Zum Einsatz kommt die Pro-Forma-Rechnung in erster Linie im Außenhandel.
Handelsgeschäfte mit Drittländern unterliegen der Deklarationspflicht. Führen Sie Waren in ein Drittland aus, müssen Sie deren Wert dem Zoll gegenüber ausweisen. Und das auch dann, wenn die Waren für den Empfänger unentgeltlich ausgeführt werden – beispielsweise bei Mustersendungen, Geschenken, Spenden oder einer kostenlosen Ersatzlieferung im Rahmen der Garantie oder aus Kulanz.
In solchen Fällen wird zur zollrechtlichen Beurteilung keine Handelsrechnung, sondern eine Pro-Forma-Rechnung ausgestellt. Diese deklariert lediglich den Wert der ausgeführten Ware und hat somit eine rein informative Funktion.
Darüber hinaus kommt die Pro-Forma-Rechnung als Vorabkopie einer Handelsrechnung zum Einsatz. – beispielsweise wenn der Empfänger in Vorkasse geht. In diesem speziellen Fall dient die Pro-Forma-Rechnung als Zahlungsaufforderung.
Gebräuchlich sind Pro-Forma-Rechnungen zudem bei Geschäften, die über Akkreditive abgewickelt werden, oder als Voraussetzung für die Erteilung von Importlizenzen. Die Pro-Forma-Rechnung hat dann den Charakter eines Angebots.