Während der Gesetzgeber in Österreich im Jahr 2016 die allgemeine Registrierkassenpflicht eingeführt hat, haben deutsche Unternehmer nach aktueller Rechtslage nach wie vor die Wahl, ob sie Bareinnahmen und -ausgaben mithilfe eines elektronischen Kassensystems erfassen oder auf eine sogenannte „offene Ladenkasse“ setzen. Je nachdem, welcher Kassentyp zum Einsatz kommt, gilt es jedoch, spezielle steuerrechtliche Vorschriften zu beachten.
Offene Ladenkasse
Bei der offenen Ladenkasse handelt es sich um eine Barkasse, die ohne technische Unterstützung geführt wird. Beispiele für Kassen dieser Art sind:
- Schubladen in der Ladentheke
- Geldkassetten
- Kellner-Portemonnaies
Da bei der offenen Ladenkasse keine Datenaufzeichnung stattfindet, ist mit ihr eine ordnungsgemäße Kassenführung – im Vergleich zur Aufzeichnung mithilfe elektronischer Kassensysteme – mit relativ hohem Aufwand verbunden.
Prinzipiell sind alle Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und mit ausreichender Bezeichnung zu erfassen (Einzelaufzeichnungspflicht):
- Datum, Belegnummer
- Inhalt des Geschäfts
- Name, Fima und Adresse des Geschäftspartners
- Betrag
- aktueller Kassenstand
Die Aufzeichnung der Kassenvorgänge muss in chronologischer Reihenfolge, fortlaufend nummeriert und nach Steuersatz getrennt (7 % oder 19 % Umsatzsteuer, sofern nicht Kleinunternehmer gemäß § 19 UstG) erfolgen. Die Buchführung gilt als ordnungsmäßig, wenn sie einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeitspanne einen Überblick über die aufgezeichneten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermittelt (§ 145 AO).
Eine Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht von Einnahmen sieht der Gesetzgeber bei Unzumutbarkeit vor – beispielsweise, wenn Waren von geringem Wert regelmäßig an eine unbestimmte Anzahl nicht bekannter und nicht feststellbarerer Personen verkauft werden (§ 146 Abs. 1 AO).
Unternehmer, die eine offene Ladenkasse führen, müssen die Tageseinnahmen nach Geschäftsschluss in einem fortlaufend geführten, nummerierten Kassenbericht ausweisen. Dieser ist so zu führen, dass der im Bericht verzeichnete Soll-Bestand jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse abgeglichen werden kann. Man spricht hier von einer Kassensturzfähigkeit, die im Übrigen für alle ordnungsgemäß geführten Kassen möglich sein muss.
Die Höhe der Tageseinnahmen sollten außerdem im Rahmen des Kassenberichts nach folgendem Muster retrograd (rückwärts) ermittelbar sein: