Egal, wie hilfsbereit Sie sind, es wird immer Situationen in Ihrem Berufsleben geben, in denen Sie nicht helfen können, so gerne Sie auch wollen. Unpopuläre Entscheidungen zu kommunizieren, ist eine Herausforderung, die jeder gern aufschiebt. Doch versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers: Selbst, wenn die Hoffnungen enttäuscht werden, ist das besser, als überhaupt keine Antwort zu erhalten. Versuchen Sie in diesem Fall so transparent wie möglich zu kommunizieren und möglichst alternative Lösungsansätze vorzuschlagen.
„Liebe/r XYZ,
zunächst möchte ich um Entschuldigung für die späte Rückmeldung bitten. Wir haben mit großem Interesse gelesen, dass Sie im Rahmen Ihrer Masterarbeit mit uns zusammenarbeiten möchten. Die Fragestellung klingt sehr interessant und Ihre bisherigen akademischen Leistungen sprechen dafür, dass Sie gut zu unserem Unternehmen passen.
Leider begleitet die Abteilung, die für Sie infrage kommt, bereits zwei Studenten bei Ihren Abschlussarbeiten und hat deshalb nicht genügend freie Kapazitäten, um Sie angemessen bei Ihrer Arbeit zu unterstützen. Falls Sie bereit sind, die Fragestellung etwas abzuändern und den Fokus eher auf soziale als auf wirtschaftliche Aspekte zu legen, könnten wir Sie allerdings in Abteilung XYZ unterbringen.
Lassen Sie mich wissen, ob Sie Interesse daran haben.
Freundliche Grüße“