Was ist eine Abschlagsrechnung? Eine Abschlagsrechnung ist eine herkömmliche Rechnung, allerdings mit der Besonderheit, dass sie nur einen Teil einer Gesamtrechnung darstellt. Die Abrechnung größerer, über einen längeren Zeitraum laufender Aufträge (z. B. Bauvorhaben) wird oft in mehrere Abschlagsrechnungen unterteilt, die abhängig vom Fortschritt der Auftragsausführung bezahlt werden. Für den Auftragnehmer hat das den Vorteil, dass er nicht den gesamten Auftrag vorfinanzieren muss. Auch das Risiko eines kompletten Zahlungsausfalls ist dadurch geringer.
Der Vorteil für den Auftraggeber liegt darin, dass der Auftragnehmer angespornt wird, die einzelnen Auftragsleistungen pünktlich und fehlerfrei auszuführen. Die Höhe und Frequenz von Abschlagsrechnungen ergibt sich dabei aus der Art und dem Zeitablauf der vereinbarten Lieferung bzw. der vereinbarten Leistung.
Eine Abschlagsrechnung umfasst einen Teil der Gesamtrechnung für eine Lieferung oder Leistung, deren Ausführung sich über einen bestimmten Zeitablauf erstreckt und die in entsprechende Teilleistungen unterteilt wird. Es gibt keine gesetzliche Regelung für die Höhe von Abschlagsrechnungen, sie werden jeweils zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ausgehandelt. Im Unterschied zu Teilrechnungen können Abschlagsrechnungen in ihrer Höhe variieren.
In der Baubranche sind Abschlagsrechnungen weithin üblich. Bauvorhaben erstrecken sich meist über einen bestimmten Zeitraum, und unter Berücksichtigung des zu erwartenden Baufortschritts werden schrittweise Abnahmen und entsprechend Zahlungen mittels Abschlagsrechnungen vereinbart. Üblich ist auch eine Anzahlungsrechnung, die der Kunde vor Baubeginn bezahlt. Anschließend werden die Leistungen abhängig von den erzielten Baufortschritten mit Abschlagsrechnungen beglichen.
In anderen Sparten des Handwerks und im Anlagenbau kommen Abschlagsrechnungen vor allem dann zum Einsatz, wenn es um längerfristige Projekte geht. Auch dabei sind Anzahlungen vor Projektbeginn nicht selten, woraufhin meist eine Abschlagsrechnung folgt, sobald die erste vereinbarte Leistung erbracht und abgenommen worden ist.
Abschlagsrechnungen sind aber auch für Aufträge anderer Art in vielen Branchen keine Seltenheit: Selbstständige, die über längere Zeit andauernde Aufträge ausführen, vereinbaren mit ihren Kunden oft Abschlagsrechnungen, um sich ein regelmäßiges Einkommen zu sichern. Im Gegenzug vereinbaren Kunden mit Firmen Abschlagsrechnungen, um ihre Zahlungen besser über die Zeit planen zu können. Von einem gleichmäßigen Geldfluss in Teilbeträgen profitieren also häufig beide Seiten.
Eine Abschlagsrechnung unterscheidet sich in ihrer Grundform nicht von jeder anderen Rechnung. Es gibt also eine Reihe von Pflichtangaben, die auf keiner Abschlagsrechnung fehlen dürfen.
Zunächst muss eineAbschlagsrechnung eindeutig als solche bezeichnet werden, einschließlichihrer laufenden Nummer (1. oder 2. Abschlagsrechnung usw.)
Die weiteren Pflichtangaben gelten generell für jede Rechnung:
Darüber hinaus kann es nicht schaden, eine Abrechnung über beglichene und noch offene Abschlagszahlungen anzufügen. Erstellen Sie eine letzte Abschlagsrechnung, deren Begleichung dann die Bezahlung der Gesamtsumme abschließt, müssen Sie die Gesamtrechnung beifügen und alle bisher geleisteten Abschlagsrechnungen darin vermerken. Die letzte Abschlagsrechnung enthält also eine Endrechnung, sofern die volle Leistung erbracht wurde.
Man sollte unbedingt auch eine Anzahlungsrechnung als solche kennzeichnen. Dann muss man nämlich die Umsatzsteuer dafür erst abführen, wenn der Kunde gezahlt hat (§ 13 Abs. 1 Satz a) UStG), und nicht schon nach Ausstellung der Rechnung (bei der sogenannten Sollversteuerung – § 16 Abs. 1 Satz 1 UStG).
Der Gesetzgeber überlässt es den Vertragspartnern, die Höhe der Abschlagsrechnungen festzulegen. Sie vereinbaren im Normalfall vor Projektbeginn, wann solche Rechnungen fällig werden. Sie können allerdings in Abstimmung mit dem Kunden auch abhängig vom Projektverlauf variabel gestellt werden. Typischerweise werden Projektphasen oder Teilprojekte definiert, zu deren Abschluss dann jeweils eine entsprechende Abschlagsrechnung folgt, deren Höhe von der jeweiligen Leistungabhängtoder auch vorab fest vereinbart wird. Folgende Faktoren können die Höhe einer Abschlagsrechnung beeinflussen:
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