Bestandteile und Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung

Beim Schreiben einer Rechnung mit einem Rechnungsprogramm, wie der Online-Buchhaltung von IONOS, sind alle Pflichtangaben einer Rechnung automatisch enthalten. Auf was es sonst zu achten gilt, das erfährt man nachfolgend.

Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz

Das Entgelt (Rechnungsbetrag netto und brutto), der Steuerbetrag (Preis zzgl. Umsatzsteuer) und der Steuersatz (Umsatzsteuer in Prozent) müssen einzeln in der Rechnung aufgelistet werden. Falls der Leistungsempfänger eine Steuerbefreiung erhält, muss die Rechnung den Hinweis enthalten, für welche Lieferung oder Leistung die Steuerbefreiung gilt. Dies gilt ebenfalls für Entgeltsminderungen, z. B. bei Rabatten, Boni, Skonti etc.

Wenn das Finanzamt Sie als Kleinunternehmer anerkennt, brauchen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer auszuweisen. Dafür bekommen Sie aber auch nicht die Vorsteuer erstattet. Als Kleinunternehmer gelten Sie, wenn Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht über 22.000 Euro (Stand Jahr 2021 - aktuell Höhe siehe auch UstG §19) lag und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird.

Der Vorteil für Sie als Kleinunternehmer: Sie haben weniger Verwaltungsaufwand und müssen sich nicht mit dem oft unübersichtlichen Umsatzsteuerrecht befassen. Es ist allerdings notwendig, dass Sie in der Rechnung auf das Fehlen der Umsatzsteuer hinweisen. Ergänzen Sie Ihre Rechnung einfach mit dem Satz: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Pflicht zur Ausstellung und Aufbewahren von Rechnungen

Laut § 14 UStG müssen umsatzsteuerpflichtige Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung an den Leistungsempfänger ausgestellt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Handelt es sich um eine Rechnung gegenüber einer Privatperson, muss sie lediglich für zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG).

Wie so oft gibt es auch bei der Rechnungsstellung Ausnahmen. Sonderfälle sind beispielsweise Gutschriften, Anzahlungen oder Teilleistungen sowie Fahrausweise. Auch bei Rechnungen für Unternehmen innerhalb der EU oder in Drittländern gibt es Sonderregelungen zu beachten.

Gutschrift statt Rechnung

Die Gutschrift wird vom Leistungsempfänger ausgestellt. Dieser begleicht also keine Rechnung im klassischen Sinne, sondern erstellt dem Leistungserbringer für dessen erbrachte Leistung eine Gutschrift in Höhe des vereinbarten Preises.

Die Umsatzsteuerregelung funktioniert hier genauso wie bei einer klassischen Rechnung: Mit der ausgestellten Gutschrift können Sie Ihre geleistete Vorsteuer von der gesamten Umsatzsteuerschuld abziehen. Wichtig dabei ist, dass Sie für das Finanzamt die Gutschrift als solche kennzeichnen.

Anzahlungen und Teilleistungen

Generell müssen Rechnungen nicht auf einen Schlag und in Vorleistung gezahlt werden. Oft gibt es für den Kunden das Angebot, Leistungen aufzuteilen und in Raten zu bezahlen. Für Sie als Unternehmer ist es wichtig, dass Sie bereits erbrachte Zahlungen in der Schlussrechnung vermerken. Die Umsatzsteuer geben Sie in den Teilleistungen ebenfalls an.

Fahrausweise als Rechnung

Egal, ob U-Bahn oder ICE: Fahrausweise können Sie ebenfalls als Rechnungen einreichen. Auch hierbei sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Voraussetzung dafür sind folgende Angaben:

• Name und Anschrift des befördernden Unternehmens (z. B. Deutsche Bahn)
• Entgelt (inkl. Steuer)
• Datum der Fahrscheinausstellung
• der angewendete Steuersatz

Lieferungen in Drittländer

Beim Export ins Ausland gilt generell: Lieferungen ins Nicht-EU-Ausland (sogenannte Drittstaaten) sind steuerbefreit, solange Sie einen Belegnachweis (Zollbeleg) sowie einen Buchungsnachweis vorlegen können. In der jeweiligen Rechnung dürfen Sie folglich keine Steuern aufführen. Den Grund für die Steuerbefreiung müssen Sie hier unbedingt angeben, z. B. mit dem Hinweis: „Steuerfreie Ausfuhrlieferung/tax free export“.

Lieferungen in EU-Länder

Auch bei Lieferungen ins EU-Ausland gilt die Steuerbefreiung. Die Rechnung hat dieselben formellen Anforderungen wie eine normale Inlandsrechnung. Allerdings müssen Sie neben den Pflichtangaben noch folgende Zusätze beachten:

• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens
• Bei Geschäftskunden die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bei Privatpersonen reicht die Steuernummer)
• den Hinweis auf Steuerbefreiung der Lieferungen (z. B. „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“)

Ebenso gesetzlich vorgeschrieben ist es, dass Sie Ihre Rechnungen stets bis zum 15. des Folgemonats ausstellen, also spätestens 45 Tage nach dem Erbringen der Leistung. Beachten Sie, dass Sie für Warenlieferungen ins innereuropäische Ausland vierteljährlich eine zusammenfassende Meldung beim Bundeszentralamt für Steuern abgeben müssen.

Bei der Rechnungsstellung können Ihnen viele Fehler unterlaufen. Wenn Sie beim Finanzamt eine fehlerhafte oder unvollständige Rechnung einreichen, kann Ihnen das Recht auf Vorsteuerabzug verweigert werden, sodass Sie auf Mehrkosten sitzenbleiben. Das sind die häufigsten Fehler bei einer Rechnung:

Pflichtangaben fehlen oder werden falsch ausgestellt

Wenn Sie die oben genannten Pflichtangaben in Ihrer Rechnung nicht berücksichtigen, erfüllen Sie nicht die Mindestanforderung und Ihre Rechnungen sind beim Finanzamt unwirksam. Den Vorsteuerabzug erhalten Sie erst, wenn Sie als Rechnungsaussteller alle notwendigen Daten ergänzt bzw. berichtigt haben. Schreibfehler, die nicht sinnentstellend sind, verwehren Ihnen aber nicht das Recht auf den Vorsteuerabzug. Wenn Sie allerdings eine falsche Steueridentifikationsnummer angeben, kann dies zu erheblichen Problemen führen.

Zu hoher oder zu niedriger Steuerausweis

Wenn Sie einen zu hohen oder einen zu niedrigen Steuersatz angeben, ist dies ein gravierender Rechnungsfehler. Achten Sie deshalb stets auf eine korrekte Angabe. Weisen Sie beispielsweise eine zu hohe Steuer aus, müssen Sie diese dem Finanzamt auch bezahlen. Ihr Kunde hingegen kann den überhöhten Steuersatz nicht für seinen Vorsteuerabzug berücksichtigen.

Umgekehrt hat auch ein zu niedriger Steuersatz Folgen. Zwar muss das Unternehmen, dass die zu niedrige Steuer auf sein Produkt angewendet hat, vorerst nur diese bezahlen, allerdings kann auch der Leistungsempfänger die Vorsteuer nur zu dem angegebenen Steuersatz von der gesamten Umsatzsteuerschuld abziehen.

Unberechtigter Steuerausweis

Rechnungen, die Falschangaben enthalten, werden als unberechtigter Steuerausweis bezeichnet. Wer beispielsweise Handwerksarbeiten in seinen Büroräumen angibt, jedoch tatsächlich seinen Hobbykeller aufhübschen lässt oder statt eines Büro-Computers eine Spielekonsole für den Eigenbedarf kauft, muss dem Finanzamt die ausgewiesene Umsatzsteuer nachzahlen.

Scheinrechnungen

Wurde eine Rechnung erstellt, ohne dass eine Leistung erbracht oder eine Lieferung vollzogen wurde, spricht man von einer Scheinrechnung. Eine Scheinrechnung liegt auch dann vor, wenn der Rechnungsaussteller in Wirklichkeit gar kein Unternehmer ist. Das Finanzamt behält sich in solchen Fällen vor, den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers zu verwehren.

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