Die E-Mail-Signatur ist ein wesentlicher Bestandteil professioneller Geschäftskommunikation. Spezielle Informationen am Ende einer Nachricht ermöglichen es dem Empfänger, den Absender einer E-Mail zu identifizieren, und erleichtern die weitere Kontaktaufnahme. Während die Signatur einer privaten Nachricht ausschließlich freiwillige Angaben beinhaltet, müssen sich Absender elektronischer Geschäftspost an gesetzliche Rahmenbedingungen halten.
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Eine gute E-Mail-Signatur hält alle wichtigen Kontaktinformationen bereit, ist aufs Wesentliche reduziert, übersichtlich gestaltet und gibt dem Empfänger einen individuellen Eindruck des Absenders. Mit Logos angereichert lässt sich der E-Mail-Zusatz zur Markenbildung nutzen. Welche Angaben die E-Mail-Signatur beinhalten muss, hängt von der Art der Kommunikation ab.
Auch wenn die E-Mail-Signatur für Privatpersonen nicht rechtsverbindlich ist, bietet der Zusatz eine gute Möglichkeit, Kommunikationspartner auf alternative Kontaktkanäle aufmerksam zu machen oder Projekte wie die eigene Website hervorzuheben. Übliche Angaben in privaten Signaturen sind:
Weitere Zusatzelemente wie Zitate, Sinnsprüche, das Lieblingsmotto oder Grafiken sind zwar beliebt, sollten je nach Empfänger jedoch mit Bedacht gewählt und sparsam eingesetzt werden. Denn was im Freundes- und Familienkreis möglicherweise gut ankommt, kann bei offiziellen Anlässen wie Bewerbungen oder der E-Mail-Kommunikation mit Ämtern und Behörden u. U. für Irritation sorgen.
Seit dem 1. Januar 2007 gelten geschäftliche E-Mails formal als Geschäftsbriefe. Wie diese müssen elektronische Nachrichten, die von eingetragenen Unternehmen verschickt werden, gewisse Pflichtangaben beinhalten. Zwingend erforderlich sind demnach:
Mitarbeiter sollten zudem ihre Stellung im Unternehmen und individuelle Kontaktdaten hinterlegen.
Darüber hinaus bietet die E-Mail-Signatur Platz für optionale Inhalte wie den Claim oder Slogan des Unternehmens. Mitunter finden sich auch Hinweise zu Angeboten und Rabattaktionen. Hier ist jedoch zu beachten, dass die Signatur in erster Linie der Kontaktaufnahme dient und aus Rücksicht vor dem Empfänger nicht zur Werbefläche verkommen sollte. Sehr sinnvoll hingegen sind aktuelle Ankündigungen, etwa Urlaubszeiten oder Betriebsferien.
Ein weiteres inhaltliches Element, das inzwischen auch hierzulande immer mehr Geschäftsnachrichten abschließt, ist der Disclaimer nach US-amerikanischem Vorbild. Zusätze wie folgende Standardformulierung hören sich wichtig an, haben in Deutschland jedoch keine Verbindlichkeit und können deshalb genauso gut weggelassen werden:
„Diese E-Mail kann vertrauliche und/oder gesetzlich geschützte Informationen enthalten. Wenn Sie nicht der bestimmungsgemäße Adressat sind oder diese E-Mail irrtümlich erhalten haben, unterrichten Sie bitte den Absender und vernichten Sie diese E-Mail. Anderen als dem bestimmungsgemäßen Adressaten ist untersagt, diese E-Mail zu speichern, weiterzuleiten oder ihren Inhalt auf welche Weise auch immer zu verwenden.“
Ein Absender einer E-Mail sichert sich durch einen Disclaimer dieser Art keinerlei Rechtsansprüche, die nicht bereits durch die aktuelle Gesetzgebung bestehen.
Eine gute E-Mail-Signatur ist übersichtlich, gut zu lesen und macht einen seriösen Eindruck. Es empfiehlt sich daher, auf eine dezente Gestaltung zu setzen, die der Strukturierung der Informationen dient.
Folgendes Beispiel zeigt eine Signatur, die sämtliche Pflichtangaben einer Geschäfts-E-Mail beinhaltet. Die Informationen werden jedoch in einer Form dargeboten, die das Lesen deutlich erschwert.
Optimieren lässt sich eine solche Signatur durch Absätze. Zudem bietet es sich an, einzelne Informationen durch senkrechte Striche voneinander abzugrenzen und damit übersichtlicher zu gestalten. Gängige E-Mail-Programme stellen in der Regel genügend Platz für die Signatur zur Verfügung, sodass es sich ohne Probleme typografische Weißräume nutzen lassen, um die Lesbarkeit der Informationen zu erhöhen.
Gemäß diesem Gestaltungsprinzip ließe sich die Beispielsignatur folgendermaßen strukturieren:
Verschiedene Schriftarten und der Einsatz von Farb- und Größenunterschieden helfen bei richtiger Dosierung ebenfalls, die Lesbarkeit einer E-Mail-Signatur zu erhöhen. Das menschliche Auge reagiert auf Kontraste – geschickt eingesetzt lassen Formatierungen bestimmte Elemente der Signatur hervorstechen. Auch hier gilt jedoch: Weniger ist mehr. Zudem ist zu beachten, dass formatierte E-Mail-Signaturen entweder im Rich-Text-Format oder als HTML-Nachricht erstellt werden müssen. Anders als reine Text-Signaturen bergen formatierte Nachrichten jedoch die Gefahr, dass andere E-Mail-Programme das Format unvollständig oder falsch übernehmen. Eine neu erstellte Signatur sollte daher in verschiedenen Anwendungen auf die gewünschte Darstellung hin überprüft werden.
Um einen seriösen Eindruck zu wahren, sollte man auf dezente Farben setzen und die Auswahl der Schriftarten auf ein bis zwei Fonts beschränken. Andernfalls leidet nicht nur die Lesbarkeit einer E-Mail-Signatur; zu gewagte Kreationen wirken schnell überladen und im schlimmsten Fall albern. Absender entsprechender Nachrichten laufen Gefahr, nicht ernst genommen oder als unseriös eingestuft zu werden. Zwar kann es in Einzelfällen im Sinne eines Corporate Designs durchaus sinnvoll sein, die Unternehmensfarben oder eine Hausschrift in der E-Mail-Signatur aufzugreifen. Von einer Gestaltung nach folgendem Beispiel sollten sich E-Mail-Nutzer jedoch distanzieren:
Um den Wiedererkennungswert zu erhöhen, setzen viele Firmen auch in der E-Mail-Signatur auf grafische Elemente wie Firmenlogos oder andere Gestaltungsmittel, die die Erscheinung des Unternehmens prägen. Zudem bietet ein Foto des Absenders die Möglichkeit, der E-Mail eine persönliche Note zu geben. Ein derartiger Aufwand stößt jedoch nicht bei jedem Empfänger auf Zustimmung. Auch E-Mail-Programme haben damit Schwierigkeiten: Nachrichten mit Bildelementen lassen sich dank HTML-Format zwar ansprechend gestalten, werden jedoch oft falsch dargestellt oder als Spam aussortiert. Wichtige Informationen werden so möglicherweise übersehen. Doch selbst technisch richtig interpretiert sorgen HTML-E-Mails schnell für Ärger, da jedes mitgelieferte Bild die Datenlast erhöht und entsprechend Speicher frisst.
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