Angebot für Vorlage erstellen (mit Muster)

Unverbindliche, schriftliche Angebote dienen dazu, potenzielle Kunden und Kundinnen von den Konditionen des angebotenen Services zu überzeugen. Dabei kommt es auf eine korrekte Erstellung an. Kostenlose Angebotsvorlagen-Muster enthalten alle wichtigen Elemente, sodass Sie lediglich an den entsprechenden Stellen die Daten Ihrer Firma, die Angebotskonditionen und die Kontaktdaten des Empfängers bzw. der Empfängerin eintragen müssen.

Was sind Angebotsvorlagen?

Angebotsvorlagen sind vorgefertigte Muster, die die Grundstruktur und alle relevanten Bestandteile eines Angebots enthalten. Wenn ein Kunde oder eine Kundin mit einer konkreten Anfrage an einen Dienstleister oder eine Dienstleisterin herantritt, unterbreitet dieser oder diese daraufhin meist ein Angebot. Da das entsprechende Schreiben normalerweise rechtsverbindlich ist, kommt ein Vertrag zustande, wenn der Interessent oder die Interessentin das Angebot mit einer inhaltlich unveränderten Bestellung akzeptiert. Umso wichtiger ist es, dass Dienstleistende bei der Angebotserstellung mit großer Sorgfalt vorgehen und auf korrekte, rechtssichere und vollständige Inhalte achten. Bei einer hohen Zahl an Anfragen ist daher der Einsatz von Angebotsschreiben-Vorlagen gängige Praxis. Diese vorgefertigten Muster enthalten die Grundstruktur inklusive aller relevanten Bestandteile. Dort, wo die entscheidenden Informationen vermerkt werden müssen, befinden sich Platzhalter, die Sie nur noch durch die tatsächlichen Angaben ersetzen müssen. In der Regel handelt es sich bei den Angebotsvorlagen um Word- oder Excel-Dokumente – es gibt aber auch Muster für Programme anderer Office-Suites.

Was beinhaltet ein gutes Angebotsschreiben-Muster?

Wenn Sie dabei sind, Ihr erstes schriftliches Angebot zu verfassen, besteht die größte Herausforderung darin, alle relevanten Informationen in ansprechender Form zu Papier zu bringen. Auf der einen Seite spielt also ein passendes, Interesse weckendes Layout eine große Rolle, denn ohne dies wird Ihr Angebotsschreiben unter Umständen gar nicht gelesen. Auf der anderen Seite sollte sich Ihr Schreiben durch inhaltliche Korrektheit und Vollständigkeit auszeichnen. So signalisieren Sie Seriosität und gehen rechtlich kein unnötiges Risiko ein, denn wenn ein Angebot nicht den rechtlichen Anforderungen entspricht, kann es zu gerichtlichen Streitfällen kommen.

Eine gute Angebotsvorlage für Word oder Excel ist aus diesem Grund dem Anlass entsprechend aufgebaut und verfügt über folgende Bestandteile:

• vollständige Firmenanschrift
• Kontaktinformationen des Angebotsempfängers
• Angebotsdatum
• Bezeichnung, Umfang und Preis der Ware bzw. Dienstleistung
• eventueller Rabatt oder Skonto (Preisnachlass bei Sofortzahlung)
• Zahlungsbedingungen
• Verpackungs- und Lieferkosten
• Bedingungen für die Lieferung (z. B. Auslieferer)
• Zeitrahmen für Warenauslieferung bzw. Erbringung der Dienstleistung
• Hinweis auf die AGB und den Gerichtsstand

Ferner gibt es einige Elemente, deren Einsatz in bestimmten Branchen ebenfalls sinnvoll bzw. notwendig ist. Hierzu zählt vor allem die Angabe der Annahmefrist, die den Zeitraum zwischen der Erstellung des Angebots und dem Ende der Gültigkeit des Angebots definiert. Sofern das Angebot an weitere, bestimmte Bedingungen geknüpft ist, gehören diese ebenfalls in das Schreiben. Um dem Empfänger die Kontaktaufnahme zu erleichtern, ist zudem die Angabe zusätzlicher Kontaktinformationen wie einer Telefonnummer, einer E-Mail-Adresse oder Ihrer Web-Adresse sinnvoll. Auch die Angabe einer direkten Ansprechperson bzw. des oder der Angebotserstellenden gehört zur gängigen Praxis.

Angebot mit Muster erstellen – so funktioniert’s

Sie sparen Zeit, wenn Sie Ihre Angebotsschreiben mithilfe von Vorlagen anfertigen. Unabhängig davon, welche Vorlagen sie wählen, sind einige wichtige Schritte zu absolvieren. Schnell kann es passieren, dass man Platzhalter oder Beispielsätze unverändert übernimmt. Gehen Sie daher mit Geduld an die Aufgabe heran und verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über den Aufbau und Bestandteile der ausgewählten Angebotsvorlage.

Wie genau die Arbeit mit einem solchen Muster funktioniert, wollen wir an dieser Stelle beispielhaft anhand von Vorlagen verdeutlichen:

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Kostenloser Download

Im Anschluss an den Download öffnen Sie die ausgewählte Vorlage wie jedes andere Word- bzw. Excel-Dokument per Doppelklick. In der folgenden Anleitung erfahren Sie, welche Anpassungen Sie nun vornehmen müssen, um aus dem Angebot-Beispiel Ihr ganz persönliches Kundenanschreiben zu machen.

1. Geben Sie oben links zunächst Ihre Firmenadresse und direkt darunter die Adressdaten des Angebotsempfängers bzw. der -empfängerin an.
2. Auch der Bereich rechts oben ist für Ihre eigenen Adressdaten vorgesehen. Zusätzlich können Sie hier auch weitere Kontaktmöglichkeiten wie eine Telefonnummer oder eine Mailadresse einfügen, über die der potenzielle Kunde oder die potenzielle Kundin Kontakt mit Ihnen aufnehmen kann.
3. Bei der darauffolgenden Zeile handelt es sich um den Betreff. Dieser soll dem Leser auf einen Blick vermitteln, worum es sich bei dem erhaltenen Schreiben handelt. Das standardmäßige „Angebot“ können Sie natürlich auch variieren, indem Sie beispielsweise das Datum anhängen („Angebot vom 04.05.2024“) oder auf die angebotene Ware bzw. Dienstleistung eingehen („Unser Angebot für Ihren Flug von Berlin nach Paris“).
4. Unter der Betreffzeile enthält die Angebotsvorlage Platzhalter für drei Werte: Die Nummer des Angebots sowie die Kundennummer dienen beiden Parteien als Orientierungswerte, wenn es zu weiterem Kontakt kommt. Das Datum, an dem das Angebot erstellt wurde, dient der besseren zeitlichen Einordnung des Geschäftsprozesses.
5. Als nächstes folgt der Kopftext Ihres Angebots, in dem Sie sich direkt an den Empfänger oder die Empfängerin wenden. Es bietet sich an, diese kurze Einstiegszeile dazu zu nutzen, für das Interesse an Ihrem Produkt bzw. Ihrem Service zu danken. In einem zweiten Satz kündigen Sie an, dass die Details zu dem eigentlichen Angebot folgen.
6. Die Einzelheiten Ihres Angebots tragen Sie nun in die dafür vorgesehene Tabelle ein. Füllen Sie hierfür einfach die im Muster vorgegebenen Angaben „Bezeichnung“, „Menge“, „Einzelpreis“ und „Gesamtpreis“ aus, indem Sie die passenden Werte für Ihre Waren bzw. Dienstleistungen in die jeweiligen Felder einfügen. Bei Bedarf können Sie die Tabelle natürlich um weitere Spalten bzw. Zeilen erweitern, wenn Sie mehr Positionen aufführen oder weitere Angaben zu den einzelnen Positionen machen wollen.
7. Unter der Auflistung geben Sie anschließend die Gesamtsumme aller offerierten Leistungen ohne Umsatzsteuer, den Umsatzsteuerbetrag sowie den Rechnungsbetrag an. Sofern Sie nur geringe Umsätze erzielen und die Kleinunternehmerregelung greift, müssen Sie die Umsatzsteuer nicht ausweisen.
8. Die nachfolgende Textzeile können Sie nutzen, um dem Empfänger bzw. der Empfängerin weitere Informationen zu dem Angebot mitzuteilen (z. B. Annahmefrist, Rabattaktionen, Skonto, Eigentumsvorbehalt etc.).
9. Der untere Bereich der Angebotsvorlage ist für den Fußtext angedacht. Hier tragen Sie ein letztes Mal Ihre vollständigen Firmendaten ein – ggf. inklusive Telefon, Fax, E-Mail-Adresse oder Homepage. Ferner gehören Ihre Kontodaten (Bankname, IBAN/Kontonummer und BIC/Bankleitzahl) sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den Fußtext.
10. Wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben, können Sie das Vorlagen-Dokument speichern und das fertige Angebotsschreiben ausdrucken. Wenn Sie das Angebot per E-Mail verschicken wollen, wählen Sie beim Speichern einfach das PDF-Format aus.

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