Zunächst widmen Sie sich dem formalen Aufbau des Schreibens. Ihr Logo sollten Sie unbedingt verwenden: Das Logo ist Ihr Markenzeichen, gehört damit zum Corporate Design Ihres Unternehmens und wird dementsprechend prominent platziert.
Unverzichtbar sind die gängigen Formalien eines Kundenanschreibens: Das Angebot muss sowohl den Namen Ihres Unternehmens (mit Rechtsform und Adresse) sowie Ihren Vor- und Nachnamen als auch die entsprechenden Daten Ihres Kunden enthalten. Nennen Sie des Weiteren Angebotsnummer und -datum, Lieferdatum, Kundennummer und den verantwortlichen Ansprechpartner Ihres Unternehmens. Wichtig sind zudem der Ort und das Datum, an dem Sie das Angebot verschicken.
In der Überschrift benennen Sie präzise den Gegenstand und Zweck Ihres Angebots. Die nachfolgende Anrede richten Sie an den verantwortlichen Ansprechpartner des Kunden. Eine persönliche Anrede zeugt von Respekt und Professionalität. Vergewissern Sie sich im Vorfeld auch darüber, ob der entsprechende Ansprechpartner auch zeichnungsberechtigt ist, d. h. ob er von seinem Unternehmen dazu autorisiert ist, Angebote einzuholen und Aufträge rechtswirksam zu erteilen.
Den anschließenden Fließtext sollten Sie so kurz wie möglich halten und in kompakte Absätze von nicht mehr als vier Zeilen aufteilen. Inhaltlich beschreiben und erläutern Sie hier Ihre Dienste gegenüber dem Kunden. Weiterhin besteht ein Angebotsschreiben aus einer übersichtlichen Aufstellung Ihrer Leistungen und der vereinbarten Eckdaten. Führen Sie hier auch den Umfang (Stückzahl bei Waren, Arbeitsstunden bei Dienstleistungen) und die entsprechenden Preise an. Dies kann z. B. in Tabellenform oder als Aufzählung geschehen.
Damit der Kunde die Zusammensetzung Ihres Angebots besser nachvollziehen kann, sollten Sie den Gesamtpreis in Form von Zwischensummen aufschlüsseln – nennen Sie z. B. den Nettopreis, die anfallende Umsatzsteuer und ggf. die Lieferkosten. Außerdem ist es ratsam, eine Angebotsfrist zu setzen – so legen Sie fest, für welchen Zeitraum die genannten Konditionen gültig sind.
Das eigentliche Angebotsschreiben sollte idealerweise nur eine einzige Seite umfassen. Allerdings passen nicht immer alle notwendigen Informationen auf eine Seite. Falls Sie Ihrem Kunden viele Details nennen müssen und diese mehr Platz benötigen, können Sie weitere Erläuterungen zum Angebotsinhalt in ein Begleitschreiben auslagern.