Das papierlose Büro beschleunigt Ihre Arbeitsprozesse, da alle relevanten Dokumente jederzeit und überall digital zur Verfügung stehen. Darüber hinaus sparen Sie den normalerweise für papiergebundene Dokumente anfallenden Büroplatz sowie die Portokosten für Postnachrichten. Die digitale Archivierung Ihrer Arbeitsdokumente, die auch besonders umwelt- und ressourcenschonend ist, kann somit ein Gewinn für den Arbeitsalltag sein.
Allerdings sollten Sie auch eventuelle Schwierigkeiten bedenken, die mit dem papierlosen Büro verbunden sind: Dass alle Dokumente zentral – immer häufiger in einer Cloud – gespeichert sind, erleichtert den Zugriff nicht nur für die berechtigten Personen, sondern auch für Hacker. Achten Sie daher aus Datenschutzgründen darauf, dass ausreichende Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden – von Ihnen oder dem externen Hosting-Anbieter. Zusätzlich sollte auch das genutzte Dokumentenmanagementsystem ein umfassendes Rechtesystem beinhalten, das nur den gewünschten Mitarbeitern Ihres Unternehmens Zugriff auf die jeweiligen Dokumente ermöglicht. Weiterhin müssen Sie dafür sorgen, dass sämtliche Unterlagen, die rechtliche Relevanz haben, in unveränderter Form gemäß den geltenden Aufbewahrungsfristen verfügbar sind.
Berücksichtigen Sie die genannten Aspekte und scheuen die anfänglichen Mühen nicht, dann werden Sie schnell von der Umsetzung des papierlosen Büros profitieren – und haben dort, wo sich früher Unterlagen stapelten, wahrscheinlich bald freigewordenen Büroraum zur Verfügung.