Damit eine Ausgangsrechnung rechtskräftig ist, müssen Unternehmen zwingend bestimmte Angaben in dem Dokument machen (§ 14 Abs. 4, § 14a Abs. 5 UStG). Folgende Angaben sind erforderlich:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers (ggf. auch die Unternehmensform)
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
- Rechnungsdatum
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung oder Zeitraum der Leistungserbringung
- Menge und Bezeichnungen der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen (einzeln und nach Menge bzw. Umfang aufgeschlüsselt)
- Rechnungsbeträge netto, aufgeschlüsselt nach Umsatzsteuersätzen
- Umsatzsteuersätze und -beträge
- Rechnungsbetrag brutto
- Hinweise auf vorher vereinbarte Skonti, Boni oder Rabatte (falls angeboten)
- Gegebenenfalls Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers („Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“)
Bei Rechnungen, deren Bruttorechnungsbetrag nicht höher als 250 Euro ist (und bei Fahrausweisen), sind deutlich weniger Daten erforderlich. Die Pflichtangaben für diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen umfassen:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Bezeichnung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen (einzeln und nach Menge bzw. Umfang aufgeschlüsselt)
- Rechnungsbetrag brutto
- Umsatzsteuersatz
- im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Firmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen – je nach Rechtsform – noch folgende zusätzliche Angaben machen:
- Rechtsform
- Registergericht und Registernummer
- Persönlich haftende Gesellschafter
- Geschäftsführer
Bei Rechnungen an Privatpersonen, die ein Unternehmer ausstellen muss (§ 14, Abs. 2 Satz 1 UStG), ist der auch noch verpflichtet, darauf hinzuweisen, dass der Empfänger diese Rechnung zwei Jahre lang aufbewahren muss (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Darüber hinaus sind weitere Angaben üblich, die zwar aus rechtlicher Sicht nicht verpflichtend sind, sich aber als praktisch für den Geschäftsverkehr erwiesen haben. Deswegen sollten auch diese Bestandteil der Ausgangsrechnung sein. Zu diesen Angaben gehören:
- Kundennummer
- Auftragsnummer
- Zahlungsfrist
- Telefonnummer
- Faxnummer
- E-Mail-Adresse
- Website
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
- Kennung zur Angabe bei der Zahlung
Die letzte Angabe ist vor allem bei Unternehmen üblich, die in großer Zahl Rechnungen versenden und Zahlungen empfangen. Sie hilft ihnen, die eingehenden Zahlungen fehlerfrei zu erfassen.
Selbstverständlich ist es nicht verboten, auch auf Rechnungen über kleinere Beträge weitere Daten anzugeben. Sie sorgen für Übersichtlichkeit, erleichtern beiden Seiten die Zuordnung der Rechnung und dienen als Service für den Kunden.