Die Steueridentifikationsnummer in ihrer derzeitigen Form wurde 2007 eingeführt und bis Ende 2008 an alle deutschen Bürger und Bürgerinnen übermittelt. Die Angabe der Steueridentifikationsnummer beim Arbeitgeber sorgt dafür, dass die Lohnsteuer korrekt abgeführt werden kann. Auch bei der Steuererklärung hilft die Nummer: Durch sie lassen sich auch vergangene Steuererklärungen eindeutig zuordnen. Das alles vereinfacht die Kommunikation zwischen den verschiedenen Behörden, wie zum Beispiel zwischen dem Finanzamt und der Krankenkasse.
Im Alltag sollte die Steuer-ID außerdem bei jedem schriftlichen Kontakt mit dem Finanzamt angegeben werden. Denn nur dann kann das eigene Anliegen schnell bearbeitet werden. Auch andere Ämter benötigen die Identifikationsnummer – sie ist zum Beispiel bei der Beantragung von Kindergeld erforderlich. In vielen Fällen liegt die Nummer aufgrund der Kommunikation zwischen den Ämtern aber schon vor. Auch bei der Eröffnung eines Bankkontos sollte man die Steuer-ID mittlerweile parat haben.
Die Steueridentifikationsnummer verändert sich – ist sie einmal zugeteilt – nie mehr. Das bedeutet, dass die jeweilige Person auch nach dem Wechsel des Wohnortes oder des Namens steuerlich eindeutig identifizierbar bleibt. Mit ihr werden zudem alte Fehlerquellen bei der steuerlichen Erfassung beseitigt. Das Bundeszentralamt für Steuern erklärt hierzu, dass vor der Einführung dieser ID schon ein Fehler bei der Schreibweise des Nachnamens eine eindeutige Zuordnung unmöglich gemacht hat.
Zusätzlich zur Steueridentifikationsnummer sind beim Bundeszentralamt für Steuern noch weitere Daten gespeichert. Dazu zählen neben dem Namen auch das Geburtsdatum, das Geschlecht und die Anschrift. Wie diese Daten genutzt werden dürfen, ist im Sinne des Datenschutzes gesetzlich geregelt. Diese persönlichen Daten werden nur von den Finanzbehörden verwendet. Sozialversicherungsträger hingegen arbeiten zwar mit der Steuer-ID, haben aber keinen Zugriff auf die weiteren Informationen zur Person.
Heute existieren die Steueridentifikationsnummer und die Steuernummer noch parallel. Langfristig soll sich das aber ändern – die Steuer-ID soll sämtliche frühere Funktionen der Steuernummer übernehmen. Das würde nicht nur die bestehenden Verwirrungen beseitigen, sondern auch viele bürokratische Arbeitsschritte obsolet machen.