Die professionelle E-Mail-Signatur

Ob geschäftlich oder privat – eine gute E-Mail-Signatur sorgt für einen professionellen Auftritt. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Pflichtangaben gelten, wie Sie die Signatur ansprechend gestalten und welche Vorlagen und Tools Ihnen dabei helfen.

Was muss in einer E-Mail-Signatur stehen?

Eine gute E-Mail-Signatur hält alle wichtigen Kontaktinformationen bereit, ist übersichtlich und individuell gestaltet. Je nach Verwendungszweck – geschäftlich oder privat – gelten unterschiedliche Anforderungen.

Pflichtangaben geschäftlicher E-Mail-Signaturen

Seit dem 1. Januar 2007 gelten geschäftliche E-Mails als Geschäftsbriefe. Damit sind für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG etc.) in der Signatur folgende Angaben verpflichtend:

• Firmenname mit Rechtsform laut Handelsregister
• Sitz des Unternehmens (ladungsfähige Adresse)
• Registergericht und Handelsregisternummer
• Vor- und Nachnamen der Geschäftsführenden bzw. Vorstandsmitglieder
• Gegebenenfalls Vorsitzende des Aufsichtsrats

Zudem empfehlen sich:

• Position des Absenders im Unternehmen
• Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Unternehmenswebsite
• ggf. Social-Media-Links

Optional: Hinweise zu Betriebsurlauben oder Events. Werbung sollte vermieden werden. Disclaimer nach US-Vorbild sind rechtlich nicht notwendig.

Für Personengesellschaften wie GbR oder Einzelunternehmen gelten weniger strenge Vorschriften, dennoch empfiehlt sich die Angabe von Name, ladungsfähiger Adresse und ggf. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID.

Private Signaturen

Für private E-Mails besteht keine rechtliche Verpflichtung, doch eine Signatur kann hilfreich sein – z. B. zur Angabe alternativer Kontaktmöglichkeiten oder zum Verweis auf eigene Projekte.

Typische Angaben:

• Vor- und Nachname
• Telefon- oder Mobilnummer
• E-Mail-Adresse
• Eigene Website
• Soziale Netzwerke

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Zusätzliche Elemente wie Zitate oder Emojis sollten situationsabhängig und sparsam eingesetzt werden.

Wie muss eine E-Mail-Signatur aussehen?

Die Gestaltung der Signatur beeinflusst, wie professionell sie wirkt. Eine klare Struktur und dezente Formatierung sind essenziell.

Empfehlungen für eine gute Gestaltung

• Absätze oder senkrechte Striche trennen Infos optisch
• Maximal zwei Schriftarten
• Unternehmensfarben nur dezent einsetzen
• Weiße Flächen für bessere Lesbarkeit
• Optional: Bild oder Logo (sparsam einsetzen)

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Formatierungs-Tipps

• Fettung für Name oder Position
• kleinere Schrift für rechtliche Angaben
• HTML- oder Rich-Text-Format statt Nur-Text (aber Kompatibilität testen)

Vermeiden Sie zu verspielte Designs – sie wirken unprofessionell und erschweren die Lesbarkeit, wie in dem nachfolgenden Beispiel.

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Optionale Gestaltungselemente

• Firmenlogo
• Foto des Absenders
• Unternehmensclaim oder Slogan
• Hinweise auf Betriebsferien
• Links zu Social Media

Achten Sie darauf, dass Bilder korrekt eingebettet sind und die Datenlast gering bleibt.

E-Mail-Signatur: Vorlagen für verschiedene Berufe

Nutzen Sie diese Vorlagen zur schnellen Erstellung Ihrer Signatur. Kopieren Sie die E-Mail-Signatur-Beispiele für geschäftliche Vorhaben und passen Sie sie individuell an!

Vorlage 1: Marketing / Vertrieb

Vorlage 2: Arztpraxis

Vorlage 3: Immobilienmaklerinnen und -makler