Die folgende Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie beim Ausfüllen richtig vorgehen:
- Tragen Sie links oben in der Fahrtenbuch-Vorlage das amtliche KfZ-Kennzeichen des betreffenden Fahrzeugs ein.
- Geben Sie darunter Ihren Namen oder den des Mitarbeiters an, der das Fahrzeug die meiste Zeit benutzen wird.
- Notieren Sie rechts oben den Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der jeweiligen Nutzungsperiode. Vergessen Sie auch nicht, den endgültigen Kilometerstand hinzuzufügen, bevor Sie Ihr Fahrtenbuch beim Finanzamt vorlegen.
- Eine Zeile darunter definieren Sie den genauen Zeitraum der Fahrzeugnutzung. In vielen Fällen ist dieser deckungsgleich mit dem laufenden Geschäftsjahr. Die Datumsangaben können aber auch davon abweichen.
- In den folgenden Zeilen dokumentieren Sie ab jetzt für jede einzelne Fahrt den Namen des Fahrers, das Datum, den Kilometerstand am Anfang und am Ende der Fahrt sowie die insgesamt zurückgelegte Distanz. Weiterhin geben Sie an, ob es sich um eine geschäftliche oder private Fahrt gehandelt hat und welchem Zweck sie diente. Bei Umwegen kann es zudem sinnvoll sein, die Fahrtroute näher zu erläutern.
Bedenken Sie jedoch: Da sich mit Excel erstellte Fahrtenbücher beliebig verändern lassen und diese Änderungen nur schwer nachvollziehbar sind, werden sie nicht von den Finanzämtern anerkannt. Das gilt selbst dann, wenn Sie das Fahrtenbuch am PC ausfüllen und anschließend ausdrucken.
Umgekehrt sieht der Fall schon anders aus: Sie können unser Fahrtenbuch-Muster verwenden, um Ihr eigenes Fahrtenbuch in Papierform zu erstellen; denken Sie aber daran, sämtliche Einträge ausschließlich handschriftlich vorzunehmen – dann sind die Behörden zufrieden. Sie können die Excel-Tabelle aber auch für Ihre persönlichen Aufzeichnungen und Berechnungen nutzen.