Grußformeln in E-Mails: So finden Sie das passende E-Mail-Ende

Von „MfG“ bis „Liebe Grüße“: Das Ende einer E-Mail ist mindestens so wichtig wie der Einstieg – und wird doch häufig vernachlässigt. Dabei bieten die letzten Worte im schriftlichen Kontakt eine einmalige Gelegenheit, Professionalität zu beweisen und gleichzeitig die (Geschäfts-)Beziehung mit dem Empfänger der Nachricht zu pflegen. Wir geben Ihnen einen Überblick über geläufige Grußformeln in E-Mails und verraten Ihnen, wann Sie welche Formel verwenden und worauf Sie am Schluss einer E-Mail verzichten sollten.

Klassische Grußformeln für eine E-Mail

Grußformel

Wirkung/Bedeutung

Mit freundlichen Grüßen

vor allem beim Erstkontakt nie verkehrt – traditionell, höflich, aber auch förmlich

Freundliche Grüße

gebräuchliche und etwas modernere Form von „Mit freundlichen Grüßen“

Viele Grüße

neutral, etwas weniger förmlich

Tipp

Beste Grüße“ ist eine ebenso häufig verwendete Grußformel wie „Viele Grüße“, wird von Kommunikationsexperten aber nicht empfohlen. Da es keine Steigerung und auch keine abgeschwächte Form, wie „gute Grüße“ gibt, ist dieser Abschluss sprachlich unrund.

Persönlichere Grußformeln für eine E-Mail

Grußformel Wirkung/Bedeutung
Herzliche Grüße persönlich, wertschätzend und immer noch professionell
Liebe Grüße sehr persönlich und im Geschäftskontext nur bei guten Kollegen zu verwenden
Sonnige Grüße umgangssprachlich, sympathisch; sollte aber nicht zum Standard am Ende einer E-Mail werden
Viele Grüße nach … neutral und gleichzeitig persönlich – ideal für regelmäßigem Kontaktaber: Die umgekehrte Form „Viele Grüße aus…“ sollte sparsam verwendet werden, da es den Absender tendenziell (zu sehr) in den Mittelpunkt stellt
Hinweis

In beiden der vorangegangenen Tabellen finden sich Grußformeln, die gerne abgekürzt verwendet werden – „MfG“, „VG“ und „LG“ sind oft zu lesen. Allerdings sind solche Abkürzungen wenig wertschätzend, schließlich vermitteln sie dem Empfänger Zeitmangel beim Schreiber. Nehmen Sie sich also die notwendige Zeit, wenn Sie eine E-Mail schreiben – auch und vor allem für die letzten Worte.

Anlassbezogene Grußformeln in E-Mails

Wenn Sie nicht immer auf die reinen Standardformulierungen zurückgreifen möchten, bieten Ihnen die Woche, das Jahr und der Alltag viele Möglichkeiten in Ihrem E-Mail-Ende für Abwechslung zu sorgen und so eine gewisse Verbindung und Vertrautheit mit dem Empfänger herzustellen. Zum Beispiel:

Grußformel

Wirkung/Bedeutung

Herzliche Grüße

persönlich, wertschätzend und immer noch professionell

Liebe Grüße

sehr persönlich und im Geschäftskontext nur bei guten Kollegen zu verwenden

Sonnige Grüße

umgangssprachlich, sympathisch; sollte aber nicht zum Standard am Ende einer E-Mail werden

Viele Grüße nach …

neutral und gleichzeitig persönlich – ideal für regelmäßigem Kontakt

aber: Die umgekehrte Form „Viele Grüße aus…“ sollte sparsam verwendet werden, da es den Absender tendenziell (zu sehr) in den Mittelpunkt stellt

Sämtliche oben gelistete Grußformeln mit Bezug zu einem Anlass lassen sich natürlich abwandeln und mit anderen Standardformulierungen kombinieren.

Grußformeln in E-Mails: Allgemeine Tipps

Grundsätzlich entscheidet immer die persönliche Beziehung zum Empfänger, welche Grußformal am Ende einer E-Mail die passendste ist. Gehen Sie im beruflichen Kontext im Zweifelsfall auf Nummer sicher und beenden Ihre Mail mit einer neutralen Formulierung. Vergessen Sie außerdem nicht, dass Sie mit jeder E-Mail sich selbst und Ihr Unternehmen repräsentieren. Gestalten Sie daher auch das E-Mail-Ende entsprechend. Reagieren Sie im laufenden Kontakt außerdem ggf. auf die Wortwahl Ihres Gegenübers – welche Formulierung benutzt der andere, wie persönlich darf es (schon) werden?

Ein Anhaltspunkt dafür, wie „locker“ Sie formulieren dürfen, können verschiedene Eigenschaften des Empfängers geben, wie zum Beispiel die Position, das Alter aber auch die komplette Unternehmenskultur und Branche. In der Medienwelt und Startup-Szene wird meist von Anfang an sehr leger miteinander kommuniziert – bei Banken, Behörden oder Versicherungen herrscht oftmals ein deutlich konservativer E-Mail-Knigge.

Variieren Sie außerdem in Ihren Grußformeln am Ende einer E-Mail – vor allem, wenn Sie sich auf einen Anlass oder eine Begebenheit in Ihrem Umfeld beziehen. Wünschen Sie immer sonnige Grüße oder einen erfolgreichen Start in den Tag, wirkt der Gruß schnell beliebig, automatisiert und wenig wertschätzend.

Hinweis

Im Deutschen enden Grußformeln in einer E-Mail niemals mit einem Satzzeichen – weder mit einem Punkt noch mit einem Komma oder Ausrufezeichen. Anders verhält es sich im Englischen: Tipps, wie Sie eine E-Mail auf Englisch schreiben, haben wir daher in einem weiteren Artikel zusammengestellt.

Sonstige Tipps fürs E-Mail-Ende

Nicht nur die Grußformel gehört zu einem vollendeten Abschluss einer E-Mail. Beachten Sie außerdem folgende Bestandteile:

  • Abschließender Satz: Noch vor der eigentlichen Grußformel sollten Sie einen zusammenfassenden Satz formulieren, welcher den Inhalt der E-Mail zusammenfasst und/oder eine Handlungsaufforderung an den Empfänger richtet. Beispielsweise die Bitte um eine Rückmeldung, die Übersendung der Unterlagen, usw.
  • Ihren vollen Namen: Wenn Sie den Empfänger der E-Mail siezen, sind der volle Vor- und Nachname Pflicht. Aber auch wenn Sie bereits beim „Du“ sind, kann der volle Name helfen, Verwechslungen (mit gleichnamigen Kollegen) zu vermeiden.
  • Position und Kontaktinformationen: In der Regel sind diese Informationen in Ihrer Signatur enthalten – haben Sie noch keine, sollten Sie unbedingt eine E-Mail-Signatur erstellen. Vergessen Sie nicht, diese Informationen auch im laufenden Kontakt anzuhängen, damit beispielsweise die Telefonnummer für telefonische Rückfragen schnell auffindbar ist.

Drei Beispiele für ein gelungenes E-Mail-Ende

Beispiel 1: Antwort nach Erhalt wichtiger Unterlagen innerhalb eines Projektes

Ich freue mich über einen Terminvorschlag zur Besprechung der Unterlagen.

Herzliche Grüße nach Hamburg

Max Müller

(Signatur)

Beispiel 2: Bewerbung für eine neue Position in einem konservativen Unternehmen

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und ein persönliches Kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen

Marion Meier

(Signatur)

Beispiel 3: Antwort auf eine Termineinladung

Ich freue mich auf den Termin am Montag.

Viele Grüße und ein schönes Wochenende

Kim Kramer

(Signatur)

Tipp

Wie Sie Ihre E-Mail-Signatur optimieren, erfahren Sie ebenfalls im Digital Guide.

No-Gos bei Grußformeln in einer E-Mail

Wie weiter oben bereits beschrieben, sollten Sie sowohl Abkürzungen als auch die Formulierung „Beste Grüße“ am Ende einer E-Mail vermeiden. Es gibt aber noch weitere Stolpersteine bei den E-Mail-Grußworten:

  • Hochachtungsvoll: veraltet und etwas „drüber“; ähnlich verhält es sich mit „Herzlichst“
  • Gruß/Grüße: sehr lieblos; wirkt schnell so, als ob der Absender sauer ist
  • Schöne Grüße: der Begriff „schön“ passt in diesem Kontext nicht, da er sehr subjektiv ist
  • Keine Grußformel verwenden: Fast noch schlimmer als der falsche, ist gar kein abschließender Gruß. Einzige Ausnahme: Schreiben Sie mit einem gut bekannten Geschäftskontakt innerhalb kurzer Zeit viele E-Mails hin und her, können Sie manchmal auf den Abschluss verzichten, da es sich fast schon um ein (schriftliches) Gespräch handelt.

Halt! Wir haben noch etwas für Sie!

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