt von Faktoren wie der Größe Ihres Unternehmens, dem Tonfall unter Kollegen und Vorgesetzten oder prinzipiell den Gepflogenheiten in Ihrer Branche ab. Vermeiden sollten Sie jedoch zu viel Pathos oder gar schlechte Witze. Bleiben Sie authentisch, humorvoll und optimistisch.

Entscheidend für den passenden Tonfall, die angemessene Länge und die Details einer Abschiedsmail ist natürlich, wie lange Sie im Unternehmen tätig waren, welche Funktion Sie dort innehatten und wie Ihre Firma aufgebaut ist. Eine Abschiedsmail fällt nach einer sechsmonatigen Tätigkeit in einem Start-up selbstverständlich anders aus als nach 25-jähriger Festanstellung in leitender Position in einem multinationalen Konzern.

Sie können erwähnen, warum Sie Ihre Arbeit beenden – ob das sinnvoll ist, hängt wesentlich vom Grund ab. Liegt z. B. eine Kündigung oder ein Jobwechsel vor, dann kann es taktvoller sein, nicht darauf einzugehen. Bei einer Abschiedsmail zum Ruhestand ist das natürlich anders. Unterbrechen Sie nur für einen befristeten Zeitraum Ihre Arbeit, sollten Sie das auch kommunizieren. Zusätzlich benötigen Sie eventuell eine Abwesenheitsnotiz für Ihre Elternzeit oder Ihr Sabbatical.

In den nachfolgenden Abschnitten haben wir einige weitere Informationen zusammengetragen, die Sie erwähnen bzw. auf die Sie lieber verzichten sollten.

• Datum Ihres letzten Arbeitstages
• Kontakt: Ihre berufliche E-Mail-Adresse werden Sie nicht mehr lange nutzen können. Daher ist es oft angebracht, Ihren Kollegen eine private E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer zu geben, damit sie Sie auch in Zukunft kontaktieren können.
• Nennung des neuen Ansprechpartners/Nachfolgers für Ihre Projekte bzw. Ihren Aufgabenbereich
• Profil in Business-Netzwerken wie LinkedIn oder Xing bzw. eigene Website, Social-Media-Profil(e) auf Instagram, Twitter etc.
• Termin, Ort und Details für Abschiedsumtrunk (falls geplant)

Während wenn Lob und Humor in einer Abschiedsmail an Ihre Kollegen durchaus Platz haben, gilt dasselbe nicht für Kritik und Meckerei. Negative Dinge klärt man besser in einem Vieraugengespräch. Behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie nie wissen können, wer Ihnen in Ihrem beruflichen oder privaten Leben noch einmal begegnet. Zudem wirkt es sehr unprofessionell, in der letzten E-Mail zum abwertenden Rundumschlag auszuholen.

Ihren neuen Arbeitgeber müssen Sie nicht in einer Abschiedsmail nennen. In manchen Fällen ist das auch eher kontraproduktiv, falls es sich um ein Konkurrenzunternehmen handelt oder Ihr Jobwechsel mit Problemen behaftet ist. Ihn anzugeben ist nur dann sinnvoll, wenn Sie in ein Partnerunternehmen oder eine neue Niederlassung wechseln und auch in Zukunft mit früheren Kollegen zusammenarbeiten werden.

Verschicken Sie Ihre Abschiedsmail auf keinen Fall an Ihrem letzten Arbeitstag, sondern unbedingt einige Tage vorher. So geben Sie Ihren Kollegen ausreichend Zeit, sich persönlich von Ihnen zu verabschieden und eventuell ein Abschiedsgeschenk zu organisieren. Sollten Sie zu einem Umtrunk einladen, planen Sie auch hier ein paar Tage Puffer ein, damit Ihre Kollegen sich darauf einstellen können.

Besprechen Sie den richtigen Zeitpunkt für Ihre Abschiedsmail gegebenenfalls mit Ihren Vorgesetzten. Das Ende Ihres Arbeitsverhältnisses sollte auf jeden Fall bereits in Ihrer Firma kommuniziert worden sein, bevor Sie sich per E-Mail verabschieden. So beugen Sie Überraschungen und Missverständnissen vor.