Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip wird auch als Pareto-Effekt oder 80-20-Regel bezeichnet. Es ist nach dem italienischen Erfinder Vilfredo Pareto benannt. Zu Beginn des 20. Jahrhunderts führte Pareto, der gleichzeitig auch als Ingenieur, Soziologe und Ökonom arbeitete, einige Untersuchungen durch. Diese behandelten die Verteilung des Volksvermögens in Italien. Paretos Forschungen ergaben, dass ein Fünftel, also 20 Prozent der italienischen Staatsbürger über rund 80 Prozent des Staatsvermögens verfügten. Pareto leitete aus dieser Erkenntnis ab, dass sich Banken im Wesentlichen auf die wohlhabenden 20 Prozent der Italiener fokussieren sollten, um effizienter zu sein und mehr Profit zu machen. Umgekehrt würden die Banken dann mit lediglich einem Fünftel ihrer aufgewendeten Zeit 80 Prozent der Bevölkerung betreuen.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass sich mit lediglich 20 Prozent des gesamten Einsatzes bereits 80 Prozent des Ergebnisses erreichen lassen. Für die verbleibenden 20 Prozent des Erfolges benötigt man folglich mit 80 Prozent am meisten Aufwand. Oft wird es daher auch als 80-20-Regel bezeichnet.
Was ist die 80-20-Regel?
Das Pareto-Prinzip stellt die Ungleichverteilung und fehlende Balance zwischen Mitteleinsatz und Ertrag dar. Dies lässt sich auch in anderen Bereichen verdeutlichen:
- Vertrieb: 20 Prozent der Produkte oder Kunden erzielen 80 Prozent des Umsatzes.
- Lagerung: 20 Prozent der Produkte nehmen 80 Prozent des Platzes ein.
- Internet: 80 Prozent des Online-Datenverkehrs finden auf 20 Prozent der Websites statt.
- Straßenverkehr: Auf 20 Prozent der Straßen finden 80 Prozent des Verkehrs statt.
- Telefonate: 80 Prozent der Anrufe werden mit 20 Prozent der eingespeicherten Kontakte geführt.
Das 80-20-Prinzip ist aber vor allem durch seine Anwendung im Rahmen des Zeitmanagements bekannt. Denn mit der richtigen Prioritätensetzung können Sie 80 Prozent der Arbeit bereits mit 20 Prozent der eingesetzten Zeit erledigen.
Zweck und Vorteil der Pareto-Methode
Der Zweck der Pareto-Methode ist es, mit möglichst geringem Aufwand einen großen Erfolg zu erzielen. Denn oft wird viel Zeit in Aufgaben investiert, die eine nur geringe Priorität haben. Mit den richtigen Prioritäten und einem besserem Zeitmanagement können Sie jedoch effizienter und zielgerichteter arbeiten. Insbesondere in Arbeitsbereichen mit strikten Deadlines hilft das Pareto-Prinzip, den Arbeitsaufwand richtig zu fokussieren, um die Aufgaben in der vorgegebenen Zeit zu erledigen. Häufig wird die 80-20-Methode auch gemeinsam mit anderen Zeitmanagement-Methoden, wie beispielsweise dem Eisenhower-Prinzip, angewendet.
Nachteile und Gefahren
Es gibt einige typische Fehler, die im Zusammenhang mit dem Pareto-Prinzip häufig gemacht werden. Beispielsweise wird es oft dahingehend falsch interpretiert, dass man mit 20 Prozent der investierten Zeit bzw. des investierten Aufwands zusätzlich auch die 80 Prozent Ertrag erreichen könne, die man mit seinem üblichen Aufwand erreichen würde. So würde man dann mit 20 Prozent Aufwand 100 Prozent Ertrag erreichen. Das ist jedoch eine Fehlinterpretation, bei der einfach die einzelnen Prozentzahlen zu 100 Prozent zusammengerechnet werden, obwohl sie für unterschiedliche Aspekte stehen. Aufwand und Ertrag sind nicht jedoch dasselbe und dürfen daher nicht einfach zusammengerechnet werden. Um die vollen 100 Prozent Ertrag zu generieren, muss auch der Aufwand 100 Prozent betragen. Oben geschilderte Fehlinterpretation verleitet schnell zu übertrieben optimistischen Annahmen, welche Ziele mit wie viel Aufwand zu erreichen sind.
Aber auch, wenn das Grundprinzip an sich verstanden wurde, kann die Schlussfolgerung, dass 80 Prozent der möglichen Leistung durch 20 Prozent des Aufwands entstehen, dazu verleiten, alle Aufgaben auf lediglich 20 Prozent zu reduzieren. Das ist aber zu kurz gedacht: Schließlich gibt es eine Reihe an Aufgaben, die nicht direkt zum eigentlichen Ziel beitragen, aber dennoch erledigt werden müssen. Dazu gehört beispielsweise das Schreiben und Beantworten von E-Mails. Die E-Mail-Korrespondenz trägt meist nur in geringem Maße zum Unternehmenserfolg bei, doch deswegen überhaupt nicht mehr auf Geschäftsmails zu antworten, hätte schwerwiegende negative Folgen für das Unternehmen (ebenso wie der Verzicht auf die Buchhaltung – auch wenn die Buchhaltung selbst keine Gewinne generiert). Optimieren lassen sich solche zwar durchaus notwendigen, aber unproduktiven Aufgaben dadurch, dass man den für sie aufgebrachten Aufwand möglichst gering hält.
Außerdem können sich durch das Pareto-Prinzip gewisse Nachlässigkeiten einschleichen, da man einem Großteil der Aufgaben nur geringe Wichtigkeit zumisst: Doch nur, wer sich gewissenhaft, konzentriert und strukturiert seinen Aufgaben widmet, der kann mit 20 Prozent der Arbeit auch 80 Prozent der Ergebnisse erzielen.
Bedeutung und Nutzen des Pareto-Prinzips
Die 80-20-Regel ist vielseitig anwendbar: Sie lässt sich im Privatleben, in der Studienzeit sowie im Beruf für ein besseres Zeitmanagement nutzen. Indem man sich bewusst macht, welche Arbeitsleistung für den Großteil des Ertrages sorgt, kann man einzelne Arbeiten besser priorisieren. So hilft das Pareto-Prinzip zu entscheiden, welche Arbeiten als erstes abgeschlossen werden müssen.
In welchen Bereichen wird das Pareto-Prinzip angewendet?
Das Pareto-Prinzip kann theoretisch in allen Bereichen des Lebens Anwendung finden: in der schulischen und akademischen Ausbildung ebenso wie im privaten Alltag. Am häufigsten wird die 80-20-Methode aber mit dem Berufsleben in Verbindung gebracht: Dort fallen in der Regel auch die meisten Aufgaben an, für die es meistens eine bindende Deadline gibt. Aber auch im Privatleben stehen täglich Aufgaben an, die innerhalb kürzester Zeit möglichst effizient erledigt werden müssen.
Pareto-Prinzip: Beispiel für die Alltagsanwendung
Wenn die Familie oder Freunde sich für einen spontanen Besuch ankündigen, bleibt mitunter wenig Zeit, überall in der Wohnung für Ordnung zu sorgen. Werden im Normalfall drei Stunden benötigt, um alle Aufgaben im Haushalt zu erledigen, bleiben bei erst spät angekündigtem Besuch mitunter nur anderthalb Stunden Zeit. Aus diesem Grund sollte man sich unter Berücksichtigung des Pareto-Prinzips erstmal den Aufgaben widmen, die sich am stärksten auf das Wohlbefinden der Gäste auswirken. Dazu zählt beispielsweise, herumliegende Gegenstände und Kleidungsstücke wegzuräumen, das schmutzige Geschirr in die Spülmaschine zu verstauen und die Tische zu wischen. Da Wohn-, Gäste- und Badezimmer häufiger von den Gästen aufgesucht werden dürften als die Kellerräume, sollte man sich vor allem auf erstgenannte konzentrieren. Das Aufräumen dieser Räume trägt praktisch zu den genannten 80 Prozent des Erfolges bei, während das eigene Schlafzimmer und die Kellerräume nur einen geringen Einfluss auf die Stimmung der Gäste haben.
80-20-Prinzip und die Yerkes-Dodson-Kurve
Ähnlich wie das Pareto-Prinzip beschäftigt sich auch die Yerkes-Dodson-Kurve mit dem Zusammenhang von Einsatz und Produktivität. Benannt wurde diese Kurve nach den Psychologen Robert Yerkes und John Dodson. Ihre Forschungen ergaben, dass sich die Produktivität mit wachsendem Einsatz verbessert. Allerdings nur bis zum Leistungsoptimum: Dabei handelt es sich um den Punkt, an dem eine Steigerung der Leistung eine Senkung der Produktivität nach sich zieht. Diesen Punkt bezeichnet man auch als Yerkes-Dodson-Scheitelpunkt.
Die Yerkes-Dodson-Kurve entspricht daher in etwa einem umgekehrten U. Investiert man nämlich nach Erreichen des Leistungsoptimums weiterhin dauerhaft Zeit und Aufwand, fällt die Produktivität ab: Der höhere Druck und der daraus resultierende Stress rufen dann ein Leistungsleck hervor, das zu schlechteren Ergebnissen führt. Ähnlich wie das 80-20-Prinzip besagt die Yerkes-Dodson-Kurve also, das nur ein gewisser Prozentsatz des Aufwands zum Großteil der Produktivität beiträgt. Der darüber hinausgehende Prozentsatz hat hingegen einen geringeren Anteil an der Produktivität.
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