Schritt 2: Begrüßung
Sie beginnen den eigentlichen Text Ihrer E-Mail mit einer Kombination aus Begrüßungsformel, Wertschätzung und Anrede. So kurz dieses Textelement auch ist, viele Menschen verzweifeln daran.
Wie formell muss ich sein?
Seien Sie lieber zu formell und höflich als zu wenig. Auf der sicheren Seite sind Sie grundsätzlich mit der klassischen Formulierung: „Sehr geehrte …“. Besonders wenn Sie sich an hierarchisch Höherstehende oder an Fremde wenden, ist diese Formel die richtige Wahl. Noch formeller brauchen Sie nur bei Staatsoberhäuptern oder religiösen Würdenträgern werden. Sollten Sie Ihr gegenüber bereits besser kennen, können Sie auch „Liebe …“ oder ein freundliches „Guten Tag“ an den Anfang Ihres elektronischen Briefs setzen. Nur unter guten Kollegen ist ein „Hallo“ oder „Hi“ akzeptabel.
Welche Titel gehören in die Anrede?
In Ihren beruflichen Korrespondenzen kommen Sie immer wieder in Kontakt mit Ansprechpartnern, die wissenschaftliche Grade innehaben, manchmal sogar mehrere. Interessant für die Begrüßung ist allerdings nur der Doktortitel. Magister, Diplom und andere Abschlüsse werden an dieser Stelle in der Regel nicht aufgeführt. Der Professor findet aber in der Anrede immer seinen Platz und ersetzt dann den Doktortitel.
- Sehr geehrte Frau Professorin Schmidt
- Sehr geehrter Herr Professor Schmidt
- Sehr geehrte Frau Dr. Müller
- Sehr geehrter Herr Dr. Müller
Wen soll ich zuerst nennen?
Bei mehreren Adressaten müssen selbstverständlich auch alle angeredet werden. Nur bei Anschreiben, die keinen konkreten Ansprechpartner haben, sondern an eine Firma oder Abteilung gerichtet sind, ist das „Sehr geehrte Damen und Herren“ akzeptabel. Deshalb muss man sich fragen, in welcher Reihenfolge die Angeschriebenen in der Begrüßung auftauchen. Generell gilt, dass hierarchisch Höhergestellte immer zuerst genannt werden. Stehen die Personen auf gleicher Ebene, sortieren Sie am besten alphabetisch: Diese Ordnung kann jeder nachvollziehen, und niemand fühlt sich vernachlässigt. Ob Sie die klassische Regel beachten, dass Frauen vor den gleichrangigen Männern genannt werden, hängt von Ihrem persönlichen Geschmack oder den Gepflogenheiten des Unternehmens ab.
Was ist, wenn ich mir nicht sicher bin, ob der Ansprechpartner männlich oder weiblich ist?
Manchmal kennt man nur den Nachnamen der Kontaktperson oder der Vorname ist nicht eindeutig einem Geschlecht zuzuordnen. Dann sollten Sie etwas Detektivarbeit einsetzen, denn eine falsche Anrede kann Ihre Mail ins Abseits stellen. Unternehmenswebsite, Social Media oder das Telefonbuch können in dieser unangenehmen Situation helfen. Eventuell ist, besonders bei größeren Unternehmen, ein Anruf in der Personalabteilung sinnvoll. Wenn es gar nicht anders geht, muss schließlich auf das unpersönliche „Sehr geehrte Damen und Herren“ ausgewichen werden.
Welches Satzzeichen kommt nach der Anrede?
Die beste Lösung hierfür ist das Komma. Sie beenden damit die Zeile, fügen eine Leerzeile ein und schreiben dann klein weiter. Als Alternative gibt es im Deutschen nur das Ausrufezeichen: Nach diesem beginnen Sie den ersten Satz Ihres Briefes allerdings großgeschrieben. Nicht zulässig ist laut Duden ein Punkt.
- Sehr geehrter Herr Becker,
vielen Dank für Ihre schnelle Rückmeldung.
- Sehr geehrte Frau Schneider!
Vielen Dank für das nette Gespräch am vergangenen Donnerstag.