Wenn Sie dabei sind, Ihr erstes schriftliches Angebot zu verfassen, besteht die größte Herausforderung darin, alle relevanten Informationen in ansprechender Form zu Papier zu bringen. Auf der einen Seite spielt also ein passendes, Interesse weckendes Layout eine große Rolle, denn ohne dies wird Ihr Angebotsschreiben unter Umständen gar nicht gelesen. Auf der anderen Seite sollte sich Ihr Schreiben durch inhaltliche Korrektheit und Vollständigkeit auszeichnen. So signalisieren Sie dem Empfänger Seriosität und gehen rechtlich kein unnötiges Risiko ein. Eine gute Angebotsvorlage für Word oder Excel ist aus diesem Grund dem Anlass entsprechend aufgebaut und verfügt über folgende Bestandteile:
- vollständige Firmenanschrift
- Kontaktinformationen des Angebotsempfängers
- Angebotsdatum
- Bezeichnung, Umfang und Preis der Ware bzw. Dienstleistung
- eventueller Rabatt oder Skonto (Preisnachlass bei Sofortzahlung)
- Zahlungsbedingungen
- Verpackungs- und Lieferkoste
- Bedingungen für die Lieferung (z. B. Auslieferer)
- Zeitrahmen für Warenauslieferung bzw. Erbringung der Dienstleistung
- Hinweis auf die AGB und den Gerichtsstand
Ferner gibt es einige Elemente, deren Einsatz in bestimmten Branchen ebenfalls sinnvoll bzw. notwendig ist. Hierzu zählt vor allem die Angabe der Annahmefrist, die den Zeitraum zwischen der Erstellung des Angebots und dem Ende der Gültigkeit des Angebots definiert. Sofern das Angebot an weitere, bestimmte Bedingungen geknüpft ist, gehören diese ebenfalls in das Schreiben. Um dem Empfänger die Kontaktaufnahme zu erleichtern, ist zudem die Angabe zusätzlicher Kontaktinformationen wie einer Telefonnummer, einer E-Mail-Adresse oder Ihrer Web-Adresse sinnvoll. Auch die Angabe eines direkten Ansprechpartners bzw. des Angebotserstellers gehört zur gängigen Praxis.