Wenn ein Auto nur zu 10 bis 50 Prozent dienstlich genutzt wird, kann es wahlweise als „gewillkürtes“ Betriebsvermögen übernommen werden. Wenn Sie sich dafür entscheiden, können Sie die Kosten des Fahrzeugs im Umfang seiner betrieblichen Nutzung als Betriebsausgaben geltend machen. Das heißt, auch hier geht es darum, die betriebliche von der privaten Nutzung abzugrenzen.
Allerdings herrschen dabei andere Bedingungen als bei überwiegend dienstlich genutzten Fahrzeugen:
- Die Ein-Prozent-Regelung wird hier nicht angewandt.
- Es gibt als Alternative hierzu keine gesetzliche Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen.
Dafür werden die Anteile der dienstlichen und privaten Nutzung des Wagens aufgrund der tatsächlichen anteiligen Fahrzeugkosten ermittelt, und das gilt auch für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung.
Das klingt zunächst wie eine Erleichterung: Das Finanzamt verzichtet auf die strenge Ein-Prozent-Vorschrift aufgrund eines unter Umständen nur fiktiven Kaufpreises und ebenso auf die mitunter lästige Pflicht zur Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs. Dafür haben Sie aber als Steuerzahler die sogenannte Darlegungs- und Beweislast bei der Ermittlung der Fahrzeugkosten. Das bedeutet: Sie müssen darlegen, welche Kosten der Dienstwagen konkret verursacht hat und welche Anteile davon jeweils auf die betriebliche und die private Nutzung entfallen. Das Finanzamt kann Ihre Darlegungen akzeptieren, muss es aber nicht. Mit der Ein-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch haben Sie es da einfacher: Hier ist das Finanzamt zufrieden, wenn die Formalien erfüllt sind.
Jedenfalls entfällt für Dienstfahrzeuge im „gewillkürten Betriebsvermögen“ Ihre Pflicht, ein Fahrtenbuch zu führen, vielmehr genügen formlose Aufzeichnungen – diese sollten aber glaubhaft sein. Das gilt beispielsweise für:
- Daten aus Terminkalendern
- Fahrkostenabrechnungen gegenüber Auftraggebern
- Belege für Reisekosten
Hilfsweise können Sie auch Ihre Fahrten beispielhaft über einen bestimmten Zeitraum – etwa drei Monate – hinweg mit Anlass und Fahrstrecke aufzeichnen. Allerdings wird das Finanzamt wohl kaum etwas dagegen haben, wenn Sie sichergehen und ein regelrechtes Fahrtenbuch mit allen Details führen.
Auch hierbei geht es übrigens darum, die private Nutzung des Fahrzeugs als geldwerten Vorteil zu versteuern – ob als Unternehmer oder als Angestellter. Und dem gegenüber steht wieder die Möglichkeit, den dienstlich bedingten Teil der Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben geltend zu machen.