Geordnete und jederzeit griffbereite Vertrags-, Auftrags- oder Rechnungsunterlagen zeichnen einen gut organisierten Arbeitsplatz aus. Normalzustand in den meisten Büros ist das allerdings nicht. Und selbst, wenn man viele Arbeitsstunden investiert hat, um die regelmäßig benötigten Dokumente optimal zu strukturieren, so wächst mit der Zeit zumindest der Papierstapel im Archiv immer mehr an, sodass die Suche nach älteren Informationen oft eine kleine Ewigkeit dauert. Das papierlose Büro scheint einen Ausweg zu bieten: Mithilfe digitaler Archivierung wird dem Papierkrieg ein Ende gesetzt und der Workflow spürbar verbessert.
Mediale Inhalte wie Fotos oder Musik digital zu verwalten, ist mittlerweile so selbstverständlich wie ein eigener Internetanschluss. Urlaubsfotos werden mit Digitalkameras oder dem Smartphone geschossen und direkt mit den Bekannten auf Instagram oder Facebook geteilt. Die eigene Musiksammlung liegt in der Cloud und ist von überall auf der Welt verfügbar. Materielle Sammlungen sind in diesen Tagen eine echte Rarität geworden. Insofern ist es verwunderlich, dass die digitale Archivierung von Dokumenten im Arbeitsalltag bisher so geringen Stellenwert hat. Insbesondere in vielen Büros herrscht weiterhin eine regelrechte Zettelwirtschaft, von der nur in Ausnahmefällen abgewichen wird – beispielsweise bei Vertragsunterlagen und Rechnungen von E-Commerce-Händlern, Versicherungen oder Stromanbietern, die den Kunden per E-Mail erreichen.
Die Idee des papierlosen Büros umfasst jedoch weit mehr als die Speicherung digitaler Zahlungsaufforderungen: Der komplette Arbeitsplatz soll darauf ausgerichtet sein, dass papiergebundenen Dokumente verschwinden. Durch den ausschließlichen Einsatz elektronischer Datenverarbeitung soll die Arbeitseffizienz erhöht und die Umwelt geschützt werden. Im Detail wird das papierlose Büro durch folgende Maßnahmen realisiert:
Ob sich der Umstieg auf ein papierloses Büro für Sie lohnt, sollten Sie vor allem von den Antworten auf die folgenden Fragen abhängig machen: Wie viel Zeit verlieren Sie bzw. Ihre Mitarbeiter regelmäßig bei der Suche nach bestimmten Dokumenten? Und wie stark lenkt diese Suche von der eigentlichen Arbeit ab? Insbesondere bei größeren Archiven können einige Minuten oder gar Stunden pro Woche zusammenkommen – Zeit, die man durch digitale Archivierung anderweitig nutzen kann. Die Umstellung auf ein Büro ohne papierbezogene Dokumente sollten Sie allerdings nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn die bereits erwähnten notwendigen Schritte lassen sich nicht von heute auf morgen durchführen. Zusätzlich kommen auch Kosten für die Anschaffung von Soft- und Hardware auf Sie zu, die je nach bestehenden Ressourcen variieren. Plant man einen Umstieg auf papierlose Arbeitsprozesse, sollte man folgende Bereiche vorab genau überprüfen:
Das papierlose Büro beschleunigt Ihre Arbeitsprozesse, da alle relevanten Dokumente jederzeit und überall digital zur Verfügung stehen. Darüber hinaus sparen Sie den normalerweise für papiergebundene Dokumente anfallenden Büroplatz sowie die Portokosten für Postnachrichten. Die digitale Archivierung Ihrer Arbeitsdokumente, die auch besonders umwelt- und ressourcenschonend ist, kann somit ein Gewinn für den Arbeitsalltag sein.
Allerdings sollten Sie auch eventuelle Schwierigkeiten bedenken, die mit dem papierlosen Büro verbunden sind: Dass alle Dokumente zentral – immer häufiger in einer Cloud – gespeichert sind, erleichtert den Zugriff nicht nur für die berechtigten Personen, sondern auch für Hacker. Achten Sie daher aus Datenschutzgründen darauf, dass ausreichende Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden – von Ihnen oder dem externen Hosting-Anbieter. Zusätzlich sollte auch das genutzte Dokumentenmanagementsystem ein umfassendes Rechtesystem beinhalten, das nur den gewünschten Mitarbeitern Ihres Unternehmens Zugriff auf die jeweiligen Dokumente ermöglicht. Weiterhin müssen Sie dafür sorgen, dass sämtliche Unterlagen, die rechtliche Relevanz haben, in unveränderter Form gemäß den geltenden Aufbewahrungsfristen verfügbar sind.
Berücksichtigen Sie die genannten Aspekte und scheuen die anfänglichen Mühen nicht, dann werden Sie schnell von der Umsetzung des papierlosen Büros profitieren – und haben dort, wo sich früher Unterlagen stapelten, wahrscheinlich bald freigewordenen Büroraum zur Verfügung.
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