Kostenvoranschlag: Muster und Empfehlungen für Unternehmen

Bauunternehmer, Kfz-Mechaniker und Versicherungsagenten hören es jeden Tag: „Könnte ich bitte einen Kostenvoranschlag dafür haben?“. Das bedeutet meist einen Mehraufwand, der leider nicht immer Früchte trägt – nämlich dann, wenn der Kunde am Ende doch bei einem Konkurrenten bestellt. Aber können Sie es ihm wirklich verübeln?

Im freien Wettbewerb gehört es zum legitimen Konsumverhalten, erst mehrere Offerten von verschiedenen Anbietern einzuholen und sie miteinander zu vergleichen, bevor man als Kunde eine endgültige Kaufentscheidung trifft. Der Kostenvoranschlag ist hierfür eine willkommene Orientierungshilfe; ihn bereitwillig (und vielleicht sogar kostenfrei) anzubieten, schafft Transparenz für den Kunden und stärkt dessen Vertrauen in das Unternehmen – ein nicht zu unterschätzender Werbeeffekt. Aber was müssen Sie beim Schreiben eines Kostenvoranschlags beachten?

Was gibt es beim Erstellen eines Kostenvoranschlags zu beachten?

Wenn Ihre Firma im Technikbereich, im Finanzwesen oder in der Medizin tätig ist und entsprechend umfangreiche, höherpreisige Dienstleistungen anbietet, wird die erste Frage nach einem Kostenvoranschlag nicht lange auf sich warten lassen. Anstatt sich davon überrumpeln zu lassen, sollten Sie also schon jetzt einige Vorüberlegungen anstellen und sich ein entsprechendes Kostenvoranschlag-Muster zurechtlegen. Dabei gilt es, einige Sachverhalte zu bedenken.

Fakt

Zur Erinnerung: Ein Kostenvoranschlag oder „Kostenanschlag“ ist eine fachmännische Vorkalkulation der Kosten, die bei der Umsetzung eines Auftrags anfallen.

Mehraufwand und Vergütung

Einen Kostenvoranschlag zu erstellen ist ein zeit- und arbeitsintensiver Mehraufwand, den Sie sich womöglich gern vergüten lassen wollen – und auch dürfen. Aber Vorsicht: Kunden sehen den Kostenvoranschlag gern als selbstverständliche Basisdienstleistung und fühlen sich von einer Gebühr womöglich abgeschreckt. Die ist aber sinnvoll für Ihre finanzielle Liquidität, denn manchmal geht ein Kostenvoranschlag mit einer aufwendigen Planung oder umfangreichen Berechnungen einher. Stellt er außerdem schon einen wesentlichen Teil der eigentlichen Dienstleistung (z. B. die Fehlersuche im Vorfeld der Reparatur eines Laptops) dar, haben Sie ein starkes Argument auf Ihrer Seite, das eine Gebührenerhebung in jedem Fall rechtfertigt.

Diese müssen Sie aber auch explizit mit Ihrem Kunden aushandeln und vertraglich festhalten, denn gesetzlich vorgeschrieben ist solch eine Vergütungspflicht laut § 632 Abs. 3 Bundesgesetzbuch (BGB) nicht. Eine einfache Erwähnung einer Pauschalgebühr in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen reicht somit nicht aus, wie das Oberlandgericht Köln im Juni 2011 beschlossen hat.

Am Markt üblich sind Pauschalen in Höhe von 15 bis 30 Euro oder aber 10 Prozent des Auftragswerts. Diese Beträge können Ihnen auch eine gewisse Sicherheit gegenüber Betrugsmaschen bieten: Kunden, die in Wahrheit nicht wirklich vorhaben, bei Ihnen eine Dienstleistung in Auftrag zu geben, werden sich wohl eher nicht auf eine Gebührenerhebung einlassen. Denken Sie daran: Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie einen Kostenvoranschlag nur deshalb erstellen sollen, damit Ihre Konkurrenten Ihre eigenen Preise hinter die fein säuberlich geordneten Positionen schreiben können, haben Sie stets das Recht, sich dessen zu verweigern.

Damit Sie die ernsthaften Interessenten aber nicht mit Ihrer Forderung nach Vergütung verschrecken, sollten Sie schon im Vorhinein darauf hinweisen, dass diese „Schutzgebühr“ bei einer Auftragserteilung zurückerstattet bzw. mit dem Auftragswert verrechnet wird.

Tipp

Da Sie sowieso nicht verhindern können, dass potenzielle Kunden einen Preisvergleich anstellen, können Sie einen Kostenvoranschlag auch als konkrete Dienstleistung anbieten. Dafür stellen Sie einfach Kostenübersichten aus, die so strukturiert sind, dass sie anderen Anbietern direkt vorgelegt werden können. Somit ist es wahrscheinlicher, dass Sie als Kenner der Branche der erste Anlaufpunkt des Kunden sind. Zugleich haben Sie die Chance, Ihre eigene Offerte abzugeben.

Gültigkeitszeitraum

Für den Erfüllungszeitraum – also die Frist, in der ein Kostenvoranschlag gültig ist – gibt es keine allgemeine Regelung. Dennoch sollten Sie grundsätzlich ein konkretes Datum festlegen, schließlich ist es möglich, dass ein Kunde erst dann auf Sie zurückkommt, wenn die Kosten für ein bestimmtes Bauteil gerade gestiegen sind. Kalkulieren Sie bei der Fristsetzung auch nichtfinanzielle Faktoren mit ein, etwa saisonale Unterschiede oder Engpässe in den Lieferketten zu den Feiertagen. In jedem Fall sollte der Zeitraum eher kurz gewählt werden, Juristen empfehlen maximal sechs Wochen.

Verbindlichkeit

Kostenvoranschläge sind im Gegensatz zu konkreten Festpreisangeboten grundsätzlich unverbindlich, auch wenn sie Teil einer vertraglichen Vereinbarung, in Rechnung gestellt und vom Kunden unterschrieben sind. Diese inhärente Unverbindlichkeit gilt gleichermaßen für Sie: Gemäß § 650 BGB übernehmen Sie als Unternehmer keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben im Kostenvoranschlag. Das heißt: Fallen die tatsächlichen Kosten aufgrund unvorhersehbarer Ereignisse (z. B. Verzögerung von Lieferungen oder Preissteigerungen) höher aus als erwartet, dürfen die veranschlagten Kosten in einem gewissen Rahmen überschritten werden.

Dieser Umstand ist aber nicht jedem Kunden bewusst, weshalb Sie ihn explizit darauf hinweisen sollten – ein entsprechender Satz wie „Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich.“ reicht schon aus. Dies schafft nicht nur gegenseitiges Vertrauen, sondern erspart Ihnen auch spätere Konflikte. Alternativ können Sie sich darauf beschränken, in der Kostenübersicht Circa-Angaben zu machen – auf den Cent genaue Beträge sind bei Kostenvoranschlagen sowieso eher unüblich.

Konsequenzen von Überschreitungen

Machen Sie sich bewusst, dass die Abweichung von einem Kostenvoranschlag grundsätzlich ein mögliches und sogar wahrscheinliches Szenario ist. In einem Rahmen von unter 10 Prozent muss der Kunde dies in der Regel akzeptieren. Aber ab einer wesentlichen Überschreitung von 15 bis 20 Prozent sieht die Rechtsprechung (je nach Einzelfall) Sie als Unternehmer in einer gewissen Verantwortung:

Gemäß § 650 Abs. 2 BGB müssen Sie den betroffenen Kunden unverzüglich über die Veränderung in Kenntnis setzen und ihm die Möglichkeit einräumen, kraft seines außerordentlichen Kündigungsrechts vom Vertrag zurückzutreten; zudem kann es sein, dass Sie nur einen Teil Ihrer Vergütung entsprechend den bereits geleisteten Arbeiten zuzüglich der nicht darin enthaltenen Auslagen einfordern dürfen – vorausgesetzt, Sie haben Ihre Informationspflicht missachtet, den Kostenvoranschlag absichtlich zu tief angesetzt oder die Mehrkosten wären vermeidbar gewesen.

Einen Kostenvoranschlag schreiben: Das gehört hinein

Da der Kunde eine detaillierte Aufstellung aller auf ihn zukommenden Kosten inklusive Berechnungsgrundlage erwartet, kann und sollte in Ihren Kostenvoranschlag genügend Zeit und Sorgfalt einfließen. Ziel ist eine möglichst realistische Schätzung, die übersichtlich, vollständig und fehlerfrei präsentiert wird. Dementsprechende Pflichtangaben umfassen:

  • Art und Umfang der Arbeiten
  • Arbeitszeit
  • Arbeitskosten (Verdienst der Arbeitskräfte)
  • Benötigtes Material und entsprechende Materialkosten
  • Etwaige Spesen, Lieferkosten, sonstige Kosten
  • Gültigkeitszeitraum des Kostenvoranschlags

Je nach Dienstleistung und Arbeitsaufwand ist es auch ratsam, Ihrem Kunden mehrere verschiedene Optionen und optionale Services zur Auswahl zu stellen, die er zum Kostenvoranschlag hinzu- oder abwählen kann (das ist z. B. bei Versicherungspaketen üblich). Somit erhält er die Möglichkeit, den Auftrag und die damit verbundenen Kosten besser an seine Bedürfnisse und sein Budget anzupassen – und ist vielleicht eher dazu geneigt, Ihre Dienste anstatt die der Konkurrenz in Anspruch zu nehmen. Indem Sie außerdem Ihren Firmennamen, Ihr Logo und Ihre Kontaktdaten prominent auf dem Kostenvoranschlag platzieren, kann der Kunde diesen bei einem Preisvergleich sofort zuordnen und hat gleich alle wichtigen Informationen vor Augen.

Hinweis

Wenn Sie Kleinunternehmer sind, müssen Sie auf dem Kostenvoranschlag keine Umsatzsteuer ausweisen.

Kostenvoranschlag-Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anpassen

Das folgende Beispiel zeigt eine Kostenvoranschlag-Vorlage in Microsoft Word für ein fiktives Unternehmen:

 

Sie können diese sowie eine Version für Microsoft Excel kostenlos bei uns herunterladen (siehe Download-Bereich). Während vielen Nutzern die Handhabung von Word leichter fällt, haben Sie bei Excel einige praktische Tabellenkalkulationsfunktionen zur Verfügung, etwa Formeln für die automatische Berechnung des Gesamtpreises Ihres Kostenvoranschlags.

 

  • Word-Kostenvoranschlag-Vorlage für Unternehmer kostenlos downloaden
  • Excel-Kostenvoranschlag-Vorlage für Unternehmen kostenlos downloaden

Die angebotenen Kostenvoranschlag-Muster sind bereits ansprechend formatiert und enthalten alle pflichtmäßigen Bestandteile, die Sie nur noch anpassen und um Ihre eigenen Daten ergänzen müssen. Damit Ihnen beim Eintragen von Zahlenwerten keine Fehler unterlaufen, haben wir die entsprechenden Stellen mit „XX,XX“-Werten versehen (andere Kostenvoranschlag-Vorlagen geben hier beispielhafte Zahlen an).

In jedem Fall sollten Sie Ihren fertigen Kostenvoranschlag aber noch einmal ganz genau prüfen, um spätere Streitfälle (z. B. um verrutschte Kommastellen) zu vermeiden. Speichern Sie ihn daraufhin als Word- bzw. Excel-Datei, um ihn später noch einmal zu bearbeiten. Wollen Sie das Dokument an einen Kunden verschicken, sollten Sie es stattdessen als PDF formatieren oder gleich auf Papier ausdrucken – so kann nachträglich nichts daran verändert werden.

Wie Sie die Kostenvoranschlag-Vorlagen an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können, erfahren Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Im Kopf des Musters können Sie das Vorlagen-Logo sowie die Firmenanschrift durch Ihre eigenen Adressdaten ersetzen.
  2. Geben Sie darunter die Kontaktinformationen des Empfängers ein.
  3. Rechts daneben teilen Sie Ihrem Kunden eine einzigartige Kostenvoranschlag-Nummer zu und ergänzen den Namen und die Kontaktverbindung des ihm zugewiesenen Ansprechpartners.
  4. Darunter folgt das aktuelle Datum.
  5. Im Betreff wiederholen Sie noch einmal die individuelle Kostenvoranschlag-Nummer des Kunden.
  6. Der Kopftext muss lediglich einen höflichen und professionellen Kurzeinstieg bieten. An dieser Stelle können Sie schon darauf hinweisen, dass es sich um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt (oder Sie platzieren diese Anmerkung ans Ende des Dokuments).
  7. In der nachfolgenden Tabelle listen Sie nun alle Positionen durchnummeriert auf. Beginnen Sie mit dem Produkt oder der Dienstleistung mit dem höchsten Preis, sodass der Kunde den größten Kostenpunkt sofort erkennen kann. Erwähnen Sie auch relevante Details wie Mengenzahlen und Einzelpreise.
  8. In der nächsten Tabellenzeile geben Sie den Gesamtpreis an. Da es sich nicht um eine Rechnung handelt, müssen Sie auch keine Mehrwertsteuer auflisten. Bei Privatkunden wird dies dennoch empfohlen.
  9. Unter der Tabelle haben Sie nochmals Platz für etwas Text sowie Ihre Signatur.
  10. Vergessen Sie nicht, Ihre vollständigen Firmendaten, Bankinformationen sowie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Namen der Geschäftsführer in der Fußzeile anzugeben.
Hinweis

Mit Word oder Excel erstellte Geschäftsunterlagen sind nicht mit den GoBD (den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) konform. Benutzen Sie daher besser ein professionelles Buchhaltungs-Tool. Dieses enthält auch Vorlagen, mit denen Sie GoBD-konforme Kostenvoranschläge erstellen können.

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