Elektronische Post wird über Mailserver transportiert und kann mithilfe von E-Mail-Programmen, auch E-Mail-Clients genannt, empfangen werden. Diese Clients, z. B. Mozilla Thunderbird oder Windows Live Mail, greifen ihrerseits auf Protokolle zurück, um die E-Mails anzuzeigen. Je nach verwendetem Protokoll ist die Vorgehensweise dabei eine andere: Das Netzwerkprotokoll IMAP öffnet die Nachrichten direkt auf dem Server, während das Übertragungsprotokoll POP3 dafür sorgt, dass selbige zunächst heruntergeladen und im Anschluss lokal geöffnet werden.
Das Internet Message Access Protocol – kurz IMAP – ist ein textbasiertes Netzwerkprotokoll, das den Zugriff auf E-Mails ermöglicht, die sich auf einem Mailserver befinden. Richten Sie Ihr Konto mit IMAP ein, stellt Ihr E-Mail-Client bei jedem Login eine Verbindung zum Server her, die während der gesamten Sitzung bestehen bleibt. Sie können in dieser Zeit auf einzelne Ordner und E-Mails zugreifen, deren Inhalte auf Anfrage angezeigt werden. Dabei bleiben alle Nachrichten und angelegten Ordnerstrukturen auf dem Server gespeichert, bis sie gelöscht werden. Dadurch können Sie von überall aus und mit mehreren Clients auf den Mailserver zugreifen und finden immer den gleichen, aktuellen Datenbestand vor.
Die Verbindung zwischen Server und IMAP-Client wird über TCP/IP auf Port 143 (bei gesicherter Verbindung Port 993) hergestellt. Über Textmeldungen kommuniziert der Client anschließend mit dem Mailserver, benötigt jedoch keine direkten Antworten auf ausgesandte Kommandos. Damit er die Rückmeldung des Servers im späteren Verlauf registrieren kann, legt der Client seinen Befehlen eine Kennung bei, die der Mailserver den Antworten hinzufügt. Die Antwortzeilen beginnen mit einem Sternchen, wenn ihr Inhalt Informationen enthält. Ist dem Antwortschreiben ein Pluszeichen vorangestellt, erwartet der Server weitere Informationen zu dem erhaltenen Befehl. Zusätzlich informiert die Rückmeldung über den Erfolg (OK) und Misserfolg (NO) sowie Syntax-Fehler (BAD) des jeweiligen IMAP-Client-Kommandos.
Das Post Office Protocol (POP3) ermöglicht das Abrufen von E-Mails mithilfe eines Clients. Zu diesem Zweck stellt der Client eine Verbindung zu einem Posteingangsserver her, auf dem die notwendige POP3-Server-Software installiert sein muss. Die dort liegenden E-Mails werden heruntergeladen und auf dem Rechner des Clients gespeichert. Anschließend werden die elektronischen Nachrichten vom Mailserver gelöscht und die Verbindung getrennt. Den Inhalt der E-Mails können Sie nun lokal öffnen und bearbeiten, ohne dass Client und Server verbunden sind. Je nach Größe der Mail-Inhalte bzw. -Anhänge variiert die Dauer des Abholungsprozesses. Jede Nachricht kann nur von einem POP3-Client heruntergeladen werden.
Beim Verbindungsprozess zum Mailserver über TCP/IP greifen POP3-Clients auf Port 110 zurück. Ist die Verbindung verschlüsselt, wird Port 995 genutzt. Sind Server und Client verbunden, kommunizieren sie über Kommandos. POP3-Kommandos bestehen aus drei bis vier Zeichen und einem oder mehreren Parametern. Der Server beantwortet jedes Kommando direkt mit einer positiven (+OK) oder negativen (-ERR) Statusmeldung und optionalen Informationen. Jede POP3-Sitzung ist in drei Stufen unterteilt: Der erste Schritt ist die Benutzeranmeldung, bei welcher sich der Client mit Benutzernamen und Passwort gegenüber dem Mailserver identifiziert. Danach folgt der eigentliche Prozess des Nachrichten-Abrufs. Wurden alle Mails heruntergeladen und der Client erfolgreich getrennt, werden selbige in einem letzten Schritt vom Server gelöscht. Kommt es beim Abrufen zu einem Verbindungsabbruch, bleiben alle elektronischen Nachrichten erhalten, sodass der POP3-Client sie nach nochmaligem Verbindungsaufbau erneut downloaden kann.
Ein Vergleich der beiden Protokolle zeigt, dass es einige elementare Unterschiede zwischen IMAP und POP3 gibt: Während Clients mit IMAP eine dauerhafte Verbindung zum Mailserver herstellen, besteht die Verbindung von POP3-Client und POP3-Server nur, während die Nachrichten abgerufen werden. Eng damit verbunden ist auch der unterschiedliche Umgang mit abgerufenen E-Mails. Mit POP3 heruntergeladene Mails werden im Anschluss vom Mailserver gelöscht. Wenn Sie hingegen auf die Dienste des Netzwerkprotokolls IMAP zurückgreifen, bleiben sämtliche Nachrichten solange auf dem Server, bis sie manuell gelöscht werden. Das ist auch der Grund, warum bei der Verwendung von IMAP mehrere Clients zur selben Zeit Zugriff auf den gleichen Datenbestand haben können. Mit POP3 ist der Zugriff auf einen einzelnen Client beschränkt, da immer alle erhaltenen Mails auf den lokalen Rechner heruntergeladen werden. Die folgende Tabelle stellt die Unterschiede von IMAP und POP3 gegenüber:
| IMAP | POP3 |
|---|---|
| Verbindung auf Port 143 (993) | Verbindung auf Port 110 (995) |
| dauerhafte Verbindung | Verbindung nur zum E-Mail-Abruf |
| Antwort auf Kommandos wird nicht abgewartet | Kommandos benötigen sofortige Antwort |
| E-Mails bleiben auf dem Server, bis sie gelöscht werden | E-Mails werden nach erfolgreichem Abrufen vom Mailserver gelöscht |
| Abruf der Nachrichten von mehreren Clients möglich | Abruf der Nachrichten nur von einem einzigen Client möglich |
| nur gewünschte Mails werden abgerufen | alle erhaltenen Mails werden abgerufen |
Aus den genannten Unterschieden von IMAP und POP3 resultieren auch unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten der beiden Protokolle: Da POP3 nur auf einen Client beschränkt ist und immer alle E-Mails komplett abgerufen werden, lohnt sich der Einsatz des Übertragungsprotokolls besonders dann, wenn Sie Ihr E-Mail-Konto von einem lokalen Rechner aus abrufen möchten. Sind die elektronischen Nachrichten einmal heruntergeladen, benötigen Sie keine weitere Verbindung zum Mailserver und können Ihre Mails daher auch ohne bestehende Internetverbindung lesen und bearbeiten.
Möchten Sie hingegen mit Smartphone oder Tablet bzw. mit mehreren Clients auf denselben Mail-Bestand zugreifen, ist IMAP die bessere Wahl. Insbesondere, wenn Sie unterwegs nur auf die mobile Datenverbindung zurückgreifen können, ist es von Vorteil, dass IMAP nur die gewünschten Mails abruft – so können Sie Nachrichten mit großen Inhalten stattdessen zu Hause am PC öffnen. Da keine lokale Version der Mails heruntergeladen wird, benötigen Sie jedoch in jedem Fall eine bestehende Internetverbindung. Über die Funktion des E-Mail-Abrufs hinaus ist es mit dem Netzwerkprotokoll IMAP auch möglich, Ordnerstrukturen anzulegen und zu verwalten, den Bearbeitungsstatus der Mails zu kennzeichnen und versendete Nachrichten zu archivieren. Durch diese zusätzlichen Funktionen und die Tatsache, dass die E-Mails bis zur Löschung auf dem Server gespeichert sind, führt IMAP zu einer deutlich stärkeren Auslastung des Mailservers als POP3.
Ob man sich für IMAP oder POP3 entscheidet, sollte also sowohl von der geplanten Nutzung als auch von den zur Verfügung stehenden Ressourcen abhängig sein.
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