Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch: Muster & Formulierungen

Im deutschsprachigen Raum noch eher unbekannt, ist das Dankschreiben für ein Vorstellungsgespräch in England und den USA sehr beliebt. Freundlich bedankt man sich nach einem Job-Interview nochmals schriftlich bei seinem Gesprächspartner und verstärkt auf diese Weise den guten Eindruck, den man hoffentlich hinterlassen hat. Wie hat so ein Dankschreiben auszusehen?

Es ist niemals verkehrt, durch Freundlichkeit und Höflichkeit aufzufallen – nicht im Alltag und schon gar nicht im Bewerbungsverfahren. Eine kurze und nette Nachricht, mit der man sich für das Job-Interview bedankt, bringt Ihnen gleich drei Vorteile:

• Sie hinterlassen einen positiven Eindruck: Mit der Nachricht senden Sie nachträglich positive Signale und erreichen, dass die entsprechenden Entscheider Sie wohlwollend bewerten.
• Sie bringen sich in Erinnerung: Bei der Masse an Bewerbungen verlieren auch erfahrene Personaler mal den Überblick. Mit einer freundlichen Nachricht nach dem Gespräch stechen Sie aus der Menge heraus.
• Sie bestärken Ihr Interesse: Eine zusätzliche, unaufgeforderte Nachricht beweist Ihr Engagement für die Anstellung. Beziehen Sie sich zudem auf konkrete Gesprächsinhalte, beweisen Sie Aufmerksamkeit.

Da ein solches Dankschreiben im deutschsprachigen Raum eher unüblich ist, hat man durch den Versand einen Wettbewerbsvorteil: Im Gegensatz zu anderen Bewerbern nutzt man ein zusätzliches Mittel, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen – wenn man es denn richtig macht.

Beim Dankesschreiben spielt der richtige Zeitpunkt eine große Rolle. Weder zu früh, noch zu spät sollte die Nachricht bei den Entscheidungsträgern eintreffen, sonst verliert die E-Mail ihre Wirkung:

• Zu früh: Meldet man sich noch am gleichen Tag, wirkt man zum einen übereifrig und vertut zum anderen die Chance, sich ins Gedächtnis zurück zu bringen. Innerhalb weniger Stunden hat man Sie noch nicht wieder vergessen.
• Zu spät: Kommt Ihr Dankschreiben erst an, wenn man die Entscheidung schon fast getroffen hat, spielt die Freundlichkeit keine Rolle mehr. Eventuell sind Sie sogar schon gar nicht mehr im Rennen. Außerdem wirkt der verspätete Dank nicht mehr authentisch.

Als gutes Maß haben sich ein bis zwei Tage bewährt. Erreicht die Nachricht Ihre Ansprechpartner in diesem Zeitrahmen, machen Sie einen guten Eindruck. Es zeigt, dass Sie weiterhin über das Gespräch nachdenken, und wirkt somit ehrlich.

Ihr Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch sollte auf jeden Fall ehrlich und sympathisch ankommen. Besonders Aufdringlichkeit kann einen guten Eindruck, den man eigentlich mit dem Schreiben unterstreichen möchte, nachhaltig beschädigen. Verzichten Sie daher bei der Nachricht auf jegliche Forderungen. Sagen Sie ihrem Ansprechpartner weder, dass er sich unbedingt für Sie entscheiden muss, noch, dass er sich bei der Entscheidung beeilen sollte.

Sie sollten aber auch nicht anbiedernd klingen. Ein freundlicher Dank reicht vollkommen aus. Wenn Sie Ihrem Ansprechpartner unnötig Honig um den Mund schmieren, fühlt sich dieser womöglich veralbert. Eine ablehnende Haltung – nicht nur gegen Ihre Nachricht, sondern gegen die komplette Bewerbung – wäre das Resultat.

Ohnehin gilt es, sich kurz zu fassen. Keinesfalls sollten Sie mit einem übertrieben langen Dankschreiben für zusätzliche Arbeit sorgen. Sie können davon ausgehen, dass die Personaler während der Bewerbungsphase ohnehin viel zu tun haben. Müssen sie sich dann noch durch eine ausufernde E-Mail arbeiten, sorgt das ganz sicher nicht für gute Stimmung. Mit wenigen, freundlichen Sätzen hingegen verbessern Sie die Laune und sammeln Pluspunkte.

Damit Sie sich auch an der richtigen Stelle bedanken können, sollten Sie schon zuvor die richtigen Kontaktdaten Ihres Ansprechpartners in Erfahrung bringen. Gerade beim E-Mail-Verkehr läuft die Kommunikation meist über eine allgemeine Adresse der Personalabteilung. Nutzen Sie daher das Gespräch vor Ort und fragen Sie zum Abschluss nach einer Visitenkarte. Auf diese Weise erreichen Sie direkt die richtige Person.

Vergessen Sie außerdem nicht, dass auch dieses Schreiben Teil Ihrer Bewerbung ist. Deshalb muss die Nachricht absolut fehlerfrei sein. Gerade weil sich das Dankschreiben nur über wenige Sätze erstreckt, wiegt jeder Rechtschreib-, Grammatik- oder Formulierungsfehler extra schwer.

Es kann schwerfallen, den richtigen Ton zu treffen. Deshalb haben wir Ihnen verschiedene Beispiele zusammengestellt. Sie können für Ihre E-Mail nach dem Vorstellungsgespräch diese Muster als Ausgangspunkt nehmen. Individualisieren Sie Ihre Nachricht auf jeden Fall!

Im Betreff machen Sie direkt Inhalt und Kontext Ihrer E-Mail klar und kommen im ersten Satz schon auf den Anlass zu sprechen. Im Anschluss bekräftigen Sie Ihr Interesse an der Anstellung und greifen einen konkreten Punkt aus dem Gespräch auf. Das zeigt Ihrem Ansprechpartner, dass Sie sich gedanklich mit der Unterhaltung auseinandergesetzt haben. Schließlich verweisen Sie auf Ihre Telefonnummer und signalisieren Kommunikationsbereitschaft.

Bei diesem Muster gehen wir davon aus, dass Sie auf eine E-Mail antworten. Dadurch befindet sich die vorherige Konversation noch unter der neuen Nachricht und hilft den Empfängern bei der Einordnung. Dieses Beispiel ist sehr viel informeller. Die Art der Ansprache entnehmen Sie dem Vorstellungsgespräch. Wurde dort beispielsweise geduzt, sollten Sie das auch in der weiteren Kommunikation beibehalten. Wenn Sie das Gespräch mit mehreren Personen geführt haben, sprechen Sie auch jeden einzeln (hierarchisch sortiert) am Anfang des Dankschreibens an.

Wurde im Vorstellungsgespräch ein bestimmtes Thema ausführlicher angesprochen, können Sie gern in der Dankesmail erneut darauf zurückkommen. Beispielsweise können Sie auf einen Fachartikel verweisen und damit zum einen Ihre Kenntnis beweisen und zum anderen Ihre Motivation zum Ausdruck bringen. Das sollten Sie aber nur dann tun, wenn Sie auch wirklich einen Beitrag zu leisten haben. Der Empfänger kann dann immer noch entscheiden, ob er dem Link folgen möchte.

Kurz, freundlich und mit allen Infos: In diesem Muster kommen Sie schnell zum Punkt und gehen darauf ein, was Ihnen gut gefallen hat. Dabei loben Sie Ihren Gesprächspartner nur indirekt und werden somit nicht unangenehm. Auch hier bieten Sie sich für weitere Gespräche an. Die Telefonnummer hat Ihr Ansprechpartner auch in Ihren Bewerbungsunterlagen. Schreiben Sie diese aber noch in die E-Mail, braucht er nicht lang danach suchen.

Das Risiko, mit einer unbedachten Nachricht die komplette Bewerbung zu diskreditieren, ist nicht unrealistisch – keine Frage. Wer aber gekonnt gefährliche Fallstricke umgeht, bringt sich und seine Bewerbung mit einem freundlichen Dank nach vorn.