E-Mail auf Englisch schreiben: So geht’s

Schreiben Sie eine E-Mail auf Englisch, vermeiden Sie mit klaren For­mu­lie­run­gen und passenden Höf­lich­keits­re­geln Miss­ver­ständ­nis­se und wirken pro­fes­sio­nell. Gerade im Be­rufs­all­tag müssen ge­schäft­li­che Nach­rich­ten oft spontan for­mu­liert werden. Worauf sollte man beim Schreiben achten? Und welche Anreden und Ab­schluss­wor­te haben sich bewährt?

Grund­sätz­li­ches zum Aufbau einer E-Mail auf Englisch

Grund­sätz­lich ist der Aufbau einer E-Mail in­ter­na­tio­nal ver­gleich­bar – Sie müssen sich also an keine be­son­de­ren struk­tu­rel­len Vorgaben halten, wenn Sie eine E-Mail auf Englisch schreiben. Neben einem Feld für den Empfänger oder die Emp­fän­ge­rin gibt es auch hier die Mög­lich­keit, Personen in CC oder BCC zu nehmen, an­schlie­ßend for­mu­lie­ren Sie einen aus­sa­ge­kräf­ti­gen Betreff und den Inhalt der E-Mail.

Ent­schei­dend ist jedoch die korrekte Struktur der Nachricht. Im in­ter­na­tio­na­len Ge­schäfts­all­tag erwarten Empfänger und Emp­fän­ge­rin­nen eine klare Glie­de­rung:

1. Betreff
2. Anrede
3. Ein­lei­tungs­satz
4. Hauptteil
5. Konkrete Bitte oder nächste Schritte
6. Die passende Gruß­for­mel
7. E-Mail-Signatur

Bei Betreff und Inhalt gelten ähnliche Regeln wie im deutschen E-Mail-Knigge. Wählen Sie beim Betreff eine kurze und prägnante Zu­sam­men­fas­sung des Inhalts Ihrer Nachricht und schreiben Sie an­schlie­ßend die E-Mail selbst – inklusive passender Anrede, nach­voll­zieh­ba­rer Schil­de­rung Ihres Anliegens und an­ge­mes­se­ner Gruß­for­mel.

Die richtige Anrede auf Englisch in einer E-Mail

Bei der Anrede gilt, wie auch im Deutschen, dass grund­sätz­lich zwischen formeller (be­ruf­li­cher) und in­for­mel­ler (privater) Ansprache un­ter­schie­den wird. Je nachdem, ob und wie gut Sie den Empfänger oder die Emp­fän­ge­rin kennen, kann auch eine in­for­mel­le Anrede im be­ruf­li­chen Kontext verwendet werden – in der Regel sind Sie mit einer formellen Ansprache aber auf der sicheren Seite.

So beginnen Sie eine englische Business-E-Mail

Der erste Satz ist in eng­li­schen E-Mails besonders wichtig. Anders als im Deutschen wird das Anliegen meist sofort genannt. Typische For­mu­lie­run­gen sind:

Kontakt aufnehmen:

• „I am writing to inquire about…“
• „I am cont­ac­ting you regarding…“
• „I would like to ask whether…“

Auf eine E-Mail antworten:

• „Thank you for your message.“
• „Thank you for your quick reply.“
• „I app­re­cia­te your feedback.“

In­for­ma­tio­nen über­mit­teln:

• „Please find attached…“
• „I would like to inform you that…“
• „Here are the requested details.“

Warum Englisch in­di­rek­ter ist als Deutsch

Ein häufiger Fehler deutsch­spra­chi­ger Absender und Ab­sen­de­rin­nen ist ein zu direkter Ton. Während im Deutschen For­mu­lie­run­gen wie „Schicken Sie mir die Un­ter­la­gen“ ak­zep­ta­bel sind, wirken sie auf Englisch schnell unhöflich. Besser sind höfliche indirekte Bitten, zum Beispiel:

• „Could you please send me the documents?“
• „Would it be possible to…“
• „I would app­re­cia­te it if you could…“

Vermeiden Sie direkte Im­pe­ra­ti­ve wie „Send me…“. Englische Ge­schäfts­kom­mu­ni­ka­ti­on setzt stärker auf indirekte Bitten und höfliche Um­schrei­bun­gen.

Hauptteil und Hand­lungs­auf­for­de­rung

Nachdem Sie Ihr Anliegen be­schrie­ben haben, folgt meist eine konkrete Bitte oder ein nächster Schritt.

Typische For­mu­lie­run­gen:

• „Please let me know a suitable time.“
• „Are you available on…“
• „I look forward to your response.“
• „I just wanted to follow up on…“

Eine klare Hand­lungs­auf­for­de­rung ist wichtig – sonst bleibt unklar, was genau erwartet wird.

Wie sieht auf Englisch ein gutes E-Mail-Ende aus?

Nachdem Sie Ihr Anliegen schrift­lich vor­ge­tra­gen haben, folgt ein ab­schlie­ßen­der Satz – eine Zu­sam­men­fas­sung und/oder eine Hand­lungs­auf­for­de­rung, etwa die Bitte um eine zeitnahe Antwort – und dann die Gruß­for­mel.

Die E-Mail-Signatur im Ge­schäfts­ver­kehr

Eine pro­fes­sio­nel­le E-Mail-Signatur bildet den Abschluss Ihrer eng­li­schen E-Mail und sorgt dafür, dass Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger Sie eindeutig zuordnen und schnell kon­tak­tie­ren können. Sie sollte folgende In­for­ma­tio­nen in jedem Fall enthalten:

• Ihren voll­stän­di­gen Namen
• Ihre Position
• den Fir­men­na­men
• eine zentrale Kon­takt­mög­lich­keit

Im ge­schäft­li­chen Kontext ist die Signatur zudem mehr als Höf­lich­keit: Für alle im Han­dels­re­gis­ter ein­ge­tra­ge­nen Un­ter­neh­men in Deutsch­land gelten E-Mails rechtlich als Ge­schäfts­brie­fe. Daher sind häufig zu­sätz­li­che Angaben wie die Rechts­form (z. B. GmbH oder AG), die Un­ter­neh­mens­an­schrift, ver­tre­tungs­be­rech­tig­te Personen sowie das Re­gis­ter­ge­richt und die Han­dels­re­gis­ter­num­mer er­for­der­lich. Diese Pflicht­an­ga­ben gelten auch bei eng­lisch­spra­chi­gen E-Mails.

Optional können Sie weitere Elemente ergänzen, etwa einen Ter­min­bu­chungs­link oder ein be­ruf­li­ches Profil in sozialen Netz­wer­ken (z. B. LinkedIn). Halten Sie die Signatur jedoch kompakt: Zu viele Grafiken, Zitate oder Banner er­schwe­ren die Les­bar­keit auf Smart­phones und können Spam­fil­ter auslösen. Eine kurze, über­sicht­li­che Signatur mit klaren Kon­takt­da­ten ist daher am sinn­volls­ten.

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Typische Fehler in eng­li­schen E-Mails

Viele Miss­ver­ständ­nis­se entstehen nicht durch Gram­ma­tik­feh­ler, sondern durch kul­tu­rel­le Un­ter­schie­de. Gerade deutsch­spra­chi­ge Personen wirken in eng­li­schen E-Mails oft un­be­ab­sich­tigt zu direkt oder unklar. Typische Stol­per­fal­len finden Sie in den nach­fol­gen­den Ab­schnit­ten.

Zu direkte For­mu­lie­run­gen

Direkte Aussagen werden im Eng­li­schen häufig als Forderung in­ter­pre­tiert. Eine For­mu­lie­rung wie „I want the report by tomorrow“ kann daher unhöflich wirken, obwohl sie sachlich gemeint ist. Empfänger und Emp­fän­ge­rin­nen verstehen solche Sätze eher als Anweisung denn als Bitte.

Zu lange E-Mails

Im Deutschen sind aus­führ­li­che Er­klä­run­gen üblich. Im Eng­li­schen werden ge­schäft­li­che Nach­rich­ten dagegen meist deutlich kürzer for­mu­liert. Längere E-Mails werden in in­ter­na­tio­na­len Teams häufig nur über­flo­gen. Wichtige In­for­ma­tio­nen, Termine oder Fragen gehen dabei leicht unter oder werden übersehen.

Kein klarer Betreff

Ein un­prä­zi­ser Betreff wie „Question“ oder „Hello“ wird leicht übersehen oder wirkt un­pro­fes­sio­nell. Empfänger und Emp­fän­ge­rin­nen können dann nicht sofort ein­schät­zen, ob eine Nachricht dringend ist oder ihre Auf­merk­sam­keit erfordert. Dadurch bleiben E-Mails häufiger un­be­ant­wor­tet oder werden erst spät be­ar­bei­tet.

Fehlende Hand­lungs­auf­for­de­rung

Viele E-Mails enden ohne klare Erwartung an den Empfänger oder die Emp­fän­ge­rin. Dann bleibt unklar, ob eine Antwort nötig ist. Ohne konkrete Bitte ist oft nicht er­sicht­lich, ob eine Rück­mel­dung erwartet wird, ein Termin bestätigt werden soll oder lediglich eine In­for­ma­ti­on wei­ter­ge­ge­ben wurde.

„False friends“

Einige englische Wörter sehen deutschen Begriffen ähnlich, bedeuten aber etwas anderes:

• actual ≠ aktuell (bedeutet: tat­säch­lich)
• even­tual­ly ≠ eventuell (bedeutet: schließ­lich)
• control ≠ kon­trol­lie­ren (bedeutet meist: steuern/über­wa­chen)
• chef ≠ Chef (bedeutet: Koch)

Solche Ver­wechs­lun­gen führen zu in­halt­li­chen Miss­ver­ständ­nis­sen, da die Emp­fän­ge­rin oder der Empfänger eine andere Aussage versteht als be­ab­sich­tigt.

Zu knappe Antworten

Antworten wie „OK“, „Noted“ oder „Done“ können im in­ter­na­tio­na­len Ge­schäfts­um­feld oft als unhöflich oder abweisend wirken. Höflicher und klarer sind zum Beispiel folgende For­mu­lie­run­gen:

• „Thank you, I have received the document.“
• „Noted with thanks.“
• „I will take care of this and get back to you.“

Sehr kurze Antworten können den Eindruck erwecken, dass eine Anfrage un­er­wünscht ist oder keine weitere Zu­sam­men­ar­beit erwartet wird.

Englische Ab­kür­zun­gen in E-Mails

In den ver­gan­ge­nen Jahren haben sich in E-Mails bzw. in be­stimm­ten Branchen Ab­kür­zun­gen etabliert, die wir auch im Deutschen verwenden – die al­ler­dings einen eng­li­schen Ursprung haben. Ein Grund mehr, die häu­figs­ten Ab­kür­zun­gen zu erläutern:

Stol­per­fal­len bei Datum und Uhrzeit

Auch die eng­li­schen Schreib­wei­sen von Uhrzeit und Datum führen beim Schreiben von E-Mails auf Englisch immer wieder zu Ver­wir­rung. Wenn Sie es sich bei der Uhrzeit einfach machen möchten, ist die digitale Schreib­wei­se optimal: Auch in­ter­na­tio­nal versteht man „13:45“ oder „20:15“. In vielen Business-E-Mails wird jedoch die 12-Stunden-Schreib­wei­se genutzt (z. B. „4 pm“).

Beim Datum gibt es Un­ter­schie­de zwischen der bri­ti­schen und der ame­ri­ka­ni­schen Schreib­wei­se. In Groß­bri­tan­ni­en werden Daten wie bei uns ge­schrie­ben (z. B. „24 December 2026“). Im Ame­ri­ka­ni­schen wird der Monat dem Tag vor­an­ge­stellt (z. B. „December 24, 2026“).

E-Mail auf Englisch: 4 Beispiele

Um den ge­lun­ge­nen Aufbau zu zeigen und Ihnen eine klare Vor­stel­lung von passenden For­mu­lie­run­gen zu ver­mit­teln, finden Sie im Folgenden einige Beispiele. Diese enthalten alle wichtigen Elemente, die eine gut struk­tu­rier­te E-Mail auf Englisch ausmachen.

Termin ver­ein­ba­ren

Dear Mr. Jones,

Thank you for your email about the upcoming project. I would like to arrange a meeting with you to discuss the details and next steps. How about Monday at 11 am?

Please let me know if this works for you.

Kind regards,

Lisa Smith

Feedback anfragen

Dear Ms. Robbins,

I hope you are doing well.

I would like to ask for your feedback on the proposal I submitted last week. I have attached a copy of it to this email for your reference. It would be great to hear your thoughts on the current approach, as well as any sug­ges­ti­ons you might have.

Let me know if you need any ad­di­tio­nal in­for­ma­ti­on.

Best regards,

Samuel Johnson

Krank­mel­dung

Dear Ms. Sharma,

I wanted to inform you that I’m not feeling well and un­fort­u­na­te­ly won’t be able to work today. I will provide you with an update this evening to let you know if I’ll be able to return to work tomorrow. If something urgent comes up, please don’t hesitate to contact me at [phone number].

Thank you for your un­der­stan­ding.

Best regards,

Layla Davis

Ab­we­sen­heits­no­tiz

Hello,

Thank you for your message.

I am currently out of the office and unable to reply to your email at this time. I will respond to your message following my return on 15 July 2026.

If your request is urgent, please feel free to contact my colleague Amanda Avery at [email address].

Kind regards,

Thomas Wang

Vorlagen und Tools für das Schreiben auf Englisch

Wer re­gel­mä­ßig auf Englisch kom­mu­ni­ziert, schreibt oft ähnliche Nach­rich­ten: Ter­min­ab­spra­chen, Rück­fra­gen, An­ge­bots­an­fra­gen oder kurze Status-Updates. Gerade im Ar­beits­all­tag kostet es jedoch Zeit, jede E-Mail neu zu for­mu­lie­ren oder sprach­lich zu prüfen. Vorlagen können hier un­ter­stüt­zen. Häufig ver­wen­de­te E-Mails lassen sich als Muster speichern und bei Bedarf anpassen. So bleibt die Struktur kon­sis­tent und wichtige Be­stand­tei­le wie Betreff, Ein­lei­tungs­satz oder Hand­lungs­auf­for­de­rung werden nicht vergessen.

Auch Schreib- oder KI-As­sis­ten­ten können hilfreich sein. Sie schlagen For­mu­lie­run­gen vor, prüfen Tonfall und Ver­ständ­lich­keit oder helfen dabei, zu direkte Aussagen höflicher zu for­mu­lie­ren. Das ist besonders nützlich, wenn Englisch nicht die eigene Mut­ter­spra­che ist oder wenn eine Nachricht schnell versendet werden muss.

Typische Si­tua­tio­nen, in denen solche Hilfs­mit­tel Zeit sparen:

• wie­der­keh­ren­de Ter­min­ab­stim­mun­gen
• Follow-up-Nach­rich­ten nach Meetings
• Angebots- und In­for­ma­ti­ons­an­fra­gen
• kurze Be­stä­ti­gun­gen oder Antworten

Trotzdem sollten E-Mails immer kurz überprüft werden. Au­to­ma­ti­sche Vor­schlä­ge können un­ter­stüt­zen, ersetzen aber nicht die eigene Kontrolle über Inhalt, Kontext und Empfänger oder Emp­fän­ge­rin.