Eine E-Mail-Signatur erstellen – Schritt für Schritt erklärt

Eine E-Mail-Signatur ist eine Art digitale Vi­si­ten­kar­te und hin­ter­lässt gerade bei Ge­schäfts­kon­tak­ten einen pro­fes­sio­nel­len Eindruck. Darin finden Ihre Kom­mu­ni­ka­ti­ons­part­ne­rin­nen und -partner wichtige In­for­ma­tio­nen wie die Te­le­fon­num­mer, eine Web­adres­se oder Ihr Fir­men­lo­go.

Warum eine E-Mail-Signatur wichtig ist, was hin­ein­ge­hört und wann sie Pflicht ist

Eine E-Mail-Signatur ver­mit­telt Se­rio­si­tät und Ori­en­tie­rung für die emp­fan­gen­de Person, da sie klar erkennen lässt, mit wem man schreibt. Gleich­zei­tig bietet sie prak­ti­sche Mehrwerte, etwa durch die Angabe von Te­le­fon­num­mer, Website, Social-Media-Profilen oder recht­li­chen In­for­ma­tio­nen bei ge­schäft­li­chen E-Mails. Zudem stärkt eine ein­heit­lich ge­stal­te­te Signatur das Branding und sorgt für Wie­der­erken­nung – ins­be­son­de­re in der Un­ter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on.

Eine gute Signatur umfasst min­des­tens:

• den voll­stän­di­gen Namen
• Funktion/Position
• Fir­men­na­me (sofern ge­schäft­lich)
• Te­le­fon­num­mer und/oder Mo­bil­num­mer
• Web­adres­se oder E-Mail-Adresse

Optional sind Fir­men­lo­go, Social-Media-Links oder ein kurzer Slogan möglich – solange das Layout über­sicht­lich bleibt.

Im ge­schäft­li­chen Umfeld gilt eine Signatur als Pflicht. Ka­pi­tal­ge­sell­schaf­ten wie GmbHs, UGs oder AGs müssen ge­setz­li­che Pflicht­an­ga­ben machen – darunter der voll­stän­di­ge Fir­men­na­me, die Rechts­form, der Sitz und die Han­dels­re­gis­ter­num­mer. Auch Selbst­stän­di­ge, Frei­be­ruf­le­rin­nen und Frei­be­ruf­ler sollten eine Signatur verwenden, um seriös und trans­pa­rent zu wirken.

E-Mail-Signatur erstellen – so funk­tio­niert‘s

Nach­fol­gend finden Sie An­lei­tun­gen für die Er­stel­lung einer E-Mail-Signatur in den be­lieb­tes­ten Mail-Clients. Die Be­zeich­nun­gen können sich je nach Version leicht un­ter­schei­den – die folgenden Schritte ori­en­tie­ren sich am aktuellen Stand (November 2025).

Outlook (Windows, Mac & Web)

Outlook für Windows/Mac:

1. Öffnen Sie eine neue Nachricht und wählen Sie „Datei“ (Windows) bzw. „Outlook“ -> „Ein­stel­lun­gen“ (Mac).

2. Bei „Optionen“ unten, wählen Sie „Si­gna­tu­ren“ -> „Neu“, um eine neue Signatur zu erstellen.

3. Geben Sie Text, Links oder Bilder ein.

4. Wählen Sie ab­schlie­ßend, ob die Signatur au­to­ma­tisch bei neuen Nach­rich­ten oder Antworten eingefügt werden soll.

Outlook Web (Outlook.com oder Microsoft 365):

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.

2. Wählen Sie an­schlie­ßend „Konto“ und danach „Si­gna­tu­ren“.

3. Geben Sie Ihre Signatur ein, wählen Sie die ge­wünsch­te For­ma­tie­rung und klicken Sie auf „Speichern“.

Gmail

1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um das Ein­stel­lungs­me­nü zu öffnen, und danach auf „Alle Ein­stel­lun­gen aufrufen“.

2. Im Menü „Allgemein“ suchen Sie den Abschnitt „Signatur“.

3. Klicken Sie auf „Neu erstellen“, geben Sie den ge­wünsch­ten Text ein und fügen Sie ggf. Links oder Bilder hinzu.

4. Legen Sie fest, ob die Signatur auch bei Antworten oder Wei­ter­lei­tun­gen angezeigt wird und speichern Sie Ihre Än­de­run­gen.

GMX

1. Melden Sie sich in Ihrem GMX-E-Mail-Konto an und klicken Sie auf „E-Mail schreiben“.

2. Klicken Sie rechts auf „Optionen“ und wählen Sie an­schlie­ßend „Signatur be­ar­bei­ten“ aus dem Dropdown-Menü.

![IGMX-Optionen: „Signatur be­ar­bei­ten“https://de-de-di­gi­tal­gui­de-ionos.guides.seo.server.lan/fileadmin/Di­gi­tal­Gui­de/Screen­shots_2025/gmx-signatur-be­ar­bei­ten.jpg “Klicken Sie in GMX auf „Optionen“ und wählen Sie im Dropdown-Menü „Signatur be­ar­bei­ten“, um Ihre E-Mail-Signatur zu erstellen oder zu ändern.”)

3. Geben Sie im Feld „Signatur“ bis zu 500 Zeichen Text ein. Wenn Sie mehrere Konten haben, können Sie pro Adresse eine eigene Signatur festlegen. Zum Abschluss klicken Sie auf „Speichern“.

WEB.DE

1. Loggen Sie sich bei Web.de ein. Klicken Sie im Menü „E-Mail“ auf das Zahnrad-Symbol.

2. Fügen Sie im Textfeld „Signatur“ Ihren Text (max. 500 Zeichen) ein.

3. Speichern Sie die Signatur ab.

Yahoo Mail

1. Klicken Sie auf das Symbol für das Menü „Ein­stel­lun­gen“ (Zahnrad-Icon) und wählen Sie „Weitere Ein­stel­lun­gen“ aus. An­schlie­ßend wechseln Sie in das Menü „E-Mail verfassen“.

2. Ak­ti­vie­ren oder de­ak­ti­vie­ren Sie die Signatur, indem Sie den Regler beim Eintrag „Signatur“ ent­spre­chend ver­schie­ben. Geben Sie an­schlie­ßend Ihre Signatur in das Textfeld ein oder be­ar­bei­ten Sie eine be­stehen­de.

Tipps zur Ge­stal­tung einer Signatur

Eine gute E-Mail-Signatur kom­bi­niert klare In­for­ma­tio­nen mit einem pro­fes­sio­nel­len Design. Achten Sie auf Über­sicht­lich­keit, Ein­heit­lich­keit und ein stimmiges Er­schei­nungs­bild, damit sie auf allen Geräten gut lesbar bleibt. Daher lohnt es sich, bei der Ge­stal­tung auf einige grund­le­gen­de De­sign­prin­zi­pi­en zu achten:

• Verwenden Sie maximal zwei Schrift­ar­ten und dezente Farben.
• Halten Sie die Signatur mo­bil­freund­lich (keine zu breiten Logos, klare Struktur).
• Testen Sie die Dar­stel­lung in ver­schie­de­nen Clients (Desktop, Mobile, Web).
• Verwenden Sie keine zu großen Bilder oder Wer­be­ban­ner.
• Ak­tua­li­sie­ren Sie Ihre Signatur re­gel­mä­ßig (z. B. bei neuer Position oder Te­le­fon­num­mer).

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E-Mail-Signatur bei IONOS erstellen

Wenn Sie Ihre E-Mails über IONOS Webmail versenden, können Sie Ihre Signatur direkt im Postfach anlegen:

1. Melden Sie sich bei IONOS Webmail an.

2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Ein­stel­lun­gen) und dann auf „Alle Ein­stel­lun­gen…“.

3. Wählen Sie im Menü auf der linken Seite „E-Mail“ und an­schlie­ßend „Si­gna­tu­ren“ aus.

4. Klicken Sie auf „Neue Signatur hin­zu­fü­gen“, vergeben Sie einen Namen und geben Sie Ihren Text (und optional Bilder/HTML) ein.

5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Fazit: Kleine Signatur, große Wirkung

Egal, welchen E-Mail-Dienst Sie nutzen – der Aufwand, eine E-Mail-Signatur zu erstellen, ist gering. Umso größer ist al­ler­dings der Nutzen: Sie bieten Ihrem Kontakt durch die mit­ge­sand­ten In­for­ma­tio­nen nicht nur Mehrwert, sondern hin­ter­las­sen auch einen seriösen und pro­fes­sio­nel­len Eindruck. Damit ist die Signatur ein un­ver­zicht­ba­rer Be­stand­teil einer perfekten Business-Mail.