Alternativen zu Outlook im großen Vergleich

Viele Selbstständige und Privatleute sind auf der Suche nach einer kostenfreien bzw. kostengünstigeren Outlook-Alternative. Wir stellen einige spannende Lösungen inklusive ihrer Vor- und Nachteile vor.

Outlook-Alternativen in der Übersicht

Was macht eine gute Alternative für Outlook aus?

Geht es um E-Mail-Clients, führt grundsätzlich kein Weg an Outlook vorbei. Damit eine Anwendung der Microsoft-Lösung Paroli bieten kann, sollten ein paar grundlegende Features auf keinen Fall fehlen:

• Möglichkeit, Mails zu verarbeiten und Termine sowie Aufgaben zu planen
• möglichst geringe, im Optimalfall gar keine Kosten für die Nutzung
• für viele verschiedene Desktop- und Mobilgeräte und/oder als Webanwendung verfügbar
• umfangreiche Sicherheitsfeatures wie Verschlüsselung, Spamfilter etc.
• benutzerfreundliches, aufgeräumtes Interface
• leichte Integrationen von anderen Programmen wie Cloud-Speichern
• genügend Speicherplatz

Postbox

Die Outlook-Alternative Postbox wurde zunächst von ehemaligen Mozilla-Mitarbeitern erstellt und basierte daher auf Thunderbird. Mittlerweile hat sich die Software zu einem eigenständigen und kraftvollen Mail-Client weiterentwickelt. Der Aufbau des Interfaces ähnelt dem, was man auch von anderen Lösungen kennt, und ist deshalb sehr intuitiv zu bedienen. Wem das Aussehen dennoch nicht passt, der findet viele verschiedene Themes oder kann sein eigenes Design erstellen.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Einfache Handhabung mit vielen Abkürzungen
• Hilfestellungen beim Verfassen von Mails
• HTML-Editor für E-Mails

Um einen möglichst produktiven Workflow zu ermöglichen, arbeitet Postbox mit verschiedenen Abkürzungen. Nutzer können an unterschiedlichen Stellen die Quick Bar per Hotkey aufrufen, um so Nachrichten beispielweise schnell zu verschieben oder zu kategorisieren. Beim Verfassen einer Mail fügt man per Quick Bar auch die passende Signatur ein – ohne dabei die Maus nutzen zu müssen.

Das Schreiben von E-Mails in Postbox hat noch weitere Vorteile: Die Software kommt mit zahlreichen Vorlagen und Textbausteinen, die Ihnen helfen sollen, schnell professionelle Anschreiben und Antworten zu verfassen. Die Vorlagen sind leider alle in englischer Sprache verfasst. Sie können aber eigene erstellen und in diese verschiedene Platzhalter einbauen, die dann beispielweise durch den Namen des Empfängers ersetzt werden.

Thunderbird

Der Mozilla-Mail-Client Thunderbird ist sicherlich die am häufigsten genutzte Outlook-Alternative – sowohl unter Privatpersonen als auch in Unternehmen. Die Open-Source-Lösung ist zudem kostenlos verfügbar. Die Grundversion des Programms ist eher schlank gehalten und verfügt über oft genutzte Basisfunktionen.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Kostenlose Open-Source-Lösung
• verfügbar für Windows, Mac & Linux
• Verschlüsselung möglich
• Verwaltung von RSS-Feeds möglich

Ein großes Plus: Es stehen zahlreiche Add-ons zur Verfügung. So kann die Software zum Beispiel mit Modulen für die Termin- und Aufgabenverwaltung erweitert werden. Wer seine Installation von Thunderbird aktualisieren will, muss dann allerdings auch die genutzten Add-ons aktualisieren bzw. warten, bis die passenden Versionen verfügbar sind.

SeaMonkey

Die Software SeaMonkey stellt ein Allround-Paket für die Office-Kommunikationdar. Es umfasst neben Browser-, E-Mail- und Chat-Client auch einen HTML-Editor. Die Mail-Organisation erfolgt über eine benutzerdefinierte Beschreibung, außerdem stehen Funktionen zur flexiblen Sortierung und visuellen Hervorhebung zur Verfügung. Die Verschlüsselung erfolgt nach S/MIME. Die SSL/TLS-Verschlüsselung muss zunächst manuell aktiviert werden.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• verfügbar für Windows, Mac und Linux
• Empfangsbestätigung
• digitale Signatur
• Einbindung in LDAP-Verzeichnisdienste
• individualisierbarer Spamfilter
• Verwaltung mehrerer Konten möglich

Für ein nichtkommerzielles Open-Source-Projekt erhält man als Nutzer von SeaMonkey eine enorm umfangreiche Outlook-Alternative, die weit über die eigentliche Funktion eines E-Mail-Clients hinausgeht. Im Grunde ist SeaMonkey die gebündelte Version vieler verschiedener Mozilla-Projekte.

Spike

Spike verbindet die Funktionen eines klassischen E-Mail-Clients mit denen moderner Messenger. Sobald Sie ein privates E-Mail-Postfach mit der App verknüpfen, gehören umständliche Elemente wie Betreffzeilen oder Signaturen der Vergangenheit an, während die elementaren Mail-Client-Funktionen – wie der zentrale Posteingang, der Kalender oder die Kontaktverwaltung – in das moderne Messenger-Umfeld eingebunden sind. Nicht von ungefähr bezeichnet der Hersteller Spike als „dialogbasierte E-Mail-App“. Zusätzlich können über die Software auch Audio- und Video-Anrufe getätigt werden.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

• Verfügbar für Windows, Mac, iOS und Android sowie als Webanwendung
• Kollaboration-Features wie Gruppenchats
• Anbindungen an Cloud-Services wie Google Drive, Dropbox und OneDrive
• Integrierter Datei-Manager

Auch in Sachen Sicherheit setzt Spike auf moderne Standards: Mit einem einzigen Klick lässt sich jegliche Kommunikation inklusive der angehängten Dateien verschlüsseln (AES-256), sodass Ihre Nachrichten optimal vor unbefugten Zugriffen geschützt sind. Empfänger, die die App nicht nutzen, können die erhaltenen Nachrichten ebenfalls mit einem einzigen Klick entschlüsseln. Spike ist für Privatnutzende mit gewissen Einschränkungen kostenlos – für die Einbindung von E-Mail-Geschäftskontos werden monatliche Gebühren fällig.

eM Client

eM Client ist eine Outlook-Alternative für den privaten und geschäftlichen Gebrauch. Das kostenlose Programm für Windows, macOS, iOS und Android bietet Standard-Funktionen zur Termin- und Kontaktverwaltung, außerdem verfügt es über einen integrierten Instant Messenger. Die kostenlose Nutzung ist allerdings nur für Privatanwender und -anwenderinnen möglich: Die kommerzielle Nutzung sowie die Nutzung von mehr als zwei Konten setzen den Kauf der Pro-Lizenz voraus. In der kostenlosen Variante fehlen außerdem einige wichtige Features.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Verfügbar für Windows und Mac
• RSS-Reader
• Integrierter Instant Messenger
• automatische Updates

Das Programm unterstützt alle wichtigsten Basic-Dienste, darunter Gmail, Exchange, iCloud und Outlook. Auch in der Liste der unterstützten E-Mail-Technologien findet man mit POP3, SMTP, IMAP, EWS und AirSync alle relevanten Optionen. Einige Zusatzfeatures wie z. B. die Übersetzungsfunktion und die enorm schnelle Volltext-Suchfunktion erleichtern den Arbeitsalltag. Sichere Kommunikation wird über SSL/TLS-Standards gewährleistet, die Verschlüsselung erfolgt über PGP und S/MIME.

Mailbird

Eine Alternative zu Outlook, die in einer stark abgespeckten Version kostenfrei ist, ist das für Windows verfügbare Programm Mailbird. Die Lösung ermöglicht es Ihnen, Ihre Nachrichten und Kontakte von mehreren Konten in einem einzigen Posteingang zu vereinen und zu verwalten. Mit verschiedenen kostenfreien Themes gestalten Sie die Oberfläche dabei ganz nach Ihren Vorstellungen.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Verfügbar für Windows
• Drag-and-Drop-Kontaktmanager
• Leistungsstarke Anhang-Suchfunktion
• Tastenkürzel für diverse Aktionen wie Verfassen, Antworten, Weiterleiten etc.

Mailbird bietet Schnittstellen zu zahlreichen Apps, die Ihr Postfach um nützliche Features zur Organisation, Interaktion und Teamarbeit erweitern. Unter anderem können Sie z. B. WhatsApp, Twitter, Google Kalender, Dropbox und Slack in den E-Mail-Client integrieren und diesen auf diese Weise in eine Multi-Funktions-Plattform umgestalten.

IONOS Hosted Microsoft Exchange

Ein Alternativangebot zu Outlook stellt auch das Produkt Hosted Microsoft Exchange von IONOS dar. Microsoft® Exchange Server ist eine Groupware, die es ermöglicht, von überall auf der Welt aus auf die Kontakt-, Termin- und E-Mail-Datenbanken innerhalb eines Unternehmens zuzugreifen. Kurz: Sie können Microsoft Office überall öffnen, wo Sie wollen.

Der Exchange-Server kann natürlich direkt von Microsoft® bezogen werden. Durch die Hosted Exchange-Lösung von IONOS entlastet man die IT-Abteilung eines Unternehmens allerdings erheblich: Man spart so unter anderem die Anschaffungskosten für eine ausgefeilte IT-Infrastruktur, da IONOS die benötigte Server-Infrastruktur zur Verfügung gestellt.

Was das Angebot von IONOS zudem beinhaltet, ist ein Rundum-sorglos-Paket: Neben der Outlook-Software als Desktop-Version und der Verwaltung der Postfächer über Microsoft Exchange erhält man zusätzlich eine eigene E-Mail-Domain.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Verwaltung von Postfächern via Microsoft Exchange
• Microsoft-Outlook-Software
• Echtzeit-Synchronisation
• mobiler Zugriff auf alle Daten
• je 50 GB Postfach-Speicherplatz pro Anwender/Anwenderin

Das Microsoft Exchange Paket minimiert die Anschaffungskosten für eine Server-Struktur und bietet noch weitere Vorteile: Der Aufwand für die Administration sinkt, denn Postfachpflege, Aktualisierung von Virenscannern und Spamfiltern sowie fortlaufende Software-Updates übernimmt der Anbieter. Gehostet werden alle Daten auf Sicherheitsservern mit speziell gesicherter Infrastruktur. Wer auf der Suche nach einer professionellen E-Mail-Lösung ist, findet mit der Variante von IONOS eine gute Outlook-Alternative – auch wenn diese per se nicht kostenfrei zur Verfügung steht.

Google Workspace

Auch der Internetriese Google hat eine Outlook-Alternative im Angebot. Google Workspace ist ein umfassendes, in der Grundversion kostenloses Office-Paket für den professionellen Gebrauch. Neben Gmail stehen Usern der Suite z. B. auch Collaboration-Tools und ein Cloud-Speicher zur Verfügung. Entscheidet man sich für das kostenpflichtige Google Workspace, erhält man jede Einzelanwendung mit vollem Funktionsumfang und kann sich zudem für die geschäftliche Kommunikation eine professionelle E-Mail-Endung sichern.

Im Gegensatz zum Freemail-Angebot bietet Gmail in Google Workspace auch ein werbefreies Arbeiten und eine professionelle Verwaltung. Admins können die Konten aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zentral verwalten und so individuell an die Bedürfnisse des Betriebs anpassen. Dazu gehört auch die Rollenvergabe.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Teil einer großen Office-Suite
• Software-as-a-Service
• Viel Speicherplatz
• Weboberfläche
• Mobile Apps für iOS & Android
• DSGVO-konform

Google Workspace lässt sich komplett über eine Weboberfläche bedienen. Wie man es von Google gewohnt ist, sind die Bedienelemente sehr übersichtlich gehalten und der Nutzer kann schnell alle Funktionen erreichen. Apropos Funktionen: Da es sich um eine Suite handelt, sind alle Apps eng miteinander verbunden. Dateianhänge kann man beispielsweise problemlos in den Cloud-Speicher verschieben und dort mit Google Docs bearbeiten. Auch Termine zu planen oder Onlinemeetings durchzuführen funktioniert durch die umfangreichen Integrationen auch aus Gmail heraus.

Spark

Der Mail-Client Spark versucht den Workflow seiner User zu unterstützen. Dafür setzt er auf intelligente Funktionen, die versuchen, Störungen zu vermeiden und wichtige Prozesse zu beschleunigen. Das Highlight ist eine Filterfunktion: Die Outlook-Alternative zeigt nur dann Notifications an, wenn der Absender der E-Mail bereits bekannt ist. Der Filter erfasst auch Newsletter und packt diese in eine eigene Kategorie. Die App hat zudem Funktionen, um schnell auf eingegangen Mails zu reagieren und andere dafür „schlummern“ zu lassen. Möchten Sie sich nicht direkt um die Beantwortung kümmern, erinnert die App Sie später erneut.

Spark ist zudem speziell für die Teamarbeit ausgelegt. So gibt es ein Feature, mit dem man E-Mails mit anderen Personen besprechen kann. Jedes Teammitglied kann Kommentare verfassen, ohne dass der Gesprächspartner bzw. die Gesprächspartnerin dies erfahren muss. Innovativ ist auch eine Funktion zum Delegieren: Möchte man selbst die Bearbeitung der Nachricht nicht übernehmen, kann man die Aufgabe an jemand anderen in der Organisation weitergeben.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• dauerhaft kostenlos nutzbare Version
• innovative Features zur Teamarbeit
• intelligente Filter

Spark ist für Windows, macOS sowie mobile Geräte verfügbar. Die App steht grundsätzlich kostenlos zur Verfügung. Mit im Lieferumfang ist sogar ein 5-GB-Speicher für das Team enthalten. Für größere Teams lohnt sich aber eventuell eine kostenpflichtige Lizenz. Darin sind mehr Speicherplatz sowie zusätzliche Vorzüge enthalten.

Mailspring

Die kostenlose Outlook-Alternative Mailspring setzt auf Mehrsprachigkeit. Die Software ist in über 60 Sprachversionen verfügbar (teilweise Maschinenübersetzung) und ermöglicht die Übersetzung von E-Mails. Derzeit bietet Mailspring neben Deutsch und Englisch Übersetzungen in vier weiteren Sprachen an. Passend dazu hat das Tool auch eine Rechtschreibprüfung für verschiedene Sprachen im Angebot.

Ansonsten verfügt die Software über alle Features, die man von einer Outlook-Alternative erwartet. Die Suchfunktion ist recht ausgefeilt. Zudem lassen sich problemlos mehrere E-Mail-Konten integrieren und Social-Media-Accounts hinzufügen. Auf diese Weise kann man das eigene Adressbuch mit Informationen aus LinkedIn oder Twitter vervollständigen. Interessant ist auch das Aktivitäts-Tracking. Das Programm zeigt Ihnen an, ob eine von Ihnen gesendete E-Mail bereits gelesen wurde. Dieses Feature ist neben anderen nützlichen Funktionen allerdings nur in der Bezahlversion verfügbar.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Fokus auf Mehrsprachigkeit
• Aktivitäts-Tracking
• aufgeräumte Oberfläche