Die Steueridentifikationsnummer ist zu einem unverzichtbaren bürokratischen Hilfsmittel geworden. Ob bei einem neuen Arbeitsvertrag oder bei der Steuererklärung, stets muss man die Steuer-ID (wie die Nummer auch verkürzt genannt wird) angeben. Sie besteht aus elf Ziffern und ermöglicht es den Finanzämtern, jede natürliche Person zu identifizieren. Das beschleunigt zahlreiche Behördenprozesse. Und das wiederrum soll nicht nur zu einem Abbau der Bürokratie beitragen, sondern auch das Fehlerpotenzial minimieren.
Derzeit gibt es neben der Steueridentifikationsnummer allerdings auch noch die altbewährte Steuernummer. Das dürfte allerdings nicht mehr lange der Fall sein, da schon bald nur noch die Steuer-ID gültig sein wird. Bis dahin besteht aber noch Verwechslungsgefahr.
Mit der Einführung der IdNr sollen das Besteuerungsverfahren vereinfacht und Bürokratie abgebaut werden. Sie erleichtert die Kommunikation im Besteuerungsverfahren, weil sie eine eindeutige Zuordnung von Steuererklärungen, Mitteilungen und jeglichem Schriftverkehr ermöglicht.
Glossar des Bundesministeriums der Finanzen, Eintrag „Steueridentifikationsnummer“
Die Steueridentifikationsnummer in ihrer derzeitigen Form wurde 2007 eingeführt und bis Ende 2008 an alle deutschen Bürger und Bürgerinnen übermittelt. Die Angabe der Steueridentifikationsnummer beim Arbeitgeber sorgt dafür, dass die Lohnsteuer korrekt abgeführt werden kann. Auch bei der Steuererklärung hilft die Nummer: Durch sie lassen sich auch vergangene Steuererklärungen eindeutig zuordnen. Das alles vereinfacht die Kommunikation zwischen den verschiedenen Behörden, wie zum Beispiel zwischen dem Finanzamt und der Krankenkasse.
Im Alltag sollte die Steuer-ID außerdem bei jedem schriftlichen Kontakt mit dem Finanzamt angegeben werden. Denn nur dann kann das eigene Anliegen schnell bearbeitet werden. Auch andere Ämter benötigen die Identifikationsnummer – sie ist zum Beispiel bei der Beantragung von Kindergeld erforderlich. In vielen Fällen liegt die Nummer aufgrund der Kommunikation zwischen den Ämtern aber schon vor. Auch bei der Eröffnung eines Bankkontos sollte man die Steuer-ID mittlerweile parat haben.
Die Steueridentifikationsnummer verändert sich – ist sie einmal zugeteilt – nie mehr. Das bedeutet, dass die jeweilige Person auch nach dem Wechsel des Wohnortes oder des Namens steuerlich eindeutig identifizierbar bleibt. Mit ihr werden zudem alte Fehlerquellen bei der steuerlichen Erfassung beseitigt. Das Bundeszentralamt für Steuern erklärt hierzu, dass vor der Einführung dieser ID schon ein Fehler bei der Schreibweise des Nachnamens eine eindeutige Zuordnung unmöglich gemacht hat.
Zusätzlich zur Steueridentifikationsnummer sind beim Bundeszentralamt für Steuern noch weitere Daten gespeichert. Dazu zählen neben dem Namen auch das Geburtsdatum, das Geschlecht und die Anschrift. Wie diese Daten genutzt werden dürfen, ist im Sinne des Datenschutzes gesetzlich geregelt. Diese persönlichen Daten werden nur von den Finanzbehörden verwendet. Sozialversicherungsträger hingegen arbeiten zwar mit der Steuer-ID, haben aber keinen Zugriff auf die weiteren Informationen zur Person.
Heute existieren die Steueridentifikationsnummer und die Steuernummer noch parallel. Langfristig soll sich das aber ändern – die Steuer-ID soll sämtliche frühere Funktionen der Steuernummer übernehmen. Das würde nicht nur die bestehenden Verwirrungen beseitigen, sondern auch viele bürokratische Arbeitsschritte obsolet machen.
Um eine Steueridentifikationsnummer zu erhalten, muss man nicht selbst aktiv werden. Dies erledigt das Bundeszentralamt für Steuern – und zwar ganz ohne Antrag. Selbst Kinder erhalten deshalb schon wenige Monate nach der Geburt eine eigene Steueridentifikationsnummer, denn offiziell ist auch das Kind einkommenssteuerpflichtig – das kann zum Beispiel bei einem Erbschaftsfall eine Rolle spielen. In der Regel ist die Steuer-ID des Kindes aber nur für die Beantragung des Kindergeldes relevant.
Die Steueridentifikationsnummer gilt das ganze Leben lang. Spätestens zwanzig Jahre nach dem Ableben werden die Daten dann gelöscht.
Die Steueridentifikationsnummer? Wo finde ich die denn nun, wenn ich sie brauche? Das fragen sich Steuerzahler nicht selten, denn nur die wenigsten kennen ihre Identifikationsnummer auswendig. Das muss man auch nicht, da die Nummer auf verschiedenen Formularen und Mitteilungen vermerkt ist. Beispielsweise auf folgenden:
Wenn kein Schriftverkehr dieser Art vorliegt und auch keine sonstige Möglichkeit besteht, die Steueridentifikationsnummer herauszufinden, gibt es eine weitere Lösung: Beim Bundeszentralamt für Steuern kann jeder Steuerpflichtige die eigene Steueridentifikationsnummer abfragen. Dazu muss er online lediglich ein Formular des Amtes ausfüllen – dann wird ihm im Anschluss per Post die Steuer-ID übermittelt.
Wichtig: Es wird damit keine neue Identifikationsnummer beantragt, da diese seit Geburt (oder seit Einführung der ID) unverändert bleibt. Mit dem Formular wird lediglich um eine Auskunft über die vorhandene Nummer gebeten. Der Antwortprozess kann allerdings mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Braucht man die Steuer-ID zum Beispiel für einen neuen Job oder für die elektronische Steuererklärung, sollte man daher frühzeitig klären, ob die Nummer in den eigenen Unterlagen vermerkt ist oder gegebenenfalls erfragt werden muss.
Neben der Steuer-ID gibt es auch noch die Umsatzsteuer-ID. Diese wird Unternehmen zugeteilt und ermöglicht die Identifizierung des Unternehmens innerhalb der EU. Das ist vor allem relevant für die Angaben auf einer Rechnung. Ist das Unternehmen nur innerhalb der deutschen Grenzen tätig, genügt die Steuernummer. Im EU-Ausland ist zwingend eine Umsatzsteuer-ID notwendig. Diese muss beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden.
Die gesamte Nummer besteht aus elf Ziffern. Häufig sind diese in vier Gruppen eingeteilt. Die Ziffern als solche enthalten keine eigentlichen Informationen (im Gegensatz zur Steuernummer), dennoch gibt es für den Aufbau einige Regeln. So kommt innerhalb der ersten zehn Ziffern nur eine Ziffer zwei- oder dreifach vor, alle anderen gibt es nur ein einziges Mal. Eine oder zwei Ziffern werden gar nicht genannt, um die Mehrfachnennung auszugleichen. Die letzte Ziffer ist die sogenannte Prüfziffer, die sich aus einer komplexen Verrechnung der vorherigen zehn ergibt. Zudem darf die erste Ziffer keine 0 sein.
Immer wieder kommt es zur Verwechslung der Steuernummer und der Steueridentifikationsnummer. Das liegt nicht nur an der ähnlichen Bezeichnung der beiden Nummern, sondern auch daran, dass viele Menschen die Funktionen und die Unterschiede nicht kennen.
Schon die Nummern selbst unterscheiden sich und sind anders aufgebaut. Die Steuernummer selbst besteht aus 13 Ziffern, wobei die einzelnen Ziffern zum Beispiel Aufschluss über das zuständige Finanzamt und den Bezirk geben. Die Steuer-ID enthält solche Informationen nicht. Vergeben wird die Steuernummer vom örtlichen Finanzamt. Das passiert entweder, wenn man ein Gewerbe anmeldet, eine Selbstständigkeit beantragt oder die erste Steuererklärung einreicht. Die Steuernummer erfüllt in diesem Rahmen nur steuerliche Zwecke und muss zum Beispiel nicht bei der Kontoeröffnung oder beim Antrag auf Kindergeld angegeben werden.
Der entscheidende Unterschied liegt aber natürlich in der Veränderbarkeit der Steuernummer. Während die Steueridentifikationsnummer ein Leben lang gültig ist, muss die Steuernummer zum Beispiel nach einem Umzug oft geändert werden. Denn dann ist unter Umständen ein neues Finanzamt zuständig, weswegen auch eine neue Steuernummer erforderlich ist. Auch eine Heirat kann zu einer neuen Steuernummer führen, während die Steuer-ID auch nach einer Heirat die alte bleibt.
Die wesentlichen Merkmale der Steuernummer im Überblick:
Die Steueridentifikationsnummer wird schon mit der Geburt vergeben und ist bis zum Tod (manchmal sogar darüber hinaus) unverändert gültig. Sie wird bei der Steuererklärung, beim Arbeitgeber und bei vielen behördlichen Vorgängen angegeben. Der Zweck der Steuer-ID ist es, jeden Vorgang und jede Person eindeutig identifizierbar zu machen. Gleichzeitig werden durch sie bürokratische Strukturen schlanker gestaltet, da sie die Kommunikation zwischen den Behörden vereinfacht.
Die Frage „Wo finde ich die Steueridentifikationsnummer?“ lässt sich mit einem Blick auf den Schriftverkehr mit dem Finanzamt beantworten. Die Nummer steht außerdem auf der Lohnsteuerbescheinigung oder auf dem Einkommenssteuerbescheid. Darüber hinaus kann man sie online beim Bundeszentralamt für Steuern erfragen. Nicht zu verwechseln ist die Steuer-ID mit der Steuernummer. Diese ist veränderlich und wird in Zukunft gänzlich von der Steueridentifikationsnummer abgelöst werden.
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