Dabei ist also auch wichtig, welches Dateiformat Sie für die Speicherung Ihrer Daten verwenden. Dies hängt grundsätzlich davon ab, wie das Dokument oder der Datensatz entstanden ist bzw. verwendet wurde. Sollten Sie eine Rechnung mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellen und dem Empfänger diese ausschließlich per Post zuschicken, reicht die Aufbewahrung einer Papierkopie. Die Datei, in der Sie das Dokument erstellt haben, können Sie löschen.
Anders sieht es bei einer elektronischen Übertragung aus: Wird die Rechnung per E-Mail versandt, müssen Sie die Originaldatei aufbewahren. Die E-Mail an sich (also abgesehen vom Anhang der Rechnung) müssen Sie nicht aufheben – es sei denn, sie enthält relevante Informationen. Das Finanzamt versteht, dass es sich nur um das Transportvehikel handelt und die eigentlich wichtigen Informationen im Anhang zu finden sind.
Besonderen Wert legen die GoBD auf Kassensysteme jeglicher Art. Wichtig ist der Finanzbehörde hierbei, dass alle Informationen, die während des Geschäftsprozesses entstehen, unveränderbar gespeichert werden. Die Unveränderbarkeit wirkt sich auch auf den Export der Dateien aus. Es ist nicht zulässig, Daten aus dem System zu ziehen und dann in einem Office-Programm zu öffnen, um sie anschließend wieder in das System einzuspeisen. Das würde Ihnen die Möglichkeit geben, steuerrelevante Daten zu verändern.
Auch gegen den Zugriff von Dritten soll man sein System schützen: Ein GoBD-konformes Datenverarbeitungssystem hat somit eine Zugangskontrolle integriert, sodass nur befugte Personen auf die Daten zugreifen können. Die Datensicherheit geht aber weiter: Auch gegen Verlust und Vernichtung müssen alle Informationen geschützt sein.
Mehr Auskünfte darüber, wie Kassensysteme oder auch Buchhaltungssoftware aufgebaut sein müssen, geben die GoBD nicht – das können die Grundsätze auch gar nicht leisten. Auf dem Markt sind unzählige Software-Anbieter vertreten, die unterschiedlichste Systeme anbieten, und jedes Unternehmen hat eine individuelle Konfiguration. Deshalb kann es keine allgemeingültige Aussage geben.