Outlook: Kostenlose und kostenpflichtige Alternativen im Überblick

Viele Anwender nutzen Outlook als Mail-Client und PIM (Personal Information Manager). Als Bestandteil des Microsoft-Office-Pakets gehört es im Zusammenspiel mit dem Microsoft Exchange Server zur Standardlösung für Unternehmen. Doch gerade für Selbstständige oder Privatleute ist der Kostenfaktor nicht unerheblich. Und erwartungsgemäß gibt es neben Outlook auch viele weitere, zum Teil kostenlose Alternativen zur E-Mail-Verwaltung.

Ein großes Plus: Es stehen zahlreiche Add-ons zur Verfügung. So kann das Mail-Programm zum Beispiel mit Modulen für die Termin- und Aufgabenverwaltung erweitert werden. Die Add-ons und Erweiterung sind allerdings immer auf die jeweilige Version zugeschnitten. Wer seine Installation von Thunderbird aktualisieren will, muss auch Add-ons aktualisieren, bzw. warten bis die passenden Versionen verfügbar sind. Die Vor- und Nachteile von Thunderbird auf einen Blick:

Für ein nicht-kommerzielles Open-Source-Projekt erhält man als Nutzer von SeaMonkey eine enorm umfangreiche Outlook-Alternative, die weit über die eigentliche Funktion eines E-Mail-Clients hinausgeht. Im Grunde ist SeaMonkey die gebündelte Version vieler verschiedener Mozilla-Projekte.

Die Verschlüsselung erfolgt durch GPG sowie S/MIME. Evolution ist auch für den professionellen Einsatz geeignet, die Unterstützung von Collaboration-Servern und dem Microsoft Exchange Server ist gegeben.

Auch in Sachen Sicherheit setzt Spike auf moderne Standards: Mit einem einzigen Klick lässt sich jegliche Kommunikation inklusive der angehängten Dateien verschlüsseln (AES-256), sodass Ihre Nachrichten optimal vor unbefugten Zugriffen geschützt sind. Empfänger, die die App nicht nutzen, können die erhaltenen Nachrichten ebenfalls mit einem einzigen Klick entschlüsseln. Spike ist für Privatnutzer anders als Outlook kostenlos – für die Einbindung von E-Mail-Geschäftskontos werden monatliche Gebühren fällig.

Pimero ist im Grunde mehr Termin- und Aufgabenplaner als E-Mail-Client. Dennoch verfügt es über ein solides Repertoire gängiger Mail-Client-Features – in der neuen Version unterstützt es neben POP auch IMAP: eine Outlook-Alternative für Teamwork.

Das Programm unterstützt alle wichtigsten Basic-Dienste, darunter Gmail, Exchange, iCloud und Outlook. Auch in der Liste der unterstützten E-Mail-Technologien findet man mit POP3, SMTP, IMAP, EWS und AirSync alle relevanten. Einige Zusatzfeatures wie z. B. die Übersetzungsfunktion und die enorm schnelle Volltest-Suchfunktion erleichtern den Arbeitsalltag. Sichere Kommunikation wird über SSl/TLS-Standards gewährleistet, die Verschlüsselung erfolgt über S/MIME.

Mailbird bietet Schnittstellen zu zahlreichen Apps, die Ihr Postfach um nützliche Features zur Organisation, Interaktion und Teamarbeit erweitern. Unter anderem können Sie zum Beispiel WhatsApp, Twitter, Google Kalender, Dropbox und Slack in den E-Mail-Client integrieren und diesen auf diese Weise in eine Multi-Funktions-Plattform umgestalten.

Vom schlichten und eher unspektakulären Design von Pegasus sollte man sich nicht täuschen lassen. Das Programm ist dadurch nicht nur sehr übersichtlich und leicht handhabbar, es bietet auch einige praktische Zusatzfunktionen, wie z. B. eine ausgefeilte, programmierbare Filterfunktion. Eine Massenmail-Funktion ist in dem Mail-Service nicht nur für den Privatanwender, sondern auch für Marketingzwecke nutzbar.

Als letztes Alternativangebot zu Outlook stellen wir das Produkt Hosted Microsoft Exchange bei IONOS vor. Microsoft® Exchange Server ist eine Groupware, die es ermöglicht, von überall auf der Welt aus auf die Kontakt-, Termin- und E-Mail-Datenbanken innerhalb eines Unternehmens zuzugreifen. Kurz: Sie können Microsoft Office überall öffnen, wo Sie wollen.

Der Exchange-Server kann natürlich direkt von Microsoft® bezogen werden. Durch die Hosted Exchange-Lösung von IONOS entlastet man die IT-Abteilung eines Unternehmens allerdings erheblich. Denn man spart sich so die Anschaffungskosten für eine ausgefeilte IT-Infrastruktur. Bei Hosted Microsoft Exchange wird die benötigte Server-Infrastruktur von IONOS zur Verfügung gestellt.

Was das Angebot von IONOS zudem beinhaltet, ist ein Rundum-sorglos-Paket: Neben der Outlook-Software als Desktop-Version und der Verwaltung der Postfächer über Microsoft Exchange erhält man zusätzlich eine eigene E-Mail-Domain.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Verwaltung von Postfächern via Microsoft Exchange
• Microsoft-Outlook-Software
• Echtzeit-Synchronisation
• mobiler Zugriff auf alle Daten
• je 25 GB Postfach-Speicherplatz für Mitarbeiter

Das Microsoft Exchange Paket minimiert die Anschaffungskosten für eine Server-Struktur und bietet noch weitere Vorteile: Der Aufwand für die Administration sinkt, denn Postfachpflege, Aktualisierung von Virenscannern und Spamfiltern sowie fortlaufende Software-Updates übernimmt der Anbieter. Gehostet werden alle Daten auf Sicherheitsservern mit speziell gesicherter Infrastruktur. Wer auf der Suche nach einer professionellen E-Mail-Client-Lösung ist, findet mit der Variante von IONOS eine gute Outlook-Alternative – auch wenn diese per se nicht kostenfrei zur Verfügung steht.

Für Privatanwender ist das Angebot unter Umständen zu umfangreich, aber es ist z. B. für Freelancer und Entrepreneure und vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen eine gute Option. Wer Wert auf einen professionellen Auftritt und höchste Sicherheitsstandards legt, profitiert bei dem Angebot von einem idealen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Auch der Internetriese Google hat eine Outlook-Alternative im Angebot. Die G Suite ist ein umfassendes Office-Paket für den professionellen Gebrauch. Neben Gmail, dem E-Mail-Dienst von Google, stehen Nutzern der Suite auch Collaboration-Tools, Texterstellung und Cloud-Speicher zur Verfügung. Viele Nutzer verwenden bereits eine oder mehrere dieser Apps in einer kostenlosen Variante. Vor allem Gmail ist mit seinem Freemail-Angebot sehr beliebt. Entscheidet man sich aber für die kostenpflichtige G Suite, erhält man jede Einzelanwendung mit vollem Funktionsumfang und kann sich zudem für die geschäftliche Kommunikation eine professionelle E-Mail-Endung sichern.

Im Gegensatz zum Freemail-Angebot bietet Gmail in der G Suite auch ein werbefreies Arbeiten und eine professionelle Verwaltung. Administratoren des eigenen Unternehmens können die Konten aller Mitarbeiter zentral verwalten und so individuell an die Bedürfnisse des Betriebs anpassen. Dazu gehört auch die Rollenvergabe.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Teil einer großen Office-Suite
• Software-as-a-Service
• Viel Speicherplatz
• Weboberfläche
• Mobile Apps für iOS & Android
• DSGVO-konform

Die G Suite lässt sich komplett über eine Weboberfläche bedienen. Wie man es von Google gewohnt ist, sind die Bedienelemente sehr übersichtlich gehalten und der Nutzer kann schnell alle Funktionen erreichen. Apropos Funktionen: Da es sich um eine Suite handelt, sind alle Apps eng miteinander verbunden. Dateianhänge kann man beispielsweise problemlos in den Cloud-Speicher verschieben und dort mit Google Docs bearbeiten. Auch Termine zu planen oder Onlinemeetings durchzuführen funktioniert durch die umfangreichen Integrationen auch aus Gmail heraus.

Nutzer können die G Suite über IONOS beziehen. Egal für welchen der beiden monatlichen Tarife man sich entscheidet, eine eigene professionelle E-Mail-Adresse mit selbstgewählter Endung ist inklusive. Der Zugriff auf alle Google Apps ist natürlich ebenfalls gegeben.

Für den mobilen Internetnutzer ist Outlook im Normalfall nicht die erste Wahl. Je nach Betriebssystem sind Smartphones und andere mobile Endgeräte bereits mit hauseigenem Mail-Programm, Kalender und Kontaktverwaltung ausgestattet. Für den privaten Nutzer sind die vorinstallierten Apps eine gute Lösung, vor allem Google-Apps über Android sind beliebt. Auch im Business-Bereich wird die Infrastruktur der Google-Produkte immer häufiger zum Standard. Die Synchronisation der verschiedenen Apps, Kalender, Mails oder Kontakte ist unkompliziert. Apple-Nutzer können die vorinstallierten Produkte verwenden und an diese problemlos ein Exchange-Konto oder eine Google-App andocken.