Cc – so adressieren Sie indirekte E-Mail-Empfänger

In Arbeitsgruppen und Projektteams versenden Sie E-Mails in der Regel an alle Beteiligten. Das sorgt für eine transparente Aufgabenverteilung und das Team bleibt stets auf dem aktuellen Stand. Doch Mails dieser Art richten sich nur selten an die gesamte Gruppe. Meist sprechen Sie ausgewählte Kollegen an. Alle anderen erhalten eine Durchschlagskopie, die sogenannte Carbon Copy (kurz: Cc), und lesen lediglich als indirekte Empfänger mit.

Wir erklären Ihnen die Bedeutung des Cc-Felds für die professionelle E-Mail-Kommunikation und grenzen es von den anderen E-Mail-Adressfeldern ab.

Was ist Carbon Copy (Cc)

Bei Carbon Copy handelt es sich um ein zusätzliches Adressfeld im E-Mail-Header. Empfänger im Cc erhalten eine Kopie der Nachricht. Der Begriff leitet sich von der früher üblichen Vervielfältigung von Dokumenten mithilfe von Kohlepapier ab.

Cc vs. Bcc

Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben, auf eine empfangene E-Mail antworten oder diese weiterleiten, finden Sie im Kopfbereich Ihres E-Mail-Fensters bis zu drei Adressfelder

  • Die An-Zeile dient der Angabe der Empfängeradresse. Dort werden die Kontakte eingetragen, die Sie direkt adressieren möchten. In der Regel sind das die Adressaten, die Sie in der Nachricht direkt ansprechen.
  • Die Cc-Zeile befindet sich unter der An-Zeile. Kontakte, die sie hier eintragen, sollen die Nachricht in der Regel nur zur Kenntnis nehmen, sich jedoch nicht direkt angesprochen fühlen. Kontaktadressen in der Cc-Zeile werden allen Empfängern einer E-Mail angezeigt.
  • Auf die Cc-Zeile folgt die Zeile Bcc (kurz für Blind Carbon Copy) – das Adressfeld für Empfänger sogenannter Blindkopien. Kontaktadressen in der Bcc-Zeile bleiben E-Mail-Empfängern verborgen.

Manche E-Mail-Programme blenden die Cc- oder Bcc-Funktion in der Standardansicht aus. Nutzen Sie in diesem Fall entsprechende Schaltflächen, um sich den erweiterten Adressbereich anzeigen zu lassen.

Folgender Screenshot zeigt alle drei Adressfelder im Nachrichtenfenster des E-Mail-Programms Microsoft Outlook.

Tipp

In der Standardeinstellung ist das Bcc-Feld in Microsoft Outlook ausgeblendet. Wie Sie dieses mit wenigen Klick aktivieren verraten wir Ihnen im weiterführenden Artikel zum Thema.

Worauf Sie bei der Verwendung des Cc-Felds achten sollen

Ob Sie eine Empfänger-Adresse im An-, Cc- oder Bcc-Feld platzieren, sollten von folgenden zwei Fragen abhängig machen:

  • Ist der Adressat Hauptempfänger der E-Mail?
  • Sollte oder darf die Adresse für alle Empfänger sichtbar mitgesendet werden?

Unterscheiden Sie zwischen Haupt- und Cc-Empfängern

Im An-Feld adressieren Sie alle Hauptempfänger Ihrer Nachricht. Unabhängig von der Reihenfolge signalisieren Sie dadurch, dass direkt sie als wichtigste Empfänger gemeint sind und gegebenenfalls auch Antwort von ihnen erwartet wird.

Empfänger im Cc-Feld hingegen erhalten die Kopie der Nachricht lediglich zur Kenntnisnahme – man spricht auch von einer Höflichkeitskopie. Eine Antwort wird von Cc-Empfängern in der Regel nicht erwartet.

Cc-Empfänger sind stets sichtbare Empfänger

Adressen im An- und Cc-Feld werden allen Adressaten einer Nachricht angezeigt. Nutzen Sie das Cc-Feld daher nur in E-Mail-Verteiler-Gruppen, bei denen sich die einzelnen Gruppenmitglieder bereits kennen.

Werbe-E-Mails, Newsletter und öffentliche Rundschreiben sollten aus datenschutzrechtlichen Gründen nie mithilfe des Cc-Feldes an Kunden oder Geschäftspartner geschickt werden. Nutzen Sie stattdessen die Serienbrief-Funktion Ihres E-Mail-Programms oder das Bcc-Feld.

Tipp

Weitere Tipps und Tricks für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr bietet Ihnen unser „E-Mail-Knigge


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