Eine Privatrechnung ausstellen: Das sollten Sie beachten

Rechnungen kennt man eigentlich nur aus dem Wirtschaftsverkehr. Doch auch Privatpersonen können Rechnungen ausstellen – beispielsweise, wenn sie etwas verkaufen. Was genau ist aber zu beachten, wenn man als Privatperson eine Rechnung ausstellt?

Auch als Privatperson können Sie durchaus eine Rechnung ausstellen. Wenn Sie zum Beispiel Ihr Auto verkaufen oder eine Dienstleistung abrechnen, die Sie nicht beruflich ausführen, ist eine Privatrechnung eine Option, die der Käufer beziehungsweise Abnehmer vielleicht sogar wünscht. Auch viele Unternehmen verlangen eine solche Rechnung, wenn sie eine Ware oder Dienstleistung von einer Privatperson beziehen. Man mag sich dann vielleicht fragen, ob man eine solche Rechnungen ausstellen muss oder überhaupt darf.

Für das Finanzamt sind eigentlich nur Rechnungen von Unternehmern interessant. So muss ein Unternehmer (Gesellschaft, Einzelunternehmer) in bestimmten Fällen für eine Lieferung oder Leistung an einen anderen Unternehmer oder eine sonstige juristische Person eine Rechnung ausstellen. Für eine Privatperson kann das Ausstellen von Rechnungen steuerliche Konsequenzen haben – etwa dann, wenn man darauf schließen kann, dass es sich in Wahrheit nicht um private, sondern um gewerbliche Geschäfte handelt. Das wird oft vermutet, wenn jemand mehr oder weniger regelmäßig Gegenstände verkauft oder Dienstleistungen ausführt.

Außerdem müssen Sie im Prinzip auch Gewinne aus privaten Geschäften versteuern. Sollten Sie aber einen gebrauchten Gegenstand, etwa ein Auto oder ein Handy, weiterverkaufen, so können Sie eine Privatrechnung ausstellen, ohne Konsequenzen fürchten zu müssen. Da sehr wahrscheinlich der Verkaufspreis des Gegenstandes unter dem ursprünglichen Einkaufspreis liegt, haben Sie dabei keinen zu versteuernden Gewinn erzielt.

Wenn man als Privatperson etwas veräußert oder eine Arbeit verrichtet, kann man dafür auch eine Privatrechnung stellen. Auf den Wert der Ware oder Dienstleistung kommt es dabei nicht an. Diese Rechnung kann sich sowohl an eine andere Privatperson als auch an ein Unternehmen richten. Auch von einem Privatmann kann der Bezieher einer Leistung durchaus einmal eine Rechnung verlangen, damit das Geschäft zustande kommt.

Eine Rechnung, die von einer Privatperson – also nicht im Rahmen eines Gewerbes oder einer freiberuflichen Tätigkeit – ausgestellt wird, muss im Prinzip keine Regeln einhalten. Auch benötigen Sie als Privatperson nicht von vornherein den Kontakt mit dem Finanzamt, um eine Privatrechnung auszustellen. Anders als Rechnungen von Unternehmen sind Rechnungen von Privatpersonen nicht an bestimme Formvorschriften gebunden und können nach Wunsch variieren.

Allerdings ist jede Rechnung rechtlich gesehen eine Zahlungsaufforderung, sie stellt also eine Forderung des Ausstellers an den Empfänger dar. Auch wenn es dafür im privaten Verkehr keine Formvorschriften gibt, sollte eine Privatrechnung bestimmte Elemente enthalten, damit sie die dargestellte Forderung begründen kann. Daher sollte eine private Rechnung die folgenden Angaben beinhalten:

• Name und Adresse des Ausstellers
• Name und Adresse des Adressaten
• Ausstellungsort und -datum der Rechnung
• Anlass der Rechnungsstellung: Verkauf, erbrachte Leistung(en) o. ä.
• Erbrachte Leistung (oder Leistungen – ggf. als Liste) mit
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Anzahl, Art, Einzelpreis, Gesamtpreis (ggf. je Position)
• Rechnungsbetrag, gegebenenfalls als Summe der Einzelpositionen

Eine Anrede des Leistungsempfängers und eventuell auch noch ein Dankeschön runden die Privatrechnung ab.

Falls die Rechnung nicht sofort bar bezahlt wird (in diesem Fall kann man den empfangenen Betrag auch direkt auf der Rechnung quittieren), sollte die Rechnung auch die Bankverbindung mit IBAN-Nummer des Ausstellers enthalten. Auf jeden Fall sollte man auch auf einer Privatrechnung ein Zahlungsziel angeben – entweder „sofort“, eine Frist („in zehn Tagen nach Erhalt“) oder ein konkretes Datum. Diese Angabe ist wichtig, denn wenn der Schuldner das angegebene Zahlungsziel überschreitet, also den geschuldeten Betrag nicht rechtzeitig zahlt, dann gerät er, wie es rechtlich heißt, in Verzug. Er verletzt damit den Vertrag, auf den sich die Rechnung bezieht (z. B. einen Kaufvertrag), und der Aussteller der Rechnung kann die Zahlung anmahnen und notfalls weitere Maßnahmen treffen. Generell muss der säumige Schuldner auch Schäden ersetzen, die durch den Zahlungsverzug entstehen, wenn er sie zu vertreten hat. Wenn die Rechnung ein konkretes Datum als Zahlungsziel enthält, ist für solche Schritte nicht einmal eine Mahnung erforderlich (§ 286 BGB).

Im Übrigen sollte man beachten, dass das für Verbraucherverträge von Unternehmen geltende 14-tägige Widerrufsrecht (§§ 355 ff BGB) für private Rechtsgeschäfte nicht gilt. Mit einem entsprechenden Vermerk auf der Privatrechnung kann man dies noch einmal hervorheben, um unnötige Unsicherheiten oder sogar Streitigkeiten zu vermeiden:

„Diese Rechnung betrifft ein privates Rechtsgeschäft, daher entfällt die für Verbraucherverträge geltende Widerrufsfrist von 14 Tagen.“

Auch andere Details des Rechtsgeschäfts kann man auf der Privatrechnung unterbringen. Sollte zum Beispiel ein gebrauchter Gegenstand, der verkauft wird, einen bekannten Mangel haben, so kann es nicht schaden, ihn auf der Privatrechnung zu vermerken.

„Wie bereits besprochen weist das Display des Handys oben links kleine Kratzer auf.“

Selbstverständlich ist die Angabe eines Umsatzsteuerbetrags auf einer Privatrechnung fehl am Platz. Umsatzsteuerpflichtig sind innerhalb Deutschlands ausschließlich Unternehmen, und wer eine Privatrechnung ausstellt, handelt ja ausdrücklich nicht als Unternehmer.

Ob mit einem Textprogramm oder einem speziellen Rechnungsprogramm, eine Privatrechnung zu schreiben ist in wenigen Schritten erledigt. Achten Sie bei der Erstellung der Rechnung darauf, dass Sie keine Elemente vergessen, die das Schriftstück enthalten soll. Eventuell gewünschte zusätzliche Vermerke zur Beschreibung des Rechnungsgegenstands sollten am Ende der Rechnung Platz finden. Heben Sie eine Kopie der Rechnung auf – entweder auf Papier oder elektronisch. Dann können Sie, falls notwendig, später darauf zurückgreifen – gegebenenfalls auch für Ihre jährliche Steuererklärung.

Wer mehr als nur gelegentlich Privatrechnungen ausstellt, der muss sich über Folgendes klar sein: Sobald eine wirtschaftliche Aktivität regelmäßig erfolgt, kann das Finanzamt zu dem Schluss gelangen, dass es sich in Wahrheit um die Ausübung eines Gewerbes oder freien Berufs handelt. Das heißt, man muss ein Gewerbe anmelden oder sich zumindest als Freiberufler beim Finanzamt registrieren lassen. Je nachdem, was für Waren man anbietet, kann schon ein Verkauf pro Quartal vom Finanzamt als „regelmäßig“ angesehen werden. Die Grenze vom privaten Anbieter zum Unternehmer ist schnell überschritten – oft passiert dies unabsichtlich.

Es gibt keine klaren Regeln dafür, wann ein Verkauf als privat und wann als gewerblich anzusehen ist. Es bestehen lediglich einige Merkmale, auf die man als Privatverkäufer achten sollte. Beim Verkauf von Waren gelten die folgenden Kriterien als Indizien für gewerbliches Handeln:

• Ankauf von Waren für den Weiterverkauf
• Professioneller Internetauftritt mit Werbung oder als sogenannter Powerseller in einem Verkaufsportal
• Verkauf für eine Drittperson wie Eltern oder Freunde
• viele Verkäufe in geringem Abstand, ab 30 Artikel im Monat
• Regelmäßige Verkäufe über einen längeren Zeitraum hinweg
• Verkauf von neuen Produkten oder vielen gleichartigen Artikeln

Spätestens wenn Sie mehrere dieser Kriterien erfüllen, sollten Sie in Betracht ziehen, ein Gewerbe anzumelden, ehe das Finanzamt auf sie zukommt. Der Fiskus erlaubt es immerhin, gelegentlich Waren wie Kleidung, Fernsehgeräte, Handys, Schmuck, Möbel und vielleicht eine Spielekonsole über das Internet zu verkaufen, ohne dass Sie ein Gewerbe anmelden und Steuern zahlen müssen. Als gewerblicher Händler hat man weitergehende Pflichten und muss beispielsweise Privatkäufern ein 14-tägiges Rücktrittsrecht und die Gewährleistung bei Mängeln zusichern.

Aber selbst für private Verkäufe können Sie zur Zahlung von Einkommensteuer herangezogen werden, nämlich in dem Fall, dass Sie Gegenstände kaufen und mit Gewinn wieder verkaufen. Hierbei gibt es allerdings eine Freigrenze von 600 Euro für den Gewinn. Außerdem müssen Sie solche Gewinne nur innerhalb einer Spekulationsfrist zwischen Kauf und Verkauf von einem Jahr versteuern. Für privat gekaufte und wieder verkaufte Immobilien beträgt die Spekulationsfrist allerdings zehn Jahre, falls Sie das Objekt nicht selbst privat nutzen.