An welchem Ort Sie die E-Mails ablegen, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie können die Daten also sowohl auf dem Unternehmensserver als auch auf einem externen Speichermedium sichern – solange die Anforderungen an die Aufbewahrung (vollständig, manipulationssicher, stets verfügbar, maschinell auswertbar) erfüllt sind. Für die revisionssichere E-Mail-Archivierung müssen Sie dementsprechend eine nicht manipulierbare Variante wählen. Dies lässt sich generell über die Verschlüsselung der Daten erreichen. Hierbei muss aber gewährleistet sein, dass man im Bedarfsfall die Mails unverschlüsselt aushändigen kann. Inzwischen sind zahlreiche spezielle Programme zur Verwahrung von E-Mails verfügbar. Über E-Mail-Archivierungssoftware kann die Archivierung der Mails automatisch erfolgen – diese Lösung ist besonders zeitsparend. Unternehmen können zu diesem Zweck sowohl auf verschiedene Cloud-Dienste als auch Appliances zurückgreifen.
Aufgrund der Masse an ein- und ausgehenden Mails werden von einigen Unternehmen einfach alle E-Mails archiviert, um sich die Aussortierung zu sparen. Dies kann jedoch zu Verstößen gegen den Datenschutz führen. Denn private E-Mails der Mitarbeiter dürfen aus Datenschutzgründen nicht aufbewahrt werden – es sei denn, die Mitarbeiter erklären sich ausdrücklich damit einverstanden. Wenn die Arbeitnehmer dies nicht möchten oder ein Unternehmen dies nicht von seinen Angestellten verlangen will, bieten sich noch folgende Optionen: So kann beispielsweise die Nutzung von E-Mails für private Zwecke komplett untersagt werden, was rechtlich die sicherste Variante für ein Unternehmen darstellt. Oder man erlaubt den Mitarbeitern die Nutzung von mobilen Geräten oder Webmail-Programmen.
Wie schon im Vorfeld erwähnt, ist die Rechtslage bei der E-Mail-Archivierung durchaus kompliziert. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient der grundlegenden Information. Bei Fragen und Problemen sollten Sie sich an einen Rechtsexperten wenden.