Abschreibungen berechnen: Drei Beispiele zur Verdeutlichung

Wie berechnet man eine Abschreibung? Diese Frage hat für Unternehmen eine große Bedeutung. Die Wertverluste Ihrer Wirtschaftsgüter können Sie allerdings auf verschiedene Arten abschreiben – und je nach Methode unterscheiden sich auch die Abschreibungsbeträge. Wir erklären Ihnen, wie Sie gemäß der drei gängigsten Methoden Ihre Abschreibungen berechnen können.

Die nachfolgenden Berechnungen befassen sich mit Abschreibungen für Wirtschaftsgüter, die sich nur eine beschränkte Zeit lang nutzen lassen und laut Gesetz während dieser Zeit nach einem Plan abgeschrieben werden müssen (§ 253 Abs. 3 HGB). Im Einkommensteuergesetz ist geregelt, unter welchen Bedingungen Sie diese Beträge als sogenannte Absetzung für Abnutzung (AfA) in Form von Betriebsausgaben steuerlich geltend machen können (§ 7 EStG).

Um die AfA-Berechnung zu verstehen, sind zunächst die Grundsätze zur Abschreibung wichtig. In unserem Grundlagenartikel zu dem Thema erläutern wir diese ausführlich. Zur Auffrischung noch einmal das Wichtigste in Kürze:

In aller Regel verlieren die Vermögenswerte, die Sie für Ihr Unternehmen anschaffen, im Lauf der Zeit durch Abnutzung an Wert. Das gilt für Geräte und Maschinen ebenso wie für Büroeinrichtungen oder Bauwerke und im übertragenen Sinne auch für immaterielle Werte wie Rechte und Lizenzen.

Die Buchhaltung des Unternehmens muss diese Wertminderungen widerspiegeln, und das geschieht durch Abschreibungen. Für Unternehmer sind sie nicht nur Pflicht, sondern auch äußerst nützlich. Sie lassen sich nämlich als Betriebsausgaben geltend machen. Folglich schmälern sie Ihren Gewinn, und daraus ergibt sich wiederum eine Steuerersparnis.

In der Bilanz des Unternehmens erscheinen die Abschreibungen als Minderung des Eigenkapitals.

Für steuerlich wirksame planmäßige Abschreibungen hat der Gesetzgeber verschiedene Methoden vorgesehen. Folgende Arten der Abschreibung stehen Ihnen theoretisch zur Verfügung:

• die lineare zeitbezogene Abschreibung
• die degressive zeitbezogene Abschreibung
• die leistungsbezogene Abschreibung

Der Regelfall ist die lineare, also eine gleichmäßige Abschreibung über die Nutzungszeit des Wirtschaftsguts. In manchen Fällen ist auch eine leistungsbezogene Abschreibung möglich – bei Fahrzeugen beispielsweise unter Berücksichtigung ihrer Fahrleistung in Kilometern. Die degressive Abschreibung mit abnehmenden Beträgen über die Nutzungszeit ist auf einige Sonderfälle beschränkt.

Wenn Sie für ein Wirtschaftsgut die Abschreibungen berechnen wollen, brauchen Sie vor allem drei Werte: sein Anschaffungsdatum, seinen Anschaffungswert und seine Nutzungsdauer in Wirtschaftsjahren.

In den sogenannten AfA-Tabellen können Sie überprüfen, welche Nutzungsdauern für die verschiedensten Vermögensgegenstände angesetzt werden. Diese Daten sind zwar nicht rechtlich bindend, werden aber vom Finanzamt und auch von der Rechtsprechung als Leitlinien verwendet.

Bei der linearen Abschreibung werden die Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu gleichen Teilen den Jahren der Nutzungsdauer zugeordnet. Dazu teilen Sie diesen Betrag durch die Nutzungsjahre und schreiben vom zweiten Nutzungsjahr an jedes Jahr diesen Bruchteil ab, am Ende gegebenenfalls einen noch vorhandenen Restwert. Im ersten Nutzungsjahr kommt es auf den Anschaffungsmonat an: Für dieses Jahr können Sie einen entsprechenden Teil des Jahresbetrags geltend machen (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Für die Anlagenbuchhaltung ist es auch üblich, einen Erinnerungswert von einem Euro übrigzulassen, falls der Gegenstand nach der veranschlagten Nutzungszeit weiter in Gebrauch bleibt.

Angenommen, Sie kaufen im Juni einen Laptop für 900 Euro netto. Da dieser Betrag über der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter liegt (sofern Sie nicht nach der Sammelpostenmethode verfahren), wird die Abschreibung hierfür linear berechnet. Die Nutzungsdauer für einen Laptop beträgt laut AfA-Tabelle drei Jahre. Also schreiben Sie für jedes volle Jahr 33,3 Prozent ab, aber nicht im ersten und im letzten Jahr.

Zunächst wollen wir den jährlichen Betrag für die lineare Abschreibung berechnen:

Die Formel lautet:

Anschaffungswert/Nutzungsdauer = Abschreibungsbetrag

900 Euro/3 Jahre = 300 Euro pro Jahr

Jahr 1: Sie haben den Laptop im Juni gekauft – am Ende des Jahres haben Sie ihn also nur sieben Monate genutzt. Deswegen dürfen Sie nur 7/12tel des Jahresbetrags abschreiben – also 175 statt 300 Euro.

Jahr 2 und 3: In diesen Jahren schreiben Sie einfach jedes Jahr 33,3 Prozent, also 300 Euro ab.

Jahr 4: Für dieses Jahr bleibt ein Restbetrag von

900 – 175 – 300 – 300 = 125 Euro

zum Abschreiben übrig. Wenn Sie den Laptop weiter nutzen, können Sie statt 125 nur 124 Euro abschreiben und so einen Erinnerungswert stehen lassen.

Nun ist Ihr Laptop vollständig steuerlich korrekt abgeschrieben.

Diese Art der Abschreibung kann bei Anlagegütern zum Einsatz kommen, deren Leistung nicht konstant genutzt wird. Sie können damit die tatsächliche Abnutzung eines Wirtschaftsguts besser berücksichtigen. In diesem Fall werden die von der Steuer abzusetzenden Abschreibungsbeträge nicht zeitbezogen, sondern leistungsbezogen berechnet.

Sie kaufen zum Beispiel für 120.000 Euro einen Lkw für Ihre Firma. Die Gesamtleistung des Fahrzeugs setzen Sie mit 300.000 Kilometern an. Auf Basis dieser Zahlen kommt ein Abschreibungsbetrag von 40 Cent pro Kilometer heraus (120.000/300.000). Nun wird für jedes Jahr die Zahl tatsächlich gefahrener Kilometer herangezogen, um den jährlichen Abschreibungsbetrag zu berechnen. Angenommen Sie sind im ersten Jahr 30.000 Kilometer gefahren. Dann ergibt sich die leistungsbezogene Abschreibung für das Jahr wie folgt:

30.000 Kilometer x 0,40 Euro = 12.000 Euro

In den folgenden Jahren verfahren Sie genauso, bis die Gesamtleistung von 300.000 Kilometern erreicht ist.

Wie die lineare und die leistungsbezogene Abschreibung fällt auch die degressive Abschreibung in die Kategorie der planmäßigen Abschreibungen. Bei der degressiven Abschreibung sinken die Abschreibungsbeträge kontinuierlich über die Zeit der Nutzungsdauer. In den ersten Jahren der Nutzung werden also höhere Beträge abgeschrieben.

Die steuerliche Zulassung der degressiven Abschreibung gilt vor allem als Mittel zur Wirtschaftsförderung. Sie setzt im Unternehmen in kürzerer Zeit Geldmittel frei, sodass es bald wieder neu investieren kann.

Das steuerlich zulässige Verfahren zur degressiven Abschreibung ist die geometrisch-degressive Abschreibung, auch Buchwert-Abschreibung genannt. Dabei wird stets der gleiche Prozentsatz vom aktuellen Buchwert des Wirtschaftsguts abgeschrieben (zum Beispiel 30 Prozent). Ein anderes Verfahren ist die arithmetisch-degressive Abschreibung, bei der die Abschreibungsbeträge mithilfe einer abnehmenden Zahlenreihe bestimmt werden.

Die Buchwert-Abschreibung wird folgendermaßen berechnet:

Buchwert des Vorjahrs x Abschreibungssatz = Abschreibungsbetrag

Der Abschreibungssatz wird dabei in Prozent angegeben. Im Jahr der Anschaffung nehmen Sie einfach die Anschaffungs- beziehungsweise Herstellungskosten selbst.

Sie kaufen beispielsweise für 100.000 Euro eine Maschine für Ihr Unternehmen. Laut AfA-Tabelle beträgt die Nutzungsdauer zehn Jahre. Der Abschreibungssatz soll 20 Prozent betragen. Auch hier gilt die Regel, dass das Anschaffungsjahr je nach Monat der Anschaffung nur teilweise angesetzt werden darf. In unserem Beispiel soll die Anschaffung der Einfachheit halber im Januar erfolgen.

Jahr 1: Abschreibungsbetrag: 20 Prozent von 100.000 Euro = 20.000 Euro, restlicher Buchwert: 80.000 Euro

Jahr 2: Abschreibungsbetrag: 20 Prozent von 80.000 Euro = 16.000 Euro, restlicher Buchwert: 64.000 Euro

Jahr 3: Abschreibungsbetrag: 20 Prozent von 64.000 Euro = 12.800 Euro, restlicher Buchwert: 51.200 Euro

Jahr 4: Abschreibungsbetrag: 20 Prozent von 51.200 Euro = 10.240 Euro, restlicher Buchwert: 40.960 Euro

Und so weiter.

Dabei gibt es jedoch eine Besonderheit: Rechnerisch erreichen Sie bei dieser Abschreibungsmethode nie eine vollständige Abschreibung auf null. Ein Ausweg besteht darin, von einem Punkt an zur linearen Abschreibung zu wechseln – laut § 7 Abs. 3 Satz 1 EStG ist das auch erlaubt. Ein günstiger Zeitpunkt dafür ist, wenn der lineare Abschreibungsbetrag höher ist als der degressive.

Neben der handels- und der steuerrechtlichen Abschreibung arbeiten viele Unternehmen auch mit der sogenannten kalkulatorischen Abschreibung. Sie dient nur unternehmensinternen Berechnungen und ist nicht durch den Gesetzgeber geregelt. Das bedeutet auch, dass kalkulatorische Abschreibungen nicht Eingang in die Buchführung finden.

Die kalkulatorische und die handelsrechtliche beziehungsweise steuerrechtliche Abschreibung können durchaus voneinander abweichen. So wird in der kalkulatorischen Abschreibung häufig der Wiederbeschaffungswert und nicht der Anschaffungswert von Vermögensgegenständen als Grundlage genutzt. Das ist bei handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Abschreibungen nicht erlaubt.