Umsatzsteuer-ID: Schlüssel für das EU-Umsatzsteuerrecht

Baut man ein Unternehmen auf, das EU-weite Geschäftsbeziehungen unterhalten soll, so werden bald Fragen rund um die korrekte Umsatzbesteuerung auftauchen. Denn im Vergleich zu Geschäften innerhalb Deutschlands folgt die Umsatzbesteuerung bei Geschäften zwischen Unternehmen unterschiedlicher EU-Mitgliedsstaaten anderen, teils sogar gegensätzlichen Prinzipien.

Von zentraler Bedeutung für diese Vorgänge ist die Umsatzsteuer-ID. Die wichtigsten Fragen zur Umsatzsteuer beantworten wir an anderer Stelle. Hier erklären wir, was die USt-ID ist, wer sie benötigt und wie man sie beantragt.

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Was ist die USt-ID?

Die Umsatzsteuer-ID (abgekürzt „USt-ID“, „USt-IdNr.“ oder „UID“) ist das individuelle Kennzeichen von Unternehmen, die länderübergreifend in der EU tätig sind. Mithilfe der USt-ID können die internationalen Finanzbehörden die Geschäfte dieser Unternehmen nachvollziehen und besteuern. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist entscheidend für alle wichtigen Verwaltungsvorgänge der zuständigen Behörden in der EU.

Damit ähnelt die Umsatzsteuer-ID der ganz normalen Steuer-ID, die die meisten Bürger etwa aus der Steuererklärung kennen. Umsatzsteuer-ID und Steuer-ID sind aber keinesfalls identisch. Die Steuer-ID ist eine Kennzahl, die grundsätzlich jeder steuerpflichtigen Person zugewiesen wird. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wiederum wird nur an Unternehmen vergeben, die obendrein internationale Geschäfte abwickeln.

Wer benötigt eine USt-ID?

Jedes Unternehmen, das Umsatz mit Waren oder Dienstleistungen im EU-Ausland macht, benötigt eine Umsatzsteuer-ID. Mit ihr werden die oft komplexen Steuervorgänge innerhalb der EU geregelt. Handelt ein Unternehmer jedoch ausschließlich innerhalb Deutschlands, so benötigt er keine Umsatzsteuer-ID – für ihn genügt die reguläre Steueridentifikationsnummer.

Und was ist mit den sogenannten Kleinunternehmen? Kleinunternehmer sind es gewohnt, die Ausnahme von der Regel zu sein – nicht so jedoch bei der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Auch als Kleinunternehmer benötigt man eine Umsatzsteuer-ID, sofern man Lieferungen ins EU-Ausland tätigt. Denn die Kleinunternehmerregelung ist eine nationale Regelung und hat daher keine Gültigkeit auf dem internationalen Markt. Hier haben Kleinunternehmen denselben umsatzsteuerrechtlichen Status wie alle anderen Unternehmen auch.

Weshalb gibt es die Umsatzsteuer-ID?

Doch wofür benötigt man überhaupt eine zusätzliche Nummer für EU-Geschäfte? Dies hat mit einigen Neu- und Sonderregelungen zu tun, die die Umsatzbesteuerung von EU-Geschäften betreffen. Die Besonderheit: Macht ein deutsches Unternehmen Geschäfte mit einer Firma aus einem anderen EU-Staat (innergemeinschaftliche Lieferungen), so gilt in den meisten Fällen das Reverse-Charge-Prinzip. Das bedeutet, dass nicht – wie üblich – der Leistungserbringer die Umsatzsteuer bezahlt, sondern der Leistungsempfänger.

Die Steuerlast kehrt sich also um und wird nun vom Letzt-Verbraucher im Bestimmungsland getragen (Bestimmungslandprinzip). Für den Leistungserbringer dagegen ist die Lieferung oder Dienstleistung steuerfrei. Dieser muss lediglich seine EU-Lieferungen regelmäßig in einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) an die deutschen Finanzbehörden berichten. Für diese Vorgänge gibt es die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Damit die Geschäftsvorgänge für die internationalen Finanzämter nachvollziehbar sind und korrekt besteuert werden können, bekommt jedes Unternehmen in der EU eine individuelle Umsatzsteuer-ID.

Fakt

Historisch haben diese Regelungen mit dem Umbau der EU zu tun: Als 1993 die Binnengrenzen innerhalb der EU wegfielen, wurde das sogenannte Umsatzsteuer-Kontrollverfahren eingeführt. Dieses sollte fortan die Steuerkontrolle bei Geschäften zwischen EU-Ländern gewährleisten – auch ohne die bisher üblichen Zollkontrollen. Dafür bedurfte es eines digital gestützten Informationsaustauschs zwischen den Mitgliedsstaaten – der Schlüssel dafür ist die USt-ID.

Wo muss man die USt-ID angeben?

In drei Fällen ist die Angabe einer Umsatzsteuer-ID entscheidend: Auf Rechnungen, auf der Zusammenfassenden Meldung und im Impressum.

Auf einer Rechnung über innergemeinschaftliche Lieferungen muss man die Umsatzsteuer-ID immer angeben. Sie ersetzt die Angabe der Steuernummer und wird an deren Stelle in die Rechnungen aufgenommen. Nicht notwendig ist die Angabe der USt-ID, wenn eine Lieferung oder Dienstleistung an Privatpersonen oder Unternehmen ohne USt-ID geleistet wird. In diesem Fall greift das Reverse-Charge-Verfahren nicht und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss nicht ausgewiesen werden.

Auch in der Zusammenfassenden Meldung gibt man die Umsatzsteuer-ID an. Die ZM reicht ein Unternehmer monatlich oder vierteljährlich dem Finanzamt ein, sofern er innergemeinschaftliche Lieferungen ausführt. Sie muss sowohl die USt-ID des eigenen Unternehmens als auch die der ausländischen Firma enthalten.

Laut Telemediengesetz ist es außerdem Vorschrift, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Impressum des Unternehmens zu vermerken. Dies erleichtert dem Geschäftspartner das Prüfen der USt-ID. Ignoriert man diese Vorschrift, kann es zu einer Abmahnung kommen.

Umsatzsteuer-ID prüfen

Da es für die Abwicklung von EU-Geschäften wichtig ist, dass der Geschäftspartner ebenfalls über eine Umsatzsteuer-ID verfügt, kann man diese prüfen lassen. Denn schließlich ist die Lieferung für den deutschen Unternehmer nur dann steuerfrei, wenn auch der Leistungsempfänger über eine gültige USt-ID verfügt.

Daher kann man sich an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) wenden, um sich dort die Umsatzsteuer-ID des EU-Geschäftspartners bestätigen zu lassen. Auch bei der Europäischen Kommission ist dies möglich. So wird die Sicherheit bei internationalen Geschäften gewährleistet. Umgekehrt hat selbstverständlich auch der ausländische Unternehmer die Möglichkeit, die Umsatzsteuer-ID des deutschen Unternehmens prüfen zu lassen. Dies geschieht wiederum bei seiner nationalen Behörde oder der EU-Kommission.

Umsatzsteuer-ID beantragen

Die Umsatzsteuer-ID kann man beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragen. Der Antrag ist kostenlos. Das Bundesministerium für Finanzen stellt dafür ein entsprechendes Onlineformular bereit. Umfassende Informationen liefert das BZSt: Auf einer Seite sind die wichtigsten Fragen und Antworten sowie die Links zu weiteren Formularen zusammengestellt.

Hinweis

Möchte man als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-ID beantragen, so benötigt man vor dem Antrag ein sogenanntes Sondersignal vom zuständigen Finanzamt. Mit diesem stimmt das Finanzamt dem USt-ID-Antrag beim BZSt zu.

Neben dem Online-Antrag gibt es noch zwei weitere Wege, über die man eine Umsatzsteuer-ID beantragen kann: So hat man zusätzlich die Möglichkeit, den Antrag schriftlich an das Bundeszentralamt zu senden oder aber man fordert sie direkt bei der Firmengründung mit an.

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