Outlook: Kostenlose und kostenpflichtige Alternativen im Vergleich

Viele Anwender nutzen Outlook als Mail-Client und PIM (Personal Information Manager). Als Bestandteil des Microsoft-Office-Pakets gehört es im Zusammenspiel mit dem Microsoft Exchange Server zur Standardlösung für Unternehmen. Doch gerade für Selbstständige oder Privatleute ist der Kostenfaktor nicht unerheblich. Und erwartungsgemäß gibt es neben Outlook auch viele weitere, zum Teil kostenlose Alternativen zur E-Mail-Verwaltung.

Alle Informationen befinden sich auf dem Stand von Januar 2022.

Um einen möglichst produktiven Workflow zu ermöglichen, arbeitet Postbox mit verschiedenen Abkürzungen. Nutzer können an unterschiedlichen Stellen die Quick Bar per Hotkey aufrufen, um so Nachrichten beispielweise schnell zu verschieben oder zu kategorisieren. Beim Verfassen einer Mail fügt man per Quick Bar auch die passende Signatur ein – ohne dabei die Maus nutzen zu müssen.

Das Schreiben von E-Mails in Postbox hat noch weitere Vorteile: Die Software kommt mit zahlreichen Vorlagen und Textbausteinen, die Ihnen helfen sollen, schnell professionelle Anschreiben und Antworten zu verfassen. Die Vorlagen sind leider alle in englischer Sprache verfasst. Sie können aber eigene erstellen und in diese verschiedene Platzhalter einbauen, die dann beispielweise durch den Namen des Empfängers ersetzt werden.

Ein großes Plus: Es stehen zahlreiche Add-ons zur Verfügung. So kann das Mail-Programm zum Beispiel mit Modulen für die Termin- und Aufgabenverwaltung erweitert werden. Die Add-ons und Erweiterung sind allerdings immer auf die jeweilige Version zugeschnitten. Wer seine Installation von Thunderbird aktualisieren will, muss auch Add-ons aktualisieren, bzw. warten bis die passenden Versionen verfügbar sind. Die Vor- und Nachteile von Thunderbird auf einen Blick:

Für ein nicht-kommerzielles Open-Source-Projekt erhält man als Nutzer von SeaMonkey eine enorm umfangreiche Outlook-Alternative, die weit über die eigentliche Funktion eines E-Mail-Clients hinausgeht. Im Grunde ist SeaMonkey die gebündelte Version vieler verschiedener Mozilla-Projekte.

Die Verschlüsselung erfolgt durch GPG sowie S/MIME. Evolution ist auch für den professionellen Einsatz geeignet, die Unterstützung von Collaboration-Servern und dem Microsoft Exchange Server ist gegeben.

Auch in Sachen Sicherheit setzt Spike auf moderne Standards: Mit einem einzigen Klick lässt sich jegliche Kommunikation inklusive der angehängten Dateien verschlüsseln (AES-256), sodass Ihre Nachrichten optimal vor unbefugten Zugriffen geschützt sind. Empfänger, die die App nicht nutzen, können die erhaltenen Nachrichten ebenfalls mit einem einzigen Klick entschlüsseln. Spike ist für Privatnutzer anders als Outlook kostenlos – für die Einbindung von E-Mail-Geschäftskontos werden monatliche Gebühren fällig.

Das Programm unterstützt alle wichtigsten Basic-Dienste, darunter Gmail, Exchange, iCloud und Outlook. Auch in der Liste der unterstützten E-Mail-Technologien findet man mit POP3, SMTP, IMAP, EWS und AirSync alle relevanten Optionen. Einige Zusatzfeatures wie z. B. die Übersetzungsfunktion und die enorm schnelle Volltext-Suchfunktion erleichtern den Arbeitsalltag. Sichere Kommunikation wird über SSL/TLS-Standards gewährleistet, die Verschlüsselung erfolgt über S/MIME.

Mailbird bietet Schnittstellen zu zahlreichen Apps, die Ihr Postfach um nützliche Features zur Organisation, Interaktion und Teamarbeit erweitern. Unter anderem können Sie z. B. WhatsApp, Twitter, Google Kalender, Dropbox und Slack in den E-Mail-Client integrieren und diesen auf diese Weise in eine Multi-Funktions-Plattform umgestalten.

Vom schlichten und eher unspektakulären Design von Pegasus sollte man sich nicht täuschen lassen. Das Programm ist dadurch nicht nur sehr übersichtlich und leicht handhabbar, es bietet auch einige praktische Zusatzfunktionen, wie z. B. eine ausgefeilte, programmierbare Filterfunktion. Eine Massenmail-Funktion ist in dem Mail-Service nicht nur für den Privatanwender, sondern auch für Marketingzwecke nutzbar. Für Privatnutzer ist die Software frei verfügbar, wobei der Entwickler um Spenden bittet. Für die kommerzielle Nutzung muss man eine Lizenz erwerben.

Das Microsoft Exchange Paket minimiert die Anschaffungskosten für eine Server-Struktur und bietet noch weitere Vorteile: Der Aufwand für die Administration sinkt, denn Postfachpflege, Aktualisierung von Virenscannern und Spamfiltern sowie fortlaufende Software-Updates übernimmt der Anbieter. Gehostet werden alle Daten auf Sicherheitsservern mit speziell gesicherter Infrastruktur. Wer auf der Suche nach einer professionellen E-Mail-Client-Lösung ist, findet mit der Variante von IONOS eine gute Outlook-Alternative – auch wenn diese per se nicht kostenfrei zur Verfügung steht.

Für Privatanwender ist das Angebot unter Umständen zu umfangreich, aber es ist z. B. für Freelancer und Entrepreneure und vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen eine gute Option. Wer Wert auf einen professionellen Auftritt und höchste Sicherheitsstandards legt, profitiert bei dem Angebot von einem idealen Preis-Leistungs-Verhältnis.

Auch der Internetriese Google hat eine Outlook-Alternative im Angebot. Google Workspace ist ein umfassendes Office-Paket für den professionellen Gebrauch. Neben Gmail, dem E-Mail-Dienst von Google, stehen Nutzern der Suite auch Collaboration-Tools, Texterstellung und Cloud-Speicher zur Verfügung. Viele Nutzer verwenden bereits eine oder mehrere dieser Apps in einer kostenlosen Variante. Vor allem Gmail ist mit seinem Freemail-Angebot sehr beliebt. Entscheidet man sich aber für das kostenpflichtige Google Workspace, erhält man jede Einzelanwendung mit vollem Funktionsumfang und kann sich zudem für die geschäftliche Kommunikation eine professionelle E-Mail-Endung sichern.

Im Gegensatz zum Freemail-Angebot bietet Gmail in Google Workspace auch ein werbefreies Arbeiten und eine professionelle Verwaltung. Administratoren des eigenen Unternehmens können die Konten aller Mitarbeiter zentral verwalten und so individuell an die Bedürfnisse des Betriebs anpassen. Dazu gehört auch die Rollenvergabe.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Teil einer großen Office-Suite
• Software-as-a-Service
• Viel Speicherplatz
• Weboberfläche
• Mobile Apps für iOS & Android
• DSGVO-konform

Google Workspace lässt sich komplett über eine Weboberfläche bedienen. Wie man es von Google gewohnt ist, sind die Bedienelemente sehr übersichtlich gehalten und der Nutzer kann schnell alle Funktionen erreichen. Apropos Funktionen: Da es sich um eine Suite handelt, sind alle Apps eng miteinander verbunden. Dateianhänge kann man beispielsweise problemlos in den Cloud-Speicher verschieben und dort mit Google Docs bearbeiten. Auch Termine zu planen oder Onlinemeetings durchzuführen funktioniert durch die umfangreichen Integrationen auch aus Gmail heraus.

Die Outlook-Alternative Zimbra gibt es in verschiedenen Ausführungen. Der Fokus liegt auf einer kompletten Groupware-Lösung, die sich in erster Linie an Unternehmen richtet. Dafür stellt Synacor (der Hersteller der Software) zwei Versionen zur Verfügung: eine kostenpflichtige Suite und eine Open-Source-Lösung. Beide Optionen sind für die perfekte Zusammenarbeit im Team ausgelegt, wobei die Gratisversion eindeutig weniger Funktionen enthält. Entscheidet man sich für die kostenpflichtige Lösung Zimbra 9, erhält man ein großes Produktpaket. Neben den E-Mail-Funktionen enthält das Paket auch Möglichkeiten zum Chatten, zur Videotelefonie, zum Filesharing und weitere praktische Optionen.

Wer eine kostenlose Version sucht, findet diese in Zimbra Open Source. Auch hierbei handelt es sich um eine Groupware-Lösung. Der Client steht für Windows, macOS und Linux bereit oder kann über eine Web-App genutzt werden. Die Server-Software wiederum läuft auf unterschiedlichen Linux-Systemen. Das Tool bietet mit Kalender, Aufgabenliste und Adressbuch die üblichen Funktionen, die man auch von anderen Outlook-Alternativen kennt. Mit Zimbra Desktop können Sie viele E-Mail-Konten verschiedenster Anbieter gleichzeitig verwalten, ohne dabei die Übersicht zu verlieren.

Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• dauerhaft kostenlos
• Multi-Account-Option
• viele praktische Features

Eine Besonderheit von Zimbra sind die sogenannten Zimlets. Hierbei handelt es sich um Erweiterungen des Mail-Clients. Die können kleine optische Anpassungen sein, hilfreiche Funktionserweiterungen oder umfangreiche Administrationswerkzeuge.

Derzeit ist Spark nur für macOS sowie mobile Geräte verfügbar. Doch eine Windows-Version sowie eine Web-App scheinen bereits in Planung zu sein. Wer sich jetzt schon für die neuen Varianten interessiert, kann sich in einen Newsletter eintragen und wird informiert, sobald die Entwicklung abgeschlossen ist.

Die App steht grundsätzlich kostenlos zur Verfügung. Mit im Lieferumfang ist sogar ein 5-GB-Speicher für das Team enthalten. Für größere Teams lohnt sich aber eventuell eine kostenpflichtige Lizenz. Darin sind mehr Speicherplatz sowie zusätzliche Vorzüge enthalten.

Für den mobilen Internetnutzer ist Outlook im Normalfall nicht die erste Wahl. Je nach Betriebssystem sind Smartphones und andere mobile Endgeräte bereits mit hauseigenem Mailprogramm, Kalender und Kontaktverwaltung ausgestattet. Für den privaten Nutzer sind die vorinstallierten Apps eine gute Lösung, vor allem Google-Apps über Android sind beliebt. Auch im Business-Bereich wird die Infrastruktur der Google-Produkte immer häufiger zum Standard. Die Synchronisation der verschiedenen Apps, Kalender, Mails oder Kontakte ist unkompliziert. Apple-Nutzer können die vorinstallierten Produkte verwenden und an diese problemlos ein Exchange-Konto oder eine Google-App andocken.