In drei Fällen ist die Angabe einer Umsatzsteuer-ID entscheidend: Auf Rechnungen, auf der Zusammenfassenden Meldung und im Impressum.
Auf einer Rechnung über innergemeinschaftliche Lieferungen muss man die Umsatzsteuer-IDimmer angeben. Sie ersetzt die Angabe der Steuernummer und wird an deren Stelle in die Rechnungen aufgenommen. Nicht notwendig ist die Angabe der USt-ID, wenn eine Lieferung oder Dienstleistung an Privatpersonen oder Unternehmen ohne USt-ID geleistet wird. In diesem Fall greift das Reverse-Charge-Verfahren nicht und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss nicht ausgewiesen werden.
Auch in der Zusammenfassenden Meldung gibt man die Umsatzsteuer-IDan. Die ZM reicht ein Unternehmer monatlich oder vierteljährlich dem Finanzamt ein, sofern er innergemeinschaftliche Lieferungen ausführt. Sie muss sowohl dieUSt-IDdes eigenen Unternehmens als auch die der ausländischen Firma enthalten.
Laut Telemediengesetz ist es außerdem Vorschrift, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Impressum des Unternehmens zu vermerken. Dies erleichtert dem Geschäftspartner das Prüfen der USt-ID. Ignoriert man diese Vorschrift, kann es zu einer Abmahnung kommen.