Protokollarten – Welche wird wann verwendet?

Protokolle sind für denjenigen, der sie anfertigt, oft ein Übel – für viele Unternehmen aber ein notwendiges. Schließlich können gut formulierte Niederschriften zu Sitzungen und Konferenzen dabei helfen, Kommunikationsprozesse und den Informationsfluss im Betrieb nachhaltig zu verbessern. Doch nicht jedes kleine Meeting verlangt nach einer Wort-für-Wort-Dokumentation. Erfahren Sie im Folgenden, welche Protokollarten es gibt und wann Sie zum Einsatz kommen.

Ein Protokoll wird auch „Niederschrift“ genannt, da man darin den Verlauf eines Gesprächs oder eines Meetings niederschreibt und auf diese Weise dokumentiert.

Es kann die unterschiedlichsten Zwecke erfüllen: zum Beispiel dem Chef die Entscheidungsfindung, erleichtern, einen verbindlichen Nachweis für getroffene Beschlüsse bilden, den Gesprächsteilnehmern als Erinnerungshilfe dienen oder Dritten, die nicht bei einer Sitzung anwesend waren, eine übersichtliche Zusammenfassung aller besprochenen Inhalte bieten. Das Protokoll ist somit ein nützliches Werkzeug für die Organisation und Kommunikation im Betrieb und erleichtert zugleich die Steuerung von Prozessen und Projekten – was erklärt, warum die Protokollierung in vielen Unternehmen längst zum Arbeitsalltag gehört.

Jeder Art von Protokoll ist dabei gemein, dass es zeitnah zum protokollierten Ereignis verfasst wird, idealerweise noch während eine Besprechung oder Tagung im vollen Gange ist (also in Echtzeit). Bei der Schilderung sämtlicher Gesprächsinhalte und Ereignisse ist Objektivität stets das höchste Gebot. Als Zeitform wird üblicherweise das Präsens verwendet.

Im Gegensatz dazu wird der sogenannte Bericht immer erst im Nachhinein geschrieben und im Präteritum formuliert – in ihm darf man auch subjektive Eindrücke miteinbringen. Das sogenannte Gedächtnisprotokoll, das in einigen Bereichen eher einem Bericht ähnelt, kann bei einer sehr strengen Auslegung daher nicht zu den Protokollarten gezählt werden. Ähnliches gilt für das sogenannte A-priori-Protokoll, das zur Planung zukünftiger Projekte und Konzepte dient.

Die verschiedenen Protokollarten unterscheidet man vorrangig nach ihrem Inhalt, aber einige Protokollformen werden auch anhand des Entstehungszeitpunkts oder der Art der Aufzeichnung klassifiziert:

Die Kategorisierung von Protokollarten nach Inhalt berücksichtigt vor allem, nach welchem Prinzip die Niederschrift geordnet ist (chronologisch, thematisch etc.) und wie Gesprächsinhalte wiedergegeben werden (wortwörtlich, inhaltlich zusammengefasst):

Beim besonders ausführlichen Wortprotokoll geht es darum, alles Gesagte der unterschiedlichen Redner wortgetreu sowie alle anderen Ereignisse in einer Sitzung (zum Beispiel Zwischenrufe oder Wortmeldungen) chronologisch zu dokumentieren. Man bezeichnet es daher auch oft als Vollprotokoll. Aufgrund des erheblichen Aufwands bei der Erstellung kommt diese Protokollart in der Regel nur noch dann zum Einsatz, wenn der Inhalt eines Gesprächs eine juristische oder politische Relevanz hat und deswegen detailgetreu festgehalten werden soll. Ihr üblicher Einsatzbereich ist somit vor allem die Politik: beispielsweise bei Podiumsdiskussionen oder Parteisitzungen, deren Abstimmungen und Beschlüsse heutzutage oft von Computerstenografen protokolliert werden. In Unternehmen wird die wörtliche Niederschrift wegen des damit verbundenen Aufwandes hingegen nur noch selten erstellt. Allenfalls bei wichtigen Generalversammlungen und Beiratssitzungen ist sie üblich.

Das Gesprächsprotokoll (auch: Verhandlungs- oder Verlaufsprotokoll) bildet das Mittelmaß, was Textmenge und Detailgrad anbelangt. Hauptversammlungen und Konferenzen werden in Protokollen dieser Art knapp und sachlich zusammengefasst. Dabei wird aber nicht der genaue Wortlaut der Gespräche festgehalten. Stattdessen konzentriert sich das Gedächtnisprotokoll auf die wesentlichsten Schritte im Entscheidungsfindungsprozess, inklusive aller relevanten Argumente und Meinungen sowie die Ergebnisse einer Sitzung. Diese werden in chronologischer Reihenfolge sowie inhaltlich korrekt widergegeben, um den roten Faden der Verhandlungen zu verdeutlichen.

Zuletzt gibt es da noch das Beschluss- bzw. Ergebnisprotokoll, die kürzeste unter den Protokollarten (daher auch Kurzprotokoll genannt). Diese Protokollform beschränkt sich lediglich auf die Ergebnisse, die in einem Meeting erzielt wurden. Da diese in der Regel kurz und präzise und ohne Nennung von Namen aufgezeichnet werden, gilt das Ergebnisprotokoll als die zeit- und kostengünstigste Form der Niederschrift.

Protokolle auch nach dem Zeitpunkt ihrer Niederlegung unterscheiden. Gemäß dieser Kategorisierung sind die wesentlichen Arten:

• Das A-priori- oder auch Voraus-Protokoll, das angelegt wird, um den Ablauf eines zukünftigen Projektes auszugestalten
• Das Jetzt-Protokoll, das zum Zeitpunkt der Sitzung, also in Echtzeit, formuliert wird;

Das A-posteriori- bzw. Gedächtnisprotokoll, das nachträglich aus dem Gedächtnis verfasst und somit faktisch eher einem Bericht ähnelt.

Und schließlich kann man die verschiedenen Protokollarten auch nach der Art ihrer Niederlegung kategorisieren.

Dazu zählen einerseits die manuellen Protokollierungsformen:

• In herkömmlicher Langschrift
• In stenografischer Kurzschrift

Andererseits können sich Protokollanten verschiedener technischer Hilfsmittel bedienen, um ihre Arbeit zu erleichtern. Dazu gehören:

• Die Aufnahme auf einem Tonträger
• Videoaufzeichnungen
• (Log-)Dateien
• Automatische Aufzeichnungstechnologien

Ob und in welcher Art Sie ein Protokoll anfertigen sollten, hängt von der jeweiligen Gesprächssituation und von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Als Protokollant sollten Sie deshalb im Vorfeld einer Sitzung immer abklären, welchem Zweck Ihre Niederschrift dient, was der konkrete Anlass des Treffens ist und wer die Teilnehmer sind. Mitunter kann es auch sinnvoll sein, auf eine Mischform aus mehreren Protokollarten zurückzugreifen. Doch wenn Sie sich mit den gängigen Formen der Niederschrift auskennen, sind Sie garantiert für jedes Meeting gut vorbereitet.