Eine eigene E-Mail-Domain für professionelle Kommunikation

Mit einer eigenen Mail-Domain signalisieren Sie professionelle Kommunikation. Die Domain gehört Ihnen, ist werbefrei und sicherer als eine Freemail-Adresse. Die Registrierung ist einfach: Domain-Provider wählen, Wunsch-Domain prüfen und Bestellvorgang durchführen.

Wenn Sie eine eigene E-Mail-Domain registrieren möchten, wählen Sie eine beliebige Top-Level-Domain (Domainendung) und einen verfügbaren Domain-Namen aus. Beachten Sie, dass jeder Domain-Name unterhalb einer TLD nur einmal vergeben wird. Welche Endungen verfügbar sind, ist abhängig vom Provider, den Sie sich aussuchen.

Häufig angeboten werden generische Top-Level-Domains (gTLD) wie .com, .net oder .org. Diese gehören meist zu den beliebtesten Domainendungen. Auch länderspezifische Domains (ccTLD) wie .de, .fr oder .nl sind häufig dabei.

Solche Domains sehen dann so aus:

• firmenname.com
• unternehmensname.de

Ist Ihr Wunschname unter einer bestimmten TLD vergeben, können Sie auf eine andere Endung ausweichen. Die sogenannten neuen Domain-Endungen (nTLD)) bieten gute Möglichkeiten, einen „sprechenden“ Domain-Namen zu kreieren oder regionalen Bezug herzustellen, zum Beispiel:

• firmenname.hotel
• unternehmensname.fashion
• firmenname.berlin

Beachten Sie auch, dass die Regeln, nach denen Domain-Namen gebildet werden, durch die jeweilige Vergabestelle der TLD definiert werden. Grundsätzlich gilt für alle Top-Level-Domains, dass sich Domain-Namen aus den Buchstaben a–z, den Ziffern 0–9 sowie Bindestrichen bilden lassen. Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.

Einige TLDs wie „.de“ erlauben zudem Sonderzeichen wie Umlaute im Domain-Namen. Dies ist jedoch nicht zu empfehlen: Umlaut-Domains können zu Problemen mit Mail-Servern und E-Mail-Programmen führen, auch wenn solche IDN-Domains im Prinzip möglich sind.

Gestalten Sie Ihren Domain-Namen möglichst simpel und einprägsam.

Eine Mail-Adresse mit eigener Domain bietet gegenüber Freemail-Alternativen mehrere Vorteile, die sich in sechs Punkten zusammenfassen lassen:

Mit einer eigenen E-Mail-Domain treten Sie vor allem bei geschäftlicher Kommunikation seriös und vertrauenswürdig auf. Während Freemail-Adressen mit Anbieter-Domains einen unprofessionellen Eindruck erwecken können, signalisieren Sie mit Ihrer eigenen Mail-Domain klar und offen, wer Sie sind. Wählen Sie am besten personenbezogene oder aufgabenorientierte E-Mail-Adressen. Einige Beispiele:

• vorname.nachname@firmenname.de – ein direkter, persönlicher Kontakt
• info@firmenname.de – für allgemeine Anfragen an Ihre Firma
• service@firmenname.de – die Adresse für Ihren Kundenservice
• bewerbung@firmenname.de – die Adresse für Ihr Recruiting

Eine eigene E-Mail-Domain ermöglicht Ihnen kurze, einprägsame Kontaktadressen. Dies ist bei den stark frequentierten Freemail-Anbietern nicht so einfach, da geläufige Kombinationen aus Vor- und Nachnamen oft bereits besetzt sind. Viele Nutzer und Nutzerinnen greifen daraufhin auf Ergänzungen in Form von Zahlen wie dem Geburtsjahr zurück. Das kann unseriös wirken, denn Spam-Versender nutzen gern ähnliche gestaltete Adressen. Im Vergleich dazu ist eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain wesentlich einfacher zu merken und birgt auch weniger Tippfehlerpotenzial.

Mit einer eigenen Mail-Domain sichern Sie sich weitreichende Unabhängigkeit vom jeweiligen Mail-Anbieter. Das heißt: Sollte ein Provider einmal seine Produktpalette umstrukturieren oder das Geschäft einstellen, können Sie problemlos mit Ihrer Domain samt E-Mail-Adresse zu einem anderen Webhoster umziehen.

Mit Ihrer eigenen E-Mail-Domain profitieren Sie von einem Postfach ohne Werbung. In kostenlosen Freemail-Accounts werden dagegen häufig Anzeigen geschaltet. Dazu kommt, dass Mail-Adressen nach dem Schema „benutzername@mail-anbieter.de“ ein beliebtes Ziel für Spam sind. Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain minimiert das Spam-Risiko, weil sie viel individueller ist.

Mit einer eigenen Mail-Domain senken Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Viren und andere Internet-Bedrohungen Schaden bei Ihnen anrichten. Die meisten Domain-Provider bieten neben dem Virenschutz für E-Mail-Postfächer auch speziellen Schutz gegen Angriffe auf die Domain selbst. Gratis-Mail-Provider sind ein beliebtes Ziel für Cyberkriminelle, die im Streuverfahren Viren, Trojaner und Co. an Freemail-Accounts verteilen. Und oftmals ist es nicht einfach, Schadsoftware zu erkennen und Malware zu entfernen.

Richtig konfiguriert, sind Mail-Adressen mit eigener Domain deutlich zuverlässiger als Freemail-Adressen. Mithilfe der Catch-all-Funktion ist es möglich, eingehende Nachrichten an eine Domain auf ein Hauptpostfach umzuleiten. Das funktioniert auch, wenn der Local Part vor dem @-Zeichen aufgrund von Tippfehlern keinem speziellen Postfach zugeordnet werden kann. So wird der Verlust wichtiger E-Mails vermieden.

Die Registrierung Ihrer eigenen Mail-Domain läuft bei jedem Domain-Anbieter nach dem gleichen Schema ab: Sie wählen einen Domain-Namen aus, prüfen dessen Verfügbarkeit und werden Schritt für Schritt durch den Bestellprozess geführt. Dabei können Sie meist auch entscheiden, ob Sie E-Mail-Postfächer, Webhosting und andere Funktionen dazubuchen möchten.

Das Vorgehen sieht im Detail so aus:

Domain-Vergabestellen oder Registries, zum Beispiel die DENIC für .de, kooperieren mit verschiedenen Internet-Service-Providern. Ein und dieselbe Domain lässt sich in der Regel über verschiedene Provider registrieren. Welcher Dienstleister für das E-Mail-Hosting mit eigener Domain für Sie am besten passt, entscheiden Sie anhand dieser Auswahlkriterien:

• Anzahl der zur Verfügung gestellten Postfächer
• Speicherplatz pro Postfach
• Verfügbarkeit relevanter Übertragungsverfahren wie POP3 und IMAP

Die reinen Kosten für eine Domain sind bei den meisten Anbietern vergleichbar. Entscheidend ist, welche Funktionen und Optionen Sie zu welchem Preis dazubekommen. Häufig profitieren Sie von Bundle-Angeboten, zum Beispiel E-Mail-Postfächer inklusive eigener Domain oder Webhosting inklusive eigener Domain und E-Mail-Postfach.

Zudem sollten Sie in Erfahrung bringen, wo Ihre persönlichen Daten beim jeweiligen Anbieter gespeichert werden. Nur wenn sich das Rechenzentrum in Deutschland befindet, gelten die hiesigen Datenschutzbestimmungen.

Je nachdem, welches Mail-Hosting Sie gebucht haben, können Sie eine bestimmte Anzahl E-Mail-Adressen unter Ihrer Mail-Domain anlegen. Nehmen Sie individuelle Einstellungen für Ihre Postfächer vor, zum Beispiel Weiterleitungen, Abwesenheitsnotizen, Verschlüsselungsoptionen oder Filter.

Zur Verwaltung von Postfächern bieten Mail-Hoster in der Regel einen zentralen Kontrollbereich für alle E-Mail-Konten, die zu Ihrer Domain gehören. Diesen erreichen Sie über Ihre Kundennummer bzw. Ihren Benutzernamen und ein persönliches Passwort. Im Kontrollbereich findet sich üblicherweise eine Schaltfläche „Neue E-Mail-Adresse“.

Um Ihrem Konto ein neues Postfach für Ihre eigene E-Mail-Domain hinzuzufügen, definieren Sie lediglich einen neuen Local Part (den Teilabschnitt vor dem @-Zeichen) und kombinieren diesen mit dem Global Part (Domain-Name plus TLD):

• neue-adresse@ihre-domain.de

Besitzen Sie mehr als eine Domain, können Sie wählen, für welche Ihrer Mail-Domains die neue E-Mail-Adresse angelegt werden soll.